"Πρέπει να μιλήσουμε για τον προϋπολογισμό του έργου …"
$config[code] not foundΚαμία φράση δεν μπορεί να χτυπήσει τον φόβο στην καρδιά του κατώτερου και ανώτερου διευθυντή, όπως και ένα επείγον ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να συζητήσει τον προϋπολογισμό.
Εάν είστε διαχειριστής έργου, γνωρίζετε πολύ καλά πόσο δύσκολο μπορεί να είναι να κρατηθούν τα έργα εγκαίρως και με προϋπολογισμό. Μεταβάλλοντας το πεδίο εφαρμογής του έργου, τις μη ρεαλιστικές απαιτήσεις του πελάτη και τις απροσδόκητες αποτυχίες, η διαχείριση ενός έργου μπορεί συχνά να αισθάνεται σαν εκτροφή γατών.
Εάν διαπιστώσετε ότι η ομάδα σας τρέχει κανονικά από τον προϋπολογισμό (ακόμα και αν ο αρχικός προϋπολογισμός έμοιαζε εντελώς μέσα στο πάρκο), το πρόβλημα μπορεί να μην ανήκει στην ομάδα σας, στην ηγεσία σας ή στον πελάτη σας, αλλά με τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε. Ναι, μιλάω για την ακριβή (και σύγχυση) πλατφόρμα διαχείρισης έργου που χρησιμοποιείτε.
Επιλέγοντας το λάθος εργαλείο διαχείρισης έργων στο διαδίκτυο, μπορείτε να ρυθμίσετε την επιχείρησή σας για μια σειρά από προβλήματα. Είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους με τους οποίους οι επιχειρήσεις μπορούν να καταλήξουν να χάνουν κάποια σοβαρά μετρητά χωρίς να το συνειδητοποιούν. Αγωνίζεστε να επιλέξετε το σωστό λογισμικό διαχείρισης έργου ή δεν είστε βέβαιοι εάν η τρέχουσα πλατφόρμα σας είναι η κατάλληλη για τις ανάγκες της ομάδας σας;
Προσέξτε για τις ακόλουθες κόκκινες σημαίες:
Κόκκινη σημαία αριθ. 1
Ο σχεδιασμός του έργου και οι εργασίες ad-hoc δεν χρησιμοποιούν την ίδια πλατφόρμα.
Οι διαχειριστές έργων δαπανούν το 90% του χρόνου τους επικοινωνώντας. Δεν πρέπει το λογισμικό διαχείρισης έργου σας να διευκολύνει αυτή τη διαδικασία;
Όταν επιλέγετε ένα σύστημα διαχείρισης έργου, επιλέξτε μια πλατφόρμα που διευκολύνει την παρακολούθηση όλων των πτυχών των έργων σας από ένα ενιαίο σύστημα. Με αυτόν τον τρόπο, όταν εμφανίζονται αναδυόμενες εργασίες, θα μπορείτε να προσθέσετε αυτές τις εργασίες στην ίδια πλατφόρμα έργου, διευκολύνοντας έτσι την παρακολούθηση του φόρτου εργασίας και της διαθεσιμότητας κάθε μέλους της ομάδας.
Προσδιορίστε εύκολα ποια μέλη έχουν περισσότερο χρόνο στο χρονοδιάγραμμά τους και ότι είναι υπερβολικά δεσμευμένα να μετατοπίσουν άσκοπα το φόρτο εργασίας ως αλλαγή προτεραιοτήτων και διαθεσιμότητας.
Κόκκινη σημαία αριθ. 2
Δεν υπάρχει τυποποιημένη επιβίβαση.
Όταν διαχειρίζεστε μια εικονική ομάδα, το πρώτο βήμα για την επιτυχία είναι η τυποποίηση της διαδικασίας επιβίβασης.
Βρείτε όλους στην ίδια σελίδα από την αρχή με ένα βασικό tutorial για τη χρήση της νέας πλατφόρμας. Ορίστε τις προσδοκίες για διαθεσιμότητα με έναν οδηγό επικοινωνίας και ένα δελτίο πληροφοριών επικοινωνίας.
Οι καλύτερες πλατφόρμες διαχείρισης έργων περιλαμβάνουν εικονικά εργαλεία συνομιλίας και εσωτερικά προγράμματα ανταλλαγής μηνυμάτων. Χρησιμοποιώντας το ίδιο εργαλείο συνομιλίας που περιλαμβάνεται στο λογισμικό διαχείρισης έργου, μπορείτε να τροποποιήσετε άμεσα τις αναθέσεις εργασιών, να προσθέσετε σημειώσεις σε διαφορετικές εργασίες ή να αλλάξετε τις προθεσμίες χωρίς να βγείτε από το πρόγραμμα.
Κόκκινη σημαία αριθ. 3
Χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία για διαχείριση έργου και μια άλλη για κοινή χρήση αρχείων σύννεφου.
