Για τις εταιρείες που αναζητούν μακροπρόθεσμους πελάτες και για ένα σταθερότερο επαναλαμβανόμενο εισόδημα, η συμμόρφωση με τον Οργανισμό Ελέγχου των Συμβάσεων Άμυνας (DCAA) μπορεί να αποτελέσει πραγματικό όφελος.
Αρχικά δημιουργήθηκε το 1965 για να εξαλείψει την αλληλοεπικάλυψη του ελέγχου μεταξύ των διαφόρων κλάδων των στρατιωτικών, το DCAA αποτελεί σήμερα την πύλη σχεδόν όλων των συμβάσεων υπηρεσιών και εργασίας για την κυβέρνηση των ΗΠΑ. Ο ρόλος της είναι πρωτίστως να βοηθήσει τους εργολάβους να είναι ειλικρινείς και να εξασφαλίσουν ότι οι φορολογούμενοι δεν θα ληφθούν για βόλτα.
$config[code] not foundΔυστυχώς, για πολλούς εργολάβους, οι κανόνες ότι είναι αντισυμβαλλόμενος συμβατός με την DCAA έχουν αλλάξει πάρα πολύ την τελευταία δεκαετία. Αυτό καθιστά πιο δύσκολο να διατηρηθεί η κατάσταση συμμόρφωσης DCAA.
Πώς έχουν αλλάξει οι κανόνες
Σε προηγούμενες περιόδους, το σύστημα βαθμολόγησης του DCAA επέτρεπε βαθμούς μη συμμόρφωσης και θα έδινε ακόμη και προτάσεις για το πώς ένας εργολάβος θα μπορούσε να βελτιώσει τον βαθμό τους βελτιώνοντας τις ελλείψεις συμμόρφωσης.
Σύμφωνα με τους νέους κανόνες, η DCAA έχει αλλάξει το σύστημα ταξινόμησης σε σύστημα pass / fail. Οι ανάδοχοι δεν μπορούν πλέον να έχουν βαθμούς μη συμμόρφωσης και να εξακολουθούν να είναι εγκεκριμένοι από την DCAA.
Σύμφωνα με την DCAA,
"Η DCAA δεν θα αναφέρει πλέον ανεπαρκώς σε μερικές απόψεις. Επιπλέον, η έκθεση ελέγχου θα εντοπίσει τα τμήματα του συστήματος που επηρεάζονται από τις ελλείψεις και θα συστήσει στον αναθέτοντα φορέα να μην εγκρίνει το σύστημα (εάν ισχύει) και να επιδιώξει την αναστολή ενός ποσοστού πληρωμών προόδου ή επιστροφής εξόδων … Επιπλέον, προτάσεις για τη βελτίωση του σύστημα δεν θα αναφέρεται πλέον στις εκθέσεις ελέγχου εσωτερικού ελέγχου. "
Το κόστος της απώλειας συμμόρφωσης DCAA
Εκτός από την προφανή απώλεια δυνητικών επιχειρήσεων, η απώλεια της συμμόρφωσης με την DCAA μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες.
Το γράψιμο για την Virginia Society of Certified Public Accountants, ο Tom Marcinko και ο Bill Foote, CPA επισημαίνουν μερικές από τις δαπάνες: «Η είσοδος στην αγορά της κυβέρνησης χωρίς κατανόηση των λογιστικών και άλλων μοναδικών απαιτήσεων εκθέτει την εταιρεία στη δυνατότητα αποτυχίας να κερδίσει δουλειά, και σε αστικές ή (σε ακραίες περιπτώσεις) ποινικές κυρώσεις. "
Πώς να παραμείνετε στο DCAA Συμμόρφωση
Υπάρχουν τρεις τύποι συμβάσεων που θα πρέπει να γνωρίζετε ότι οι DCAA αξιολογούν στους ελέγχους τους:
- Σταθερή τιμή
- Επιστρέψιμο κόστος
- Χρόνος και Υλικά (το οποίο περιλαμβάνει τα γενικά έξοδα, όπως τα έξοδα που καταγράφονται).
Ο καλύτερος τρόπος για την αποφυγή προβλημάτων με τους νέους κανονισμούς είναι να προετοιμαστείτε και να εξασφαλίσετε πλήρη συμμόρφωση με τον DCAA πριν από τον έλεγχο DCAA.
Ο David Goldstein, Πρόεδρος της InLine Financials LLC, γράφει:
"Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να προετοιμαστείτε για έναν έλεγχο DCAA είναι να τυποποιήσετε τις λογιστικές διαδικασίες της εταιρείας και να χρησιμοποιήσετε ένα ολοκληρωμένο σύστημα για την παρακολούθηση και καταγραφή του χρόνου των εργαζομένων πολύ πριν ξεκινήσει η διαδικασία ελέγχου.
"Το λογισμικό και το λογισμικό τήρησης χρονοδιαγράμματος είναι ζωτικής σημασίας για να περάσει καν η έρευνα πριν από την ανάθεση του ελέγχου DCAA. Οι εταιρείες που είναι σε θέση να επιδείξουν ένα ιστορικό ολοκληρωμένων πρακτικών διαχείρισης και διαχείρισης του χρόνου συχνά αντιμετωπίζουν ελαχιστοποιημένη εποπτεία κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ελέγχου. Αντίθετα, οι εργολάβοι με λιγότερο καθιερωμένες πρακτικές για την καταγραφή του κόστους, την παρακολούθηση και την κατανομή υλικών, την τιμολόγηση και την παρακολούθηση του εργατικού δυναμικού υφίστανται μια πιο φοβερή ελεγκτική εμπειρία. Εάν το λογισμικό λογιστικής μιας εταιρείας αποδεικνύεται ανίκανο να χειριστεί αυστηρά την εξουσιοδότηση της DCAA, θα απαιτηθεί εκτεταμένη ανασκόπηση του εγχειριδίου της εταιρείας. "
Αυτό υπογραμμίζει την ανάγκη των εταιρειών να χρησιμοποιούν τις βέλτιστες πρακτικές όσον αφορά την παρακολούθηση του χρόνου, ειδικά επειδή η παρακολούθηση του χρόνου αποτελεί σχεδόν το 75% των όσων εμπλέκονται στη συμμόρφωση με το DCAA.
Η απώλεια συμμόρφωσης με το πρότυπο DCAA μπορεί να είναι μια καταστροφική απώλεια για τον οργανισμό σας καθώς και για την ευημερία των πελατών σας. Ενεργώντας προληπτικά και εξετάζοντας ενδεχόμενα ζητήματα πριν από έναν έλεγχο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η εταιρεία σας θα παραμείνει συμβατή παρά τους αυστηρότερους κανονισμούς.
Στρατιωτική εικόνα μέσω Shutterstock
