Οι διοικητικοί βοηθοί - ή οι βοηθοί, όπως αποκαλούνται επίσης - παρέχουν την γραφειοκρατική και υλικοτεχνική υποστήριξη που χρειάζεται ένα γραφείο για να λειτουργήσει. Οι βασικές ευθύνες εξαρτώνται από την περιγραφή της θέσης εργασίας, αλλά σε γενικές γραμμές, οι εργοδότες προτιμούν υποψήφιους υπολογιστές με ανώτερες δεξιότητες επικοινωνίας, έντονη οργανωτική νοημοσύνη και προηγμένες δυνατότητες πολλαπλών εντολών. Οι διαχειριστές δεν είναι πάντοτε διαθέσιμοι για την επίβλεψη κάθε τμήματος ενός έργου, επομένως είναι επίσης σημαντική η ικανότητα εργασίας ανεξάρτητα.
$config[code] not foundΒασικές απαιτήσεις
Οι αρχικές απαιτήσεις εξαρτώνται από την εργασία. Οι θέσεις εισόδου είναι συνήθως ανοιχτές Απόφοιτοι Λυκείου με βασικές γραφείο, υπολογιστή και αγγλική γραμματική δεξιότητες. Οι τάξεις σε αυτά τα μαθήματα είναι διαθέσιμα σε τοπικά κοινοτικά κολέγια και σε τεχνικές σχολές. Αυτά τα ιδρύματα προσελκύουν επίσης ιατρικούς και νομικούς γραμματείς που ζητούν να μάθουν τη συγκεκριμένη βιομηχανία, φράση, σημειώνει το Γραφείο Στατιστικής Εργασίας. Πολλές εταιρείες προσωρινής τοποθέτησης προσφέρουν παρόμοια κατάρτιση. Ωστόσο, οι εργοδότες προτιμούν γενικά ένα πτυχίο για θέσεις εκτελεστικών γραμματειακών καθηκόντων.
Συντονισμός και προγραμματισμός
Από την απάντηση των τηλεφώνων στην ενημέρωση των ημερολογίων των εκδηλώσεων, οι διοικητικοί βοηθοί εμπλέκονται στενά σε κάθε σημαντική οργανωτική δραστηριότητα ενός γραφείου. Η δρομολόγηση εισερχόμενης αλληλογραφίας και φαξ στο κατάλληλο άτομο είναι μέρος της εργασίας, όπως και οι συναντήσεις κρατήσεων και οι συναντήσεις προσωπικού. Βοηθοί σε μεγαλύτερους οργανισμούς όπως κολέγια ή δημόσιες υπηρεσίες συχνά λειτουργούν ως σύνδεσμοι μεταξύ των προϊσταμένων τους και των διαφόρων τμημάτων των οργανισμών.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΑλληλογραφία και Επικοινωνίες
Η επεξεργασία και η σύνταξη σημειωμάτων, εκθέσεων και άλλων εγγράφων γραφείου είναι ένα άλλο βασικό καθήκον που οι διευθυντές αναθέτουν σε διοικητικούς βοηθούς. Οι θέσεις εργασίας υψηλότερου επιπέδου έχουν πιο σύνθετες ευθύνες. Για παράδειγμα, οι βοηθοί εκτελεστικών στελεχών μπορούν να διεξάγει έρευνα και να προετοιμάζει παρουσιάσεις και υπολογιστικά φύλλακαι οι βοηθοί του σχολικού τμήματος αναμένεται να συνθέσουν, να επεξεργαστούν και να παραγάγουν υλικό για δημοσιεύσεις σε τμήματα, τμήματα και σχολεία - καθώς και δελτία, κώδικες, ενημερωτικά δελτία και προγράμματα επιδόσεων.
Πελατειακές σχέσεις
Διακριτικότητα και καλή κρίση είναι ουσιαστικές ιδιότητες για διοικητικούς βοηθούς, οι οποίοι υπηρετούν ως δημόσιο πρόσωπο του εργοδότη τους. Αυτός ο ρόλος συχνά περιλαμβάνει την απάντηση σε ερωτήσεις και την παροχή βοήθειας σε δυσαρεστημένους πελάτες. Για παράδειγμα, ένας βοηθός στο γραφείο της εταιρείας διαχείρισης ακινήτων αναμένεται να καταγράψει τις λεπτομέρειες της καταγγελίας ενός ενοικιαστή και να βοηθήσει να επιλύσει το θέμα του. Οι βοηθοί χρειάζονται ανώτερες δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων και επίλυσης συγκρούσεων για να αντιμετωπίσουν τέτοιες καταστάσεις.
Διαχείριση αρχείων και διαχείριση δεδομένων
Ένας διοικητικός βοηθός διατηρεί τη θεσμική μνήμη ενός οργανισμού μέσω των δεξιοτήτων διαχείρισης αρχείων και διαχείρισης της βάσης δεδομένων του. Σε μια σχολική συνοικία, για παράδειγμα, ένας βοηθός μπορεί να συντονίζει και να διατηρεί αρχεία και ευρετήρια. Αντίθετα, η ένωση ιδιοκτητών σπιτιού μπορεί να περιμένει από τους βοηθούς να οργανώνουν και να διαχειρίζονται γενική αλληλογραφία, τιμολόγια, κλειδιά, μικρές εισπράξεις και παραγγελίες εργασίας - καθώς και εσωτερικά έγγραφα του οργανισμού. Σε μεγαλύτερους οργανισμούς, οι βοηθοί μπορούν να διαχειρίζονται αποθήκες ή εταιρικές βιβλιοθήκες.
