Πείτε μας εάν αυτό ακούγεται οικείο. Χρειάζεστε όλους να παρακολουθήσετε μια μεγάλη συνάντηση ή να πάρετε μια τηλεδιάσκεψη, πράγμα που σημαίνει ότι όλοι θα μείνουν μακριά από τα γραφεία τους για λίγες ώρες. Η συνάντηση είναι σημαντική, αλλά και το έργο που θα διακόψει η συνάντηση.
Υπάρχουν τρόποι που μπορείτε να αντιμετωπίσετε και τις δύο ανάγκες στην εργασία. Ακολουθούν οι συμβουλές για το πώς μπορείτε να οργανώσετε συναντήσεις διατηρώντας παράλληλα την παραγωγή στην πορεία σας, βελτιώνοντας την αποδοτικότητα, την αυτοματοποίηση και τη χρήση της τεχνολογίας.
$config[code] not foundΑποδοτικότητα
- Ελέγξτε τις εσωτερικές σας διαδικασίες. Μπορεί να έχετε μερικές εργασίες που είναι μέρος της καθημερινής σας ρουτίνας που μπορείτε να κάνετε χωρίς. Αφού ξέρετε τι είναι, μπορείτε να διαχωρίσετε σημαντικά καθήκοντα από αυτά που δεν είναι πλέον απαραίτητα.
- Αντιπρόσωπος. Να είστε βέβαιος να επικοινωνήσετε με την ομάδα σας για το τι μπορούν να κάνουν για να βοηθήσουν στην απλοποίηση των έργων. Γνωρίστε τι μπορείτε να κάνετε μόνοι σας και τι θα απαιτήσει ενισχύσεις.
- Κάνω διαλλείματα. Αυτό μπορεί να ακούγεται αντιφατικό, αλλά μερικές φορές πρέπει να σταματήσετε να εργάζεστε για να συνεχίσετε να εργάζεστε. Όπως λέει ο Forbes: "Όταν καθιζάνει, το λιπίδιο λιποπρωτεϊνικών ενζύμων (LPL), υπεύθυνο για τη διάσπαση του λίπους στην κυκλοφορία του αίματος και τη μετατροπή του σε ενέργεια, πέφτει σημαντικά, προκαλώντας την δημιουργία λιποκυττάρων. Με λίγα λόγια, η έλλειψη κίνησης ισοδυναμεί με μείωση της ενέργειας. "
- Σχεδιάστε την ημέρα σας γύρω από το γεύμα. Πολλοί από εμάς είναι πιο έντονα το πρωί, γι 'αυτό χρησιμοποιήστε το χρόνο για εργασία που απαιτεί βαθιά ανάλυση και σκέψη. Γράψτε αναφορές και αριθμούς κρίσης μόλις καθίσετε. Μετά το μεσημεριανό γεύμα, όταν έχετε ανεφοδιασμό, επικεντρωθείτε σε πράγματα που απαιτούν να αλληλεπιδράσετε και να μοιράζεστε ιδέες, όπως συναντήσεις και τηλεδιασκέψεις.
- Κάνε μία λίστα. Τοποθετήστε όλα όσα πρέπει να κάνετε κατά σειρά προτεραιότητας και τον χρόνο που θα χρειαστεί. Καθώς ελέγχετε κάθε εργασία, μπορείτε να ανακαλύψετε ποιες ώρες της ημέρας είναι οι πιο παραγωγικές.
Αυτοματοποίηση
- Αυτοματοποιήστε τις εργασίες κοινωνικών μέσων. Το Hootsuite είναι ίσως το πιο γνωστό, αλλά υπάρχουν και πολλές άλλες εφαρμογές και εργαλεία κοινωνικών μέσων. Για παράδειγμα, το Buffer σας επιτρέπει να προγραμματίσετε τις αναρτήσεις σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο μοτίβο. Έτσι, εάν ήθελες να πούμε, μετά τις καθημερινές τις 10 το πρωί, το Buffer μπορεί να σας βοηθήσει να το κάνετε αυτό. Μια άλλη πλατφόρμα, το Dlvr.it, σας επιτρέπει να συγχρονίζετε τον ιστότοπό σας με το Facebook, το Twitter και το LinkedIn.
- Δημιουργία προτύπων για έγγραφα που χρησιμοποιούνται συνήθως. Ας πούμε ότι στέλνετε τον ίδιο τύπο τιμολογίου ή επιστολής κάθε εβδομάδα. Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο δημιουργώντας ένα πρότυπο για αυτό, και στη συνέχεια απλά πρέπει να συμπληρώσετε τα κατάλληλα ονόματα, ημερομηνίες και αριθμούς.
