Γράφοντας ένα σημείωμα στο αφεντικό σας μπορεί να είναι ένα δύσκολο έργο. Αυτή είναι μια ευκαιρία για εσάς να γράψετε στον προϊστάμενό σας σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα που θεωρείτε ότι πρέπει να αντιμετωπιστεί. Θα μπορούσε να είναι τα ευρήματά σας για μια αναφορά την οποία σας έχει ζητήσει να ολοκληρώσετε. Θα μπορούσε επίσης να είναι ένα θέμα που έχετε δει στο γραφείο που θεωρείτε ότι πρέπει να διορθωθεί ή να αντιμετωπιστεί. Η σύνταξη ενός οργανωμένου σημειώματος μπορεί να βοηθήσει το αφεντικό σας να αναλύσει αυτές τις πληροφορίες γρήγορα.
$config[code] not foundΞεκινήστε με μια επικεφαλίδα. Η επικεφαλίδα πρέπει να έχει την ημερομηνία σύνταξης του σημειώματος, μαζί με μια σύντομη φράση που περιγράφει το θέμα. Με αυτόν τον τρόπο το αφεντικό σας ξέρει πότε το θέμα τέθηκε σε γνώση του και ποιο είναι το θέμα πριν διαβάσετε το υπόλοιπο σημείωμα. Συμπεριλάβετε το όνομα του προϊσταμένου σας στο έγγραφο σε περίπτωση που καταστραφεί και συμπεριλάβετε και τα δικά σας, ώστε να γνωρίζει ποιος το έγραψε. Μην υποθέστε γιατί στείλατε με το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ένα αντίγραφο στο αφεντικό σας ότι θα θυμάται ποιος τον έστειλε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Συγκεντρώστε αυτό που γράφετε στην πρώτη παράγραφο σε δύο έως τρεις προτάσεις. Ο χρόνος μπορεί να είναι πολύτιμος στο γραφείο. Μη συμπεριλαμβάνετε τις απόψεις σας σε αυτή την περίληψη, αναφέρετε ακριβώς τα γεγονότα του θέματος.
Αναφέρετε τα βασικά σημεία του ζητήματος στη δεύτερη ενότητα της σημείωσής σας. Αυτό μπορεί να γίνει ως λίστα με κουκκίδες ή περίγραμμα. Μην ξεπεράσετε την πρώτη σελίδα με τα βασικά σημεία σας, κατηγοριοποιήστε τα αν πιστεύετε ότι θα διευκολύνει το αφεντικό σας να καταλάβει πώς τα βασικά σημεία σχετίζονται μεταξύ τους.
Συμπεριλάβετε πληροφορίες για το θέμα για τον προϊστάμενό σας. Αφήστε το αφεντικό σας να μάθετε από πού έχετε τις πληροφορίες αυτές. Σε αυτό το σημείο, εάν το αφεντικό σας έχει αποφασίσει το θέμα που έχετε θέσει στο σημείωμα είναι σημαντικό να μπορεί να το απευθύνει απευθείας μαζί σας ή να συνεχίσει να διαβάζει για περισσότερες πληροφορίες.
Συμπεριλάβετε τις ιδέες σας σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης του προβλήματος που έχετε θέσει. Μην υποθέσετε ότι ο προϊστάμενός σας θα είναι σε θέση να αντιμετωπίσει το ζήτημα μαζί σας προσωπικά. Μπορεί να έχει αυτή την ευκαιρία, αλλά αν δεν μπορεί να θέλετε να έχετε την εισήγησή σας στο υπόμνημα για να διαβάσει, ενώ το ζήτημα είναι φρέσκο στο μυαλό της. Παρέχετε κάθε σχετικό αριθμό ή πληροφορίες που υποστηρίζουν την ιδέα σας για μια λύση.
Ζητήστε από το αφεντικό σας να σας δώσει συνέχεια σχετικά με το σημείωμα που έχετε στείλει. Ζητήστε από τον προϊστάμενό σας να σας επιστρέψει, να σας καλέσει ή να οργανώσει μια συνάντηση μαζί σας για να συζητήσετε τις πληροφορίες στο σημείωμά σας. Αυτό θα επιτρέψει στο αφεντικό σας να μάθετε τι πιστεύετε ότι είναι η καλύτερη μέθοδος επικοινωνίας για την αντιμετώπιση του προβλήματος που θέσατε στο σημείωμά σας.
Υπόδειξη
Εάν το αφεντικό σας βρίσκεται στο ίδιο γραφείο που είστε, εκτυπώστε ένα αντίγραφο του σημειώματος γι 'αυτήν. Μπορείτε να το στείλετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επίσης, αλλά εκτυπώνοντας το αντίγραφο, το αποθηκεύει ένα βήμα εάν επιθυμεί να το διαβάσει έξω από το γραφείο ή μακριά από το γραφείο της.
Προειδοποίηση
Είναι μια καλή ιδέα να αποφύγετε την εμφάνιση προσωπικών συναισθημάτων ή συναισθημάτων στο σημείωμά σας. Αποφύγετε να κάνετε προσωπικές επιθέσεις εναντίον άλλων ή τις ιδέες τους στο σημείωμά σας, έχοντας κατά νου ότι το έγγραφό σας θα μπορούσε να αναθεωρηθεί από άτομα διαφορετικά από τον προϊστάμενό σας.
