Πολλές επαγγελματικές συναντήσεις είναι απαραίτητες για την επικοινωνία και τη διαχείριση, σύμφωνα με ένα άρθρο σχετικά με τις "Επιχειρηματικές Μπάλες". Ωστόσο, οι άνθρωποι φοβούνται συναντήσεις που αντιλαμβάνονται ότι είναι αναποτελεσματικές, ανοργάνωτες και απόβλητα χρόνου. Προτού στείλετε την επόμενη πρόσκληση για σύσκεψη, χρησιμοποιήστε μια λίστα ελέγχου για να την προετοιμάσετε. Αυτός ο τύπος εργαλείου συμβάλλει στη βελτιστοποίηση των στόχων της συνάντησης και στον εντοπισμό των απαραίτητων συμμετεχόντων και ενεργειών.
$config[code] not foundΛίστα ελέγχου πριν από τη συνεδρίαση
Οι πιο επιτυχημένοι προγραμματιστές συναντήσεων προ-προγραμματίζουν όλες τις συναντήσεις και τα θέματα πριν να στείλουν προσκλήσεις. Οι δραστηριότητες πριν από τη συνάντηση περιλαμβάνουν την επιλογή μιας κατάλληλης ημέρας και ώρας για συνάντηση, κράτηση της θέσης της συνεδρίασης (όπως αίθουσα συσκέψεων, αίθουσα εκδηλώσεων ή ιδιωτικό εστιατόριο) και αποφασίζοντας ποιος πρέπει να είναι στη συνεδρίαση. Πολλές συνεδριάσεις απομακρύνονται απλά χωρίς να έχουν σημαντικούς υπεύθυνους λήψης αποφάσεων στο τραπέζι ή με υπερβολικά πολλούς από τους συμμετέχοντες που διαφωνούν, οι οποίοι απομακρύνονται από το κύριο θέμα. Άλλα σημαντικά στοιχεία για τον κατάλογο ελέγχου πριν από τη συνεδρίαση είναι η ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων, με χρονικές περιόδους για κάθε τμήμα ή θέμα της συνεδρίασης. όλα τα εργαλεία παρουσίασης, συμπεριλαμβανομένων των συνδέσεων με φορητούς υπολογιστές, και μεσημεριανό ή αναψυκτικά. Οι περισσότεροι υπεύθυνοι σχεδιασμού συναντήσεων ορίζουν και αυτή τη στιγμή έναν σημειωτή της συνάντησης.
Λίστα ελέγχου συναντήσεων
Όταν ξεκινήσει η σύσκεψη, οι πιο αποτελεσματικοί ηγέτες συσκέψεων χρησιμοποιούν μια λίστα ελέγχου για να διασφαλίσουν ότι δεν παραλείπονται ή ξεχαστούν στοιχεία της ατζέντας. Τα στοιχεία της λίστας ελέγχου περιλαμβάνουν την κλήση των συμμετεχόντων στη συνάντηση, την επισκόπηση των σημειώσεων της τελευταίας συνάντησης και τον καθορισμό της ημερήσιας διάταξης της τρέχουσας συνεδρίασης. Οι περισσότερες ημερήσιες διατάξεις του συνεδρίου περιλαμβάνουν τον ορισμό ενός προβλήματος, την ανταλλαγή ιδεών για λύσεις, την ψηφοφορία επί λύσεων και την επίλυση του προβλήματος. Πολλοί ηγέτες συσκέψεων περιλαμβάνουν θέματα όπως "φροντίστε να ζητάτε και να λαμβάνετε γνώμες από όλους τους συμμετέχοντες", ειδικά όταν έχουν άλλους φωνητικούς, φιλόδοξους συμμετέχοντες. Βεβαιωθείτε ότι συζητήσατε τα επόμενα βήματα πριν τελειώσει η σύσκεψη.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΣτοιχεία λίστας ελέγχου μετά τη συνάντηση
Υπάρχουν συνήθως αρκετές ενέργειες που πρέπει να γίνουν μετά από μια συνάντηση και ένας κατάλογος ελέγχου συνάντησης μπορεί να σας βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι τίποτα δεν ξεχνιέται ή παραβλέπεται. Ορισμένα από τα στοιχεία της λίστας ελέγχου μετά τη συνάντηση μπορεί να περιλαμβάνουν την πληκτρολόγηση των σημειώσεων της συνάντησης, τη διανομή των σημειώσεων και την παρακολούθηση των επόμενων βημάτων. Ορισμένα στοιχεία του επόμενου βήματος μπορεί να περιλαμβάνουν την πιο εμπεριστατωμένη διερεύνηση των θεμάτων, τη συνάντηση με πρόσθετους μετόχους ή τον καθορισμό ημερομηνίας για μια συνέλευση παρακολούθησης. Άλλα παραδείγματα τέτοιων ειδών δημιουργούν μια ομάδα εργασίας, ανατροφοδοτούν τα σχόλια των συμμετεχόντων και κοινοποιούν οποιεσδήποτε σημαντικές αποφάσεις στην υπόλοιπη εταιρεία.
