Τα καθήκοντα των διοικητικών στελεχών διαφέρουν σημαντικά. Κατά τη διάρκεια των ετών, ο διοικητικός επαγγελματίας έχει προσαρμοστεί στη νέα τεχνολογία: οι υπολογιστές έχουν αντικαταστήσει τις γραφομηχανές και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα φαξ έχουν αντικαταστήσει αλληλογραφία με σαλιγκάρι. Ωστόσο, οι παραδοσιακές επιχειρησιακές επιστολές πρέπει ακόμα να γραφούν κατά καιρούς. Παρά την εμφάνιση της νέας τεχνολογίας, η μέθοδος εντοπισμού συνημμένων και αντιγράφων με επιχειρησιακά γράμματα παραμένει η ίδια.
$config[code] not foundΠληκτρολογήστε την επιχειρησιακή σας επιστολή και αφού ολοκληρωθεί, πατήστε το πλήκτρο "Enter" δύο φορές για να αφήσετε δύο γραμμές κάτω από το μπλοκ υπογραφής ή τη γραμμή αναγνώρισης της επιστολής σας. Ορίστε ή διατηρήστε μια ευθυγραμμισμένη αριστερή ευθυγράμμιση για αυτήν την ενότητα του εγγράφου σας.
Πληκτρολογήστε τη λέξη "Enclosure" ή "Enclosures", ανάλογα με τον αριθμό των συνημμένων που θα συμπεριλάβετε. Η συντομογραφία "Enc." ή "Encs". είναι επίσης αποδεκτή. Πληκτρολογήστε ένα κενό και, στη συνέχεια, τον αριθμό των συνημμένων εάν έχετε περισσότερα από ένα. Για παράδειγμα, η γραμμή σας μπορεί να φαίνεται ως εξής: Encs. 2.
Εναλλακτικά, αν έχετε ένα σημαντικό συνημμένο, μπορείτε να το εντοπίσετε. Πληκτρολογήστε το όνομα του συνημμένου στην ίδια γραμμή. Μπορείτε επίσης να δώσετε οδηγίες στον αποστολέα σε αυτή τη γραμμή. Για παράδειγμα, η γραμμή σας μπορεί να μοιάζει με αυτή: Enc. NDA (προς επιστροφή).
Πατήστε το πλήκτρο "Enter" δύο φορές για να αφήσετε δύο γραμμές κάτω από το μπλοκ περιβλήματος.
Πληκτρολογήστε "cc:", ένα κενό και το πλήρες όνομα ή τα αρχικά του παραλήπτη αντιγραφής. Τοποθετήστε επιπλέον ονόματα ή αρχικά σε ξεχωριστές γραμμές. Μην επαναλαμβάνετε το "cc" σε κάθε γραμμή.
