Οι αποτελεσματικές συναντήσεις προσθέτουν πραγματική αξία στις εταιρείες. Παράγουν ιδέες, δίνουν κατεύθυνση, ενισχύουν τους δεσμούς και ανανεώνουν τη δύναμη. Ταυτόχρονα, οι επιχειρήσεις δεν μπορούν να αφιερώσουν ατέλειωτους πόρους. Το κλειδί είναι να βεβαιωθείτε ότι προσκαλούνται βασικοί άνθρωποι - στον κατάλληλο χρόνο και στον κατάλληλο χώρο. Άμεσες αλληλεπιδράσεις προς έναν κοινό σκοπό και τέλος με ένα σαφές σχέδιο δράσης.
Σαφής Σκοπός
Όλες οι αποτελεσματικές συναντήσεις έχουν σαφή σκοπό. Αυτό μεταφράζεται σε μια ατζέντα. Εάν προσπαθείτε να καλύψετε πάρα πολλά στοιχεία ταυτόχρονα, τότε η συνάντησή σας υπερβαίνει. Εάν υπάρχουν πολύ λίγα θέματα στο τραπέζι, τότε τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία, οι συζητήσεις μεταξύ προσώπων ή άλλες μορφές επικοινωνίας είναι πιο πρακτικές. Η ατζέντα σας θα πρέπει να περιγράφει συγκεκριμένα θέματα που θα συζητηθούν με τη σωστή σειρά. Γράφοντας τα πράγματα εκ των προτέρων βοηθά στην αποσαφήνιση της εστίασης της συνάντησης. Εξασφαλίζει επίσης ότι οι συμμετέχοντες έχουν "buy-in", φτάνουν με πολύτιμες ιδέες και παραμένουν σε καλό δρόμο καθώς ξετυλίγεται η συζήτηση.
$config[code] not foundΚαλά οργανωμένο
Η εφοδιαστική είναι απαραίτητη για μια αποτελεσματική συνάντηση. Μια πτυχή καλεί τη σωστή ομάδα ανθρώπων που εκτελούν τα καθήκοντα που πρέπει να συζητηθούν, να πάρουν αποφάσεις σχετικά με την εργασία ή να επηρεάσουν με άλλο τρόπο. Επιλέξτε χρόνο που δεν είναι μόνο δωρεάν για όλους τους συμμετέχοντες, αλλά δεν ανταγωνίζεται άλλες προτεραιότητες εργασίας ή επίπεδα ενέργειας. Το μήκος συνεδριάσεών σας είναι επίσης σημαντικό.Στις περισσότερες περιπτώσεις, δύο ώρες είναι ένα υγιές μέγιστο. Βοηθά επίσης στην εκτίμηση των χρόνων για κάθε στοιχείο της ημερήσιας διάταξης - και σεβασμό των ορίων. Η τοποθεσία σας θα πρέπει να κάνει τους ανθρώπους να αισθάνονται άνετα και να είναι πρακτικοί. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό θα σημαίνει μια ιδιωτική τοποθεσία, μια κλήση διάσκεψης ή μια συνάντηση offsite.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΔυναμικές Ανταλλαγές
Οι αποτελεσματικές συναντήσεις απαιτούν αποτελεσματική επικοινωνία. Βοηθά στην καθιέρωση βασικών κανόνων όπως "Μέρος του στόχου μας είναι να αναπτύξουμε έναν προϋπολογισμό για το επόμενο οικονομικό έτος που θα αυξήσει το καθαρό μας εισόδημα κατά 15%. Εάν προτείνετε νέες κατηγορίες δαπανών για το τμήμα σας, να είστε προετοιμασμένοι να κάνετε μειώσεις σε άλλους τομείς - ή να κάνετε ένα σωστό επιχείρημα για το πώς τα πρόσθετα έξοδα θα αυξήσουν τα έσοδά τους. "Οι τρόποι δημιουργίας συνέργιας περιλαμβάνουν τη λήψη μιας« προβληματικής δημοσκόπησης »όπου οι συμμετέχοντες μπορούν να καλέσουν τομείς ανησυχίας ή προβληματισμού για τη συλλογική δημιουργία ιδεών. Ένας συντονιστής είναι το μυστικό όπλο σας για να ενθαρρύνετε τον ομαδικό διάλογο και να αξιοποιήσετε τα συμφέροντα κάθε ατόμου, διατηρώντας παράλληλα τη συνολική συνάντηση σε καλό δρόμο.
Σημαντικά αποτελέσματα
Μέχρι το τέλος της συνάντησής σας θα πρέπει να υπάρχουν σαφή και πρακτικά αποτελέσματα. Ένας τρόπος για να ενθαρρύνετε αυτό είναι να καταγράψετε τα "επόμενα βήματα" ως το τελευταίο θέμα της ημερήσιας διάταξής σας. Κατανομή 10 έως 15 λεπτά για να συνδέσετε όλα τα χαλαρά άκρα. Συνοψίστε τα θέματα που έχουν επιλυθεί οι συμμετέχοντες. Δηλώστε όλα τα στοιχεία που δεν επιλύθηκαν - και ορίστε ποιος είναι υπεύθυνος για την αντιμετώπισή τους, μέχρι πότε. Το να το πράττει κανείς δημοσίως, και όχι εκτός σύνδεσης, ενισχύει την υπευθυνότητα. Επιπλέον, προγραμματίζετε τη διανομή πρακτικών ή μια γενική περίληψη της συζήτησης και των αποτελεσμάτων της. Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα επόμενα βήματα περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό μιας άλλης συνάντησης. Συνεννοηθείτε με τους συναδέλφους που είναι υπεύθυνοι για τα επόμενα καθήκοντα πριν από την επόμενη συνάντηση, ώστε να διασφαλιστεί η συνεχής πρόοδος.
