Όταν ένας πελάτης μπαίνει σε ένα γραφείο, ο ρεσεψιονίστ είναι το πρώτο άτομο που θα συναντήσει. Οι υπάλληλοι υποδοχής είναι ο δεσμός μεταξύ του κοινού και των εταιρειών στις οποίες εργάζονται και για το λόγο αυτό θα πρέπει να γνωρίζουν όλες τις πολιτικές και τις διαδικασίες γραφείου. Μπορεί να μην είναι σε θέση να απαντήσουν σε κάθε ερώτηση που έχει ένας πελάτης, αλλά θα πρέπει πάντα να είναι σε θέση να κατευθύνει τον πελάτη σε κάποιον που μπορεί.
Χαιρετήστε τους επισκέπτες
Το πρωταρχικό καθήκον ενός ρεσεψιονίστ είναι να χαιρετίζει τους επισκέπτες και να τους κατευθύνει στα αρμόδια γραφεία ή τους διαχειριστές. Ο ρεσεψιονίστ είναι το δημόσιο πρόσωπο οποιασδήποτε εταιρείας και θα πρέπει να είναι φιλικό, εξυπηρετικό και ενημερωμένο για όλες τις διαδικασίες γραφείου και τις πολιτικές. Αυτά μπορεί να διαφέρουν από το ένα γραφείο στο άλλο. Για παράδειγμα, ένας ιατρός ρεσεψιονίστ θα πρέπει να γνωρίζει πώς να λαμβάνει ασφαλιστικές πληροφορίες από κάθε ασθενή και πώς να συλλέγει συν-πληρώνει εάν είναι απαραίτητο. Παρόλο που δεν χρειάζεται να απαντούν σε ιατρικές ερωτήσεις, θα πρέπει να γνωρίζουν ποιος θα κατευθύνει τους ασθενείς σε περίπτωση που αντιμετωπίσουν κάποιο πρόβλημα. Ένας ρεσεψιονίστ σε ένα δικηγορικό γραφείο δεν πρέπει να προσφέρει νομικές συμβουλές, αλλά πρέπει να γνωρίζει ποιος στο γραφείο του έχει την τεχνογνωσία να συνεργαστεί με έναν πελάτη και να τον κατευθύνει αμέσως σε αυτό το πρόσωπο.
$config[code] not foundΕπιβολή πολιτικών γραφείου
Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι υπάλληλοι υποδοχής είναι υπεύθυνοι για την επιβολή πολιτικών και διαδικασιών γραφείου. Οι συγκεκριμένες πολιτικές γραφείου θα διαφέρουν από το ένα γραφείο στο άλλο, αλλά είναι συνήθως σχεδιασμένες για να προστατεύουν την ασφάλεια και την ευημερία των εργαζομένων και των πελατών στο γραφείο. Οι πολιτικές του γραφείου ενδέχεται να περιλαμβάνουν απαγορεύσεις για το κάπνισμα, την κατανάλωση οινοπνευματωδών ποτών και τη σεξουαλική ή λεκτική παρενόχληση στο γραφείο ή στον χώρο υποδοχής. Πολλά γραφεία έχουν επίσης βασικό κωδικό ενδυμασίας και απαιτούν από όλους να μπαίνουν στο γραφείο να φορούν παπούτσια και κατάλληλα ρούχα. Άλλες βασικές πολιτικές γραφείου καλύπτουν τις ώρες λειτουργίας, τη χρέωση και τον τρόπο ενημέρωσης των πελατών για τυχόν αλλαγές στις υπηρεσίες ή τα τέλη. Όπως όλοι οι υπάλληλοι, ο ρεσεψιονίστ θα πρέπει να γνωρίζει τις πολιτικές γραφείου και να έχει διαθέσιμο ανά πάσα στιγμή ένα εγχειρίδιο των εργαζομένων.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΘέματα απορρήτου και εμπιστευτικότητας
Σε πολλά γραφεία, οι υπάλληλοι υποδοχής είναι υπεύθυνοι για την κατάθεση μεγάλου όγκου πληροφοριών. Αυτά θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν τα αρχεία για την απασχόληση των πελατών, τη νομική ή ιατρική ιστορία, τις διευθύνσεις και τις πληροφορίες επικοινωνίας ή τις οικονομικές πληροφορίες. Αν και ο εργοδότης του ρεσεψιονίστ μπορεί να έχει πλήρη πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες, ο ρεσεψιονίστ δεν πρέπει να το μοιράζεται με κανέναν εκτός του γραφείου ή με μη εξουσιοδοτημένο προσωπικό στο γραφείο ή στο χώρο εργασίας. Οι πολιτικές του Office προβλέπουν αυστηρούς κανόνες για την προστασία του ιδιωτικού απορρήτου των χρηστών και συχνά περιλαμβάνουν κυρώσεις για την απελευθέρωση μη εξουσιοδοτημένων πληροφοριών. Επειδή οι υπάλληλοι υποδοχής έχουν πολύ προσωπικές πληροφορίες, πρέπει να γνωρίζουν αυτές τις πολιτικές και να τους τηρούν ανά πάσα στιγμή. Οι υπάλληλοι υποδοχής πρέπει επίσης να είναι σε θέση να ενημερώνουν τους πελάτες για τα δικαιώματά τους για την προστασία της ιδιωτικής ζωής και να απαντούν σε τυχόν ερωτήσεις που ενδέχεται να έχουν σχετικά με αυτά τα θέματα.
