Η διατήρηση της οργάνωσης είναι θεμελιώδους σημασίας για τη διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας του γραφείου. Ως εκτελεστικός βοηθός, συχνά προσπαθείτε να διατηρήσετε το γραφείο αποτελεσματικό και αν δεν είστε έτοιμοι, τα πράγματα μπορούν να γίνουν ταραχώδη. Σας ζητείται να εκτελείτε καθήκοντα σε καθημερινή, εβδομαδιαία και μηνιαία βάση. Χωρίς οργάνωση, είναι εύκολο να μπερδευτείτε και να ξεχνάτε σημαντικές προθεσμίες.
Για να κάνετε περιοχή
Καθορίστε ένα μέρος του γραφείου σας ως περιοχή "to-do" αντί να έχετε κολλώδεις σημειώσεις και χαρτί παντού. Τοποθετήστε αντικείμενα σε ένα κουτί ή φάκελο στο γραφείο σας και ελέγξτε τα περιοδικά καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Καθώς ολοκληρώνονται οι εργασίες, αφαιρέστε τα στοιχεία από το γραφείο σε ένα "ολοκληρωμένο φάκελο" ή σε ένα πλαίσιο για την κατάθεση. Στην αρχή κάθε ημέρας, κάντε έναν πλήρη κατάλογο καθηκόντων για την ημέρα και τοποθετήστε το στο φάκελο "to-do". Καταργήστε τις εργασίες κατά την ολοκλήρωση. Προσθέστε εργασίες όπως έρχονται σε σας και στο τέλος της ημέρας σιγουρευτείτε ότι όλα ολοκληρώνονται.
$config[code] not foundΟρίστε ημέρες
Ορίστε ημέρες για εβδομαδιαίες εργασίες. "Μπορείτε να κανονίσετε την εβδομάδα σας, ώστε να γνωρίζετε, σε κάποιο βαθμό, τι θα κάνετε", λέει η Victoria Moran του περιοδικού OfficePRO. Για παράδειγμα, επιλέξτε Τετάρτη ως ημέρα τεμαχισμού και φυλάξτε χαρτιά που χρειάζονται τεμαχισμό σε ένα κουτί μέχρι να έρθει η ώρα. Ή, συμφωνούν μικρά μετρητά την Παρασκευή. Αυτό μπορεί επίσης να λειτουργήσει με καθημερινές δραστηριότητες. Ο Moran προτείνει την επιστροφή φωνής και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συγκεκριμένες ώρες την ημέρα. (REF1) Με αυτόν τον τρόπο δεν θα χρειαστεί να σταματήσετε αυτό που κάνετε συχνά κατά τη διάρκεια της ημέρας.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΧρωματική κωδικοποίηση
Η χρήση της έγχρωμης κωδικοποίησης μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τι πρέπει να γίνει και πότε. «Πάντα σκεφτείτε ποια καθήκοντα εκτελείτε και πόσο συχνά τα εκτελείτε», λέει η Judith Allen του Admin Secrets. (REF2) Κωδικός εβδομαδιαία tasking ένα χρώμα όπως το κόκκινο? δώστε καθημερινές εργασίες μπλε, μηνιαία καθήκοντα κίτρινο και ούτω καθεξής. Τοποθετήστε τις εργασίες σε φακέλους κώδικα και στη συνέχεια πάρτε το ημερολόγιό σας και σημειώστε τι πρέπει να γίνει με ένα έγχρωμο τετράγωνο πίσω από αυτό. Σε ηλεκτρονικά ημερολόγια, πληκτρολογήστε τις λέξεις στα χρώματα εργασίας, αν δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κουτί.
Αναγνώριση ευθύνης
Η κατανομή των ευθυνών αποτελεί ουσιαστικό μέρος της διατήρησης της οργάνωσης. Μπορεί να φανεί δύσκολο, δεδομένου ότι είστε το πρόσωπο στο οποίο μεταβιβάζονται τα περισσότερα καθήκοντα, αλλά μπορεί να γίνει. Μερικές φορές, η επικαιρότητα της αποστολής σας εξαρτάται από τις ενέργειες των εποπτών και των συναδέλφων σας. Εάν είστε υπεύθυνος για την εξισορρόπηση του βιβλίου, δώστε στους συναδέλφους σας μια προθεσμία για να μεταβείτε στα σμήνη τους. Επίσης, να τους αποστέλλουν κάθε έλεγχο που λαμβάνουν από το βιβλίο. Αν το αφεντικό σας πηγαίνει σε ένα ταξίδι, να τον γράψετε ή να δώσετε μια λίστα ελέγχου για το τι πρέπει να γίνει. Στη συνέχεια, δώστε του ένα αντίγραφο της λίστας για να βεβαιωθείτε ότι είστε και οι δύο στην ίδια σελίδα. Επίσης, δώστε στους συναδέλφους ειδικούς φακέλους για να μετατρέψετε όλες τις μικρές εισπράξεις σε ένα φάκελο. Με αυτόν τον τρόπο δεν θα χρειαστεί να πάτε να κυνηγάτε κάποιον όταν είναι καιρός να συμβιβάσετε το συρτάρι.
