Ο επιχειρηματικός κόσμος φαίνεται να γυρίζει σε έναν άξονα συναντήσεων - αλλά όχι όλες οι συναντήσεις είναι παραγωγικές. Επενδύστε στο χρόνο στον προγραμματισμό μιας παραγωγικής συνεδρίασης για να βεβαιωθείτε ότι οι συναντήσεις σας έχουν κάνει τη δουλειά. Προσέξτε προσεκτικά τι πρέπει να ολοκληρώσετε και ποιος πρέπει να συμμετάσχει.
Προσδιορίστε το Στόχο και το Κοινό
Ορίστε έναν στόχο για τη συνάντηση και κάντε το σύντομο και σαφές. Για παράδειγμα, δημιουργήστε μια σύντομη λίστα με κουκκίδες που περιγράφουν συγκεκριμένους στόχους. Ο στόχος της συνάντησής σας μπορεί να είναι η επικοινωνία σημαντικών πληροφοριών, η λήψη αποφάσεων, η επίλυση προβλημάτων ή η ανάθεση ενεργειών. Ένας συνοπτικός στόχος προς το σημείο βοηθά τον διοργανωτή της συνεδρίασης να καθορίσει ποιος πρέπει να συμμετάσχει στη συνάντηση. Δημιουργήστε μια λίστα προσκεκλημένων ευθυγραμμίζοντας κάθε στόχο με μέλη της ομάδας των οποίων η παρουσία θα καταστήσει δυνατή την πραγματική επίτευξη του στόχου.
$config[code] not foundΟρίστε την Ατζέντα
Ορίστε την ατζέντα της συνάντησης με βάση κάθε στόχο στο στόχο. Εάν ένας στόχος είναι να γνωστοποιήσετε την έναρξη ενός έργου, ορίστε ένα στοιχείο της ημερήσιας διάταξης που προσδιορίζει ποιος θα παρουσιάσει αυτές τις πληροφορίες και πώς θα μοιραστούν τις πληροφορίες, όπως με την παρουσίαση του PowerPoint. Εάν ο στόχος είναι να αντιστοιχίσετε ενέργειες, ορίστε ένα στοιχείο της ημερήσιας διάταξης που περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο θα πραγματοποιηθούν οι αναθέσεις. Κάθε στόχος πρέπει να έχει ένα ή περισσότερα στοιχεία της ατζέντας ευθυγραμμισμένα απευθείας με αυτό.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΕπιλέξτε την ημερομηνία και την ώρα
Επιλέξτε ημερομηνία και ώρα σύσκεψης βάσει της διαθεσιμότητας του επικεφαλής της σύσκεψης και των πιο σημαντικών προσκεκλημένων. Όσο μεγαλύτερος είναι ο κατάλογος των προσκεκλημένων, τόσο πιο δύσκολο είναι να βρεθεί μια ημέρα και ώρα όταν είναι διαθέσιμος όλοι. Αποδεχθείτε ένα χρόνο που ταιριάζει σε όσο το δυνατόν περισσότερους πίνακες. Πριν ρυθμίσετε το χρόνο, σκεφτείτε τις ζώνες ώρας. Αν ορισμένοι προσκεκλημένοι θα συμμετάσχουν τηλεφωνικά ή στο διαδίκτυο, εξετάστε το χρόνο εργασίας τους καθώς και το δικό σας. Α 1 μ.μ. η συνάντηση στην Ανατολική Τυπική Ώρα είναι μια συνάντηση με το μεσημεριανό σε ώρα Κεντρικής Τυποποίησης. Η ίδια συνάντηση είναι στις 2 π.μ. στο Τόκιο.
Επιλέξτε την τοποθεσία
Βρείτε μια αίθουσα συνεδριάσεων που θα επιτρέψει την επίτευξη όλων των θεμάτων της ατζέντας. Επιλέξτε ένα δωμάτιο αρκετά μεγάλο ή μικρό ώστε να ταιριάζει άνετα με τον αριθμό των ατόμων που αναμένεται να παρακολουθήσουν. Ένα δωμάτιο με 40 θέσεις είναι μια κακή επιλογή για μια συνάντηση με 10 άτομα. Ομοίως, δεν θέλετε ένα πλήθος που συμπιέζεται τόσο σφιχτά είναι απαραίτητο να φέρετε επιπλέον καρέκλες.
Τακτοποιήστε τα υλικά και τα περιστατικά
Εάν αναμένονται παρουσιάσεις, βεβαιωθείτε ότι το δωμάτιο είναι εξοπλισμένο με προβολέα. Εάν όχι, κάντε ρυθμίσεις για να φέρετε μαζί σας έναν προβολέα - βεβαιωθείτε επίσης ότι έχετε κάτι να προβάλλετε, όπως μια οθόνη ή ένα λευκό τοίχο. Μην ξεχάσετε να εξετάσετε τη διαθεσιμότητα άλλων δευτερευόντων, όπως λευκών πινακίδων με σημάδια ξηρής διαγραφής, flip charts και τηλέφωνα ομιλητών για τους συμμετέχοντες εκτός του χώρου. Για συναντήσεις πολλών ωρών, φροντίστε για φαγητό και ποτά, ώστε οι συμμετέχοντες να παραμένουν επικεντρωμένοι στο θέμα και όχι στο στομάχι τους.
Ειδοποίηση προσκεκλημένων
Ενημερώστε τους καλεσμένους των στόχων της συνάντησης, την ημερομηνία, την ώρα και την τοποθεσία αρκετά καλά εκ των προτέρων ώστε να μπορούν να προετοιμαστούν σωστά. Στις περισσότερες περιπτώσεις, προτιμάται η προειδοποίηση τουλάχιστον μιας εβδομάδας. Χρησιμοποιήστε το λογισμικό ημερολογίου του χώρου εργασίας για να στείλετε ένα ραντεβού σε όλους τους προσκεκλημένους. Πολλά προγράμματα θα προειδοποιήσουν τους προσκεκλημένους λίγα λεπτά ή λίγες ημέρες πριν από τη συνάντηση ή θα προσαρμόσουν τις ειδοποιήσεις στις ανάγκες σας.