Ναι, τα DropBox και τα Έγγραφα Google είναι υπέροχα, αλλά διαπιστώνω ότι όταν διαχειρίζομαι ένα μεγάλο έργο, είναι πολύ πιο εύκολο να διατηρήσετε όλα τα αρχεία στην ίδια τοποθεσία με τις λίστες υποχρεώσεων και τις συνεδριάσεις κοινής ομιλίας / συνεργασίας.
Έχω την ομάδα μου να συμπεριλάβει έναν αριθμό έκδοσης σε κάθε όνομα αρχείου και τα αρχικά του τελευταίου για να κάνει οποιεσδήποτε επεξεργασίες στο αρχείο. Με αυτόν τον τρόπο, εάν υπάρχει μια ερώτηση σχετικά με το περιεχόμενο ή τι άλλαξε, ξέρω αμέσως ποιον να επικοινωνήσετε. Με αυτόν τον τρόπο, τα αρχεία δεν μπορούν να ταφούν σε μια αλυσίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι επεξεργασίες δεν πρέπει να αντιγραφούν.
Ανεξάρτητα από τη σύμβαση ονομασίας αρχείων που επιλέγετε, τοποθετήστε ένα σύστημα στη θέση του από την πρώτη μέρα για τη διαχείριση και την παρακολούθηση των αρχείων και τα κρατήστε όλα σε ένα μέρος.
Κόκκινη σημαία αριθ. 4
Δεν υπάρχει χώρος για συνεργατικές συζητήσεις ή εικονικές συναντήσεις.
Υπάρχουν περισσότερα για το λογισμικό διαχείρισης έργων από απλώς την παρακολούθηση εργασιών και την αποθήκευση αρχείων.
Όταν εκτελείτε μια εικονική ομάδα, οι τακτικές συναντήσεις μπορεί να είναι μια πρόκληση. Τούτου λεχθέντος, χωρίς σαφή επικοινωνία, ολόκληρο το έργο θα μπορούσε να καταρρεύσει. Επιλέξτε μια μέρα και ώρα (όπως Δευτέρα στις 10 π.μ. και Πέμπτη στις 2 μ.μ.) για να έχετε μια εβδομαδιαία σύνοδο ελέγχου κατάστασης του έργου.
Να είστε προσεκτικοί από τα μέλη της ομάδας που ζουν σε διαφορετικές ζώνες ώρας. οι μεσημεριανές συναντήσεις είναι γενικά ευκολότερες για όλους να "παρακολουθήσουν". Έχοντας μια συγκεκριμένη ημέρα και ώρα προγραμματισμένη με συνέπεια εκ των προτέρων, ο καθένας βρίσκεται στην ίδια σελίδα και το έργο κινείται προς τα εμπρός.
Κόκκινη σημαία αρ. 5
Πολλές καμπάνες και σφυρίχτρες, όμως δεν έχουν αρκετή βασική λειτουργικότητα.
Όταν επιλέγετε μια πλατφόρμα διαχείρισης έργου, είναι δελεαστικό να επιλέξετε αυτό με τις πιο φανταστικές λειτουργίες.
Βεβαιωθείτε ότι η βασική λειτουργία υποστηρίζει αυτές τις καμπάνες και σφυρίγματα. Είτε πρόκειται για πλήρη ενσωμάτωση με το Gmail και το DropBox, το μετασχηματισμό με ένα κλικ από email σε εργασία έργου ή η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων μέσα σε ένα κοινό χώρο εργασίας, επιλέξτε τις λειτουργίες που είναι κατάλληλες για την εικονική σας ομάδα.
Το Wrike, το Zoho Projects και το Clarizen είναι τρεις δημοφιλείς επιλογές που βασίζονται στο διαδίκτυο για τη συνεργασία έργων που προσφέρουν παρόμοια χαρακτηριστικά. Πριν από τη δέσμευση σε μια ενιαία πλατφόρμα, πάρτε τους για μια δοκιμαστική μονάδα για να προσδιορίσετε ποια είναι η πλέον κατάλληλη για τις ανάγκες σας.
Συμπέρασμα
Ολοκληρωμένα έργα δεν υλοποιούνται με καθαρή ισχύ. Η δαπάνη πολλών χρημάτων για δαπανηρές πλατφόρμες διαχείρισης έργων που δεν κάνουν τη δουλειά όχι μόνο βλάπτει την κατώτατη γραμμή της επιχείρησής σας, αλλά επίσης επιβραδύνει την παραγωγικότητα και μειώνει τις προθεσμίες.
Επιστρέψτε στο προσκήνιο με μια πλατφόρμα διαχείρισης έργων που παρακολουθεί εργασίες, ανασκοπήσεις, αποθηκεύει αρχεία, προσφέρει πλήρη επισκόπηση των μελών της ομάδας και παρέχει εύκολη εικονική συσκέψεις / άμεσα μηνύματα όλα από τον ίδιο τόπο.
Επικαλυμμένη φωτογραφία πληγής μέσω του Shutterstock
