Η λήψη πρακτικών σε μια συνάντηση είναι ένας αποτελεσματικός και χρήσιμος τρόπος για να επισημάνετε τα σημεία δράσης, τις αποφάσεις και τα ερωτήματα που πρέπει να επιλυθούν κατά τη διάρκεια μιας επαγγελματικής συνάντησης όπου οι άνθρωποι μπορεί να είναι πολύ εμπλεκόμενοι στη συζήτηση για να σημειώσουν. Συνήθως υπάρχει ορισμένος εξειδικευμένος φορέας, ο οποίος έχει ως καθήκον να λαμβάνει σημειώσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης, να τα οργανώνει σε ευανάγνωστη μορφή και να τα εκδίδει στους συμμετέχοντες μετά την ολοκλήρωση της συνάντησης. Σε επίσημες συνεδριάσεις, τα πρακτικά της προηγούμενης συνάντησης πρέπει να συμφωνηθούν και να γίνουν δεκτά στη μεταγραφή των συνοπτικών πρακτικών της σημερινής συνάντησης με τη συμμετοχή των παρευρισκομένων.
$config[code] not foundΑποδοχή λεπτών
Προσδιορίστε αν υπάρχει απαρτία στην τρέχουσα συνεδρίαση. Η απαρτία ορίζεται ως ο ελάχιστος αριθμός μελών που είναι απαραίτητος για την έγκριση μιας κίνησης και για την λήψη τελικών αποφάσεων σύμφωνα με τους κανονισμούς της ένωσης ή της ομάδας. Χωρίς απαρτία, δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί επίσημη συνάντηση.
Διαβάστε, ή έχετε τον γραμματέα της ένωσης, του συμβουλίου ή της ομάδας, διαβάστε τα πρακτικά από την προηγούμενη συνάντηση, σημειώνοντας τους συμμετέχοντες και όλες τις ενέργειες που έγιναν.
Συζητήστε τα πρακτικά από την προηγούμενη συνεδρίαση, κάνοντας οποιεσδήποτε διορθώσεις πριν την έγκριση. Η συζήτηση πρέπει να είναι πραγματική και φιλική, χωρίς να ανοίγει παλιές συζητήσεις ή συγκρούσεις.
Ζητήστε μια κίνηση από το πάτωμα. Ο πρόεδρος ή ο πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου, της ομάδας ή της συνεδρίασης ζητεί να υποβληθεί πρόταση για την αποδοχή των πρακτικών της προηγούμενης συνεδρίασης ως διαβασμένα ή με τις συζητημένες αλλαγές όπως σημειώνεται. Η κίνηση μπορεί να γίνει από οποιοδήποτε μέλος του διοικητικού συμβουλίου ψηφοφορίας και θα πρέπει να αποσπασθεί από κάποιον άλλο. Τα προηγούμενα πρακτικά πρέπει να γίνουν αποδεκτά πριν από τη συνέχιση της τρέχουσας συνεδρίασης.
Ζητήστε από όλους τους συμμετέχοντες να ψηφίσουν για να αποδεχθούν τα πρακτικά. Αυτό γίνεται μέσα από μια επίδειξη χεριών, με φωνή ή από τον πρόεδρο, ζητώντας από κάθε συμμετέχοντα ξεχωριστά. Σημειώστε στα πρακτικά της τρέχουσας συνεδρίασης ότι τα προηγούμενα έγιναν δεκτά.
Λήψη λεπτών
Αποκτήστε ένα αντίγραφο της ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης, για να προσδιορίσετε τι πρόκειται να συζητηθεί. Αυτό θα περιγράψει τη ροή των λεπτών που πρέπει να ληφθούν. Σύμφωνα με το Διατακτικό Διάταξης του Ρόμπερτ, ως σημείο της ημερήσιας διάταξης, τα προηγούμενα πρακτικά της συνάντησης πρέπει να διαβαστούν και να γίνουν αποδεκτά πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.
Καθίστε δίπλα στο πρόσωπο που προεδρεύει στη συνεδρίαση για διευκρίνιση καθώς η σύνοδος εξελίσσεται. Χρησιμοποιήστε μια μαγνητόφωνα για να καταγράψετε τις διαδικασίες και να επαληθεύσετε τις σημειώσεις μόλις τελειώσει η συνάντηση.
Γράψτε τον τίτλο των πρακτικών, καταγράφοντας την ημερομηνία, την ώρα και τον τόπο της συνεδρίασης, καθώς και τα ονόματα κάθε συμμετέχοντα στη συνεδρίαση.
Σημειώστε τη συνέχιση της συνάντησης, σημειώνοντας κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης που συζητήθηκε. Καταγράψτε τα ονόματα εκείνων που υποβάλλουν προτάσεις, καθώς και εάν έχουν εγκριθεί ή απορριφθεί. Γράψτε τον τρόπο με τον οποίο έγινε αυτή η απόφαση, είτε με μια επίδειξη χεριών είτε με κάποια άλλη μέθοδο.
Μεταγράψτε τις σημειώσεις της συνάντησης το συντομότερο δυνατό μετά το πέρας της συνάντησης, ενώ οι συζητήσεις είναι ακόμα φρέσκες.
Χρησιμοποιήστε το πρότυπο από προηγούμενες συναντήσεις για να γράψετε τα τρέχοντα λεπτά. Αν δεν υπάρχουν προηγούμενα λεπτά, δημιουργήστε ένα πρότυπο, αναφέροντας με σαφήνεια τον τίτλο της συνάντησης, την ημερομηνία και τους συμμετέχοντες.
Δείξτε σαφώς τις τυχόν αποφάσεις που έγιναν, με όλες τις λεπτομέρειες για το τι είναι αυτό το ψήφισμα.
Επισυνάψτε τα πρόσθετα έγγραφα που παρουσιάστηκαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης για να συμπεριλάβετε τα πρακτικά ως παράρτημα.
Υπόδειξη
Γράψτε χωρίς προκατάληψη, αναφέροντας μόνο τα ακριβή γεγονότα των συζητήσεων που πραγματοποιήθηκαν.
Διευκρινίστε τυχόν διφορούμενα στοιχεία με τον διαχειριστή της συνάντησης πριν από την κυκλοφορία των λεπτών.