- Χρησιμοποιήστε τα ηλεκτρονικά ημερολόγια στο Cloud και μοιραστείτε τα. Η συνεδρίαση σε συναντήσεις μπορεί να πάρει χρόνο, αλλά μπορεί να προγραμματίσει συναντήσεις. Αφήνοντας τους συναδέλφους σας και τους πελάτες σας να μάθουν τι θα κάνετε και πότε θα το κάνετε, μπορείτε να αποθηκεύσετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κλήσεις.
- Αυτοματοποιήστε την παρακολούθηση πελατών και παρόμοιες εργασίες. Αφού εξετάσετε τις εσωτερικές διαδικασίες, μπορεί να διαπιστώσετε ότι υπάρχουν αρκετοί χρόνοι που χάνουν χρόνο επανάληψης που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε σε 30 λεπτά ή λιγότερο.
- Δημιουργήστε απαντήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "σε κονσέρβες" για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν την ίδια ώρα απόκρισης και πάλι. Με αυτόν τον τρόπο δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε το ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που απαντάτε. Ή καλύτερα ακόμα, εάν σας ζητηθεί η ίδια ερώτηση ξανά και ξανά, δημιουργήστε μια σελίδα ή ένα έγγραφο με τις Συχνές Ερωτήσεις και δημοσιεύστε την online ή την παρέχετε στους συναδέλφους σας, ώστε οι απαντήσεις να είναι διαθέσιμες και οι απαιτήσεις επικοινωνίας μειώνονται.
Τεχνολογία
- Τοποθετήστε λίστες ελέγχου στο Cloud ώστε να μπορείτε να τις πάρετε μαζί σας και να τις μοιραστείτε. Το Forgett σάς επιτρέπει να τα μοιράζεστε ή να τα διατηρείτε ιδιωτικά, και ακόμη και σας επιτρέπει να προσθέσετε κινούμενα gifs. Και το Checkli έχει πολλά από τα ίδια χαρακτηριστικά και σας επιτρέπει να δημιουργήσετε εκδόσεις PDF των λιστών σας.
- Γνωρίστε τις μακροεντολές (γνωστές και ως συντομεύσεις). Προγράμματα όπως το Microsoft Word έχουν μακροεντολές ως ενσωματωμένη δυνατότητα που επιτρέπει στους χρήστες να εκτελούν αυτόματα εργασίες ρουτίνας. Είναι εύκολο να τα δημιουργήσετε και να τα προσαρμόσετε. Ορισμένα είναι αρκετά εύκολα (έλεγχος i για πλάγια γραφή). Μόλις έχετε μια λαβή σε αυτά, θα εξοικονομήσετε χρόνο καθώς γράφετε. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη δημιουργία μακροεντολών για το Microsoft Word, επισκεφθείτε τη σελίδα υποστήριξης του Microsoft Office. Και στο πνεύμα αυτού του κομμάτι, αποθηκεύστε αυτές τις πληροφορίες ως έγγραφο και μοιραστείτε το με τους συναδέλφους και το προσωπικό σας για να τους βοηθήσετε να εξορθολογίσουν τις ανάγκες τους.
- Εάν θέλετε να μάθετε πώς να δημιουργείτε πρότυπα σε Word, Excel ή Powerpoint, το καλύτερο στοίχημά σας είναι να δείτε τι έχει να πει η Office. Επίσης, αυτό το άρθρο είναι χρήσιμο επειδή εστιάζει στην ομαδική συνεργασία.
- Χρησιμοποιήστε λογισμικό λογιστικής για να εξορθολογιστείτε τις εργασίες τιμολόγησης και χρέωσης. Δεν είναι απαραίτητο να δημιουργείτε χειροκίνητα τιμολόγια για πελάτες που χρεώνονται το ίδιο ποσό κάθε μήνα για την ίδια υπηρεσία.
- Χρησιμοποιήστε ετικέτες, φακέλους και ετικέτες στα εισερχόμενά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό βοηθά στην ταξινόμηση και οργάνωση των αντικειμένων και, το σημαντικότερο, βοηθά στην ταχεία ανάκτηση των μηνυμάτων.
Σημαντικά πράγματα συμβαίνουν στις συναντήσεις σας, και δεν είναι καλή ιδέα να μπει σε αυτούς ανησυχούν για το τι θα λείψετε. Ακολουθώντας μερικές από αυτές τις συμβουλές για το πώς μπορείτε να πραγματοποιήσετε συναντήσεις, θα είστε σε θέση να περιορίσετε κάποια μικρότερα καθήκοντα γύρω από το γραφείο, προκειμένου να εστιάσετε σε μεγαλύτερες στο χώρο του συμβουλίου.
Συνάντηση εικόνας μέσω Shutterstock
Περισσότερα στο: Sponsored 2 Σχόλια ▼
