Στην επιχείρηση, η σύνταξη μιας πρότασης απαιτείται συχνά για να προσφέρει λύσεις σε πραγματικά προβλήματα. Στο βιβλίο της "Business Communication: Process and Product", η Mary Guffey δηλώνει: "Οι προτάσεις είναι πειστικές προσφορές για την επίλυση προβλημάτων, την παροχή υπηρεσιών ή την πώληση εξοπλισμού." Ενώ η σύνταξη προτάσεων συχνά απαιτεί εκτεταμένη έρευνα και πρέπει να γίνεται σε σύντομες προθεσμίες, η αποτύπωση των βασικών μερών της μπορεί να απλοποιήσει σημαντικά τη διαδικασία και να αυξήσει τις πιθανότητες να ικανοποιηθεί η πρόταση με μια ευνοϊκή απάντηση.
$config[code] not foundΠροεγγραφή και σύνταξη
Γνωρίστε το ακροατήριό σας. Διεξάγετε έρευνα για να προσδιορίσετε τα άτομα που αποτελούν την αλυσίδα εντολής που διαβάζει την πρόταση. Αυτό θα καθορίσει πόσο τεχνικό θα πρέπει να είναι η γλώσσα, αν θα χρειαστεί ή όχι γλωσσάριο για τον ορισμό όρων, τον τόνο και τις πληροφορίες σχετικά με το πρόβλημα που πρέπει να περιληφθούν.
Διεξαγωγή έρευνας για τον εντοπισμό προηγούμενων προσπαθειών επίλυσης του προβλήματος και των ελλείψεων αυτών των προσπαθειών. Μάθετε το κόστος των υλικών και της εργασίας και καθορίστε πόσο χρόνο θα χρειαστεί από την αρχή μέχρι το τέλος για να ολοκληρώσετε όλες τις φάσεις εφαρμογής της προτεινόμενης λύσης.
Χρησιμοποιήστε την εισαγωγή για να προσδιορίσετε το πρόβλημα και τη σημασία του. Δώστε στοιχεία ότι υπάρχει κάποιο πρόβλημα, όπως επαληθεύσιμη απώλεια χρημάτων, χρόνου ή πελατών. Περιγράψτε γιατί χρειάζεστε τώρα δράση για την επίλυση του προβλήματος. Περιγράψτε συνοπτικά τη λύση σας και, με βάση την έρευνά σας, θα αποδείξετε ότι η λύση που προτείνετε θα λειτουργήσει.
Παρέχετε υπόβαθρο σχετικά με το πρόβλημα στις παραγράφους του σώματος, συμπεριλαμβανομένων των αιτιών και των προηγούμενων προσπαθειών επίλυσης του προβλήματος. Αναγνώριση εναλλακτικών λύσεων, χαρτογράφησης ή γραφικών πληροφοριών. Σύμφωνα με τους Robert Adler και Jeanne Elmhorst, συντάκτες της «Επικοινωνίας στην Εργασία: Οι Αρχές για τις Επιχειρήσεις και τα Επαγγέλματα», μια συγκριτική ανάλυση «είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν το κοινό εξετάζει μια ιδέα που ανταγωνίζεται αυτή που υποστηρίζετε».
Λόγοι προμήθειας Το πρόβλημα πρέπει να λυθεί και να προταθεί η λύση σας και τα οφέλη της. Περιλάβετε περιγραφές του προτεινόμενου προϊόντος ή υπηρεσίας και λεπτομέρειες σχετικά με το πώς θα λύσει το πρόβλημα. Συμπεριλάβετε ένα χρονοδιάγραμμα που περιγράφει τις προθεσμίες για κάθε στάδιο του έργου.
Αναφέρετε το κόστος που δαπανάται και υποδείξτε πώς η λύση σας θα εξοικονομήσει χρήματα. Στο βιβλίο "Ο οδηγός Bedford για συγγραφείς κολλεγίων" του X. J. Kennedy και συνεργάτες, οι συγγραφείς των προτάσεων συμβουλεύονται να "υπολογίσουν τους πόρους - χρήματα, άνθρωποι, δεξιότητες, υλικό - και το χρόνο που απαιτείται για την εφαρμογή της λύσης".
Συμπληρώστε με τις τελικές συστάσεις και τις πιθανές συνέπειες της μη ανάληψης δράσης, καθώς σχετίζεται με τους στόχους του οργανισμού. Χρησιμοποιήστε το συμπέρασμα για να μεταβιβάσετε πειστικά την πρότασή σας υπογραμμίζοντας τα οφέλη της λύσης, του προϊόντος ή της υπηρεσίας σας σε οποιαδήποτε ανταγωνιστική ιδέα », προτείνει ο Gerald Alfred et al., Συντάκτες του" Εγχειριδίου τεχνικής γραφής ".
