Έγραψα στην τελευταία μου στήλη για τον νέο αναγνώστη e-Book του Amazon Kindle και είπε:
$config[code] not found"Όλοι έχουμε αγωνία να περιμένουμε να γίνουν πραγματικότητα οι προβλέψεις για το χαρτί χωρίς χαρτί, όμως αυτή η υπόσχεση φαίνεται να είναι μια αυταπάτη που είναι πιο απροσδόκητη από ποτέ."
Αλλά ίσως το γραφείο χωρίς χαρτιά βρίσκεται στο προσκήνιο. Ναι, άκουσα αυτούς που συνεχίζουν να λένε ότι το γραφείο χωρίς χαρτιά είναι ακόμα ένα όνειρο. Αλλά νομίζω ότι το κλειδί εδώ είναι να επιδιώξουμε και να εργαστούμε προς την κατεύθυνση της προόδου να απαλλαγούμε από χαρτί, όχι την τελειότητα στην επίτευξη αυτού του τελικού στόχου. Το σωστό σύστημα διαχείρισης δεδομένων μπορεί να συνδυάσει την πρακτικότητα του χαρτιού με την ταχύτητα των νέων πληροφοριών και τεχνολογίας.
Ως επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, θέλουμε να εξαλείψουμε το μέγεθος του χαρτιού που χρησιμοποιούμε επειδή απαιτεί απλά πάρα πολύ χρόνο (και χρήματα) για την παραγωγή, οργάνωση και ανάκτηση. Κάτι τέτοιο θα μπορούσε απλά να σώσει την εταιρεία σας πολλά χρήματα, και να σας βοηθήσει να κάνετε περισσότερα χρήματα επίσης.
Με τον σημερινό πολλαπλασιασμό των πληροφοριών, πρέπει να κάνουμε τις πληροφορίες διαθέσιμες στον εαυτό μας και στους άλλους με την ταχύτητα του σημερινού κόσμου.
Ρίξτε μια ματιά στον τρόπο με τον οποίο χειρίζονται το χαρτί και τα αρχεία στην επιχείρησή σας.
Εάν είσαι σαν εμένα, θα ήμουν τόσο τολμηρός που θα πρότεινα ότι αυτό που θα βρεις δεν θα σε κάνει ευτυχισμένο.
Μπορεί να έχετε το πιο οργανωμένο γραφείο στον κόσμο, όμως ο χρόνος που χρειάζεται για να συστηματοποιήσετε την τήρηση αρχείων και να διατηρήσετε αυτή τη μέθοδο οργάνωσης μεταφράζεται σε πραγματικά δολάρια - ώρες που θα μπορούσαν να δαπανηθούν για Ε & Α και μάρκετινγκ.
Χρησιμοποιείτε ένα σύστημα "πασσάλων" αρχειοθέτησης, κρατώντας τα πράγματα σε τακτοποιημένους σωρούς, ώστε να γνωρίζετε ακριβώς πού είναι όλα; Σκεφτείτε τη σωματική ακαταστασία που προκαλεί αυτό, καθώς και την ενοχή που αισθάνεστε γιατί πάντα αισθάνεστε την ανάγκη να «περάσετε» αυτούς τους σωρούς - για να εξασφαλίσετε, τουλάχιστον, ότι δεν έχετε ξεχάσει κάτι.
Εάν τα αρχεία χάρτου βυθίζουν το γραφείο σας, η "χωρίς χαρτί" μπορεί να είναι μια καλή επιλογή. Αλλά τι, ακριβώς, σημαίνει ότι δεν πρόκειται για χαρτί για την επιχείρησή σας; Περιλαμβάνει την απόφαση να το κάνει και να μην γυρίσει πίσω. Σημαίνει ότι όλα τα αρχεία αυτά θα σαρωθούν στον υπολογιστή και θα εκπαιδευτεί το προσωπικό για να χρησιμοποιήσει τα ψηφιακά αρχεία.
Τώρα, αυτά τα έγγραφα που έπρεπε να αποστέλλονται από έναν συνεργάτη σε άλλο ή από την επιχείρησή σας σε έναν πελάτη ή προοπτική πελάτη μπορούν να προβληθούν οπουδήποτε χρειάζονται. Η επιχείρησή σας μπορεί να εξοικονομήσει πολλές ώρες και ατελείωτα δολάρια στην παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα μόνο.
Η πραγματικότητα είναι ότι το γραφείο σας θα χρησιμοποιεί πάντα χαρτί. Ο όρος «χωρίς χαρτί» είναι πολύ υψηλός από ένα πρότυπο για την επίτευξη. Μερικοί άνθρωποι πρέπει να εκτυπώσουν τα πράγματα έξω για να τα διαβάσουν. Θα εκτυπώσετε τα πράγματα για να μεταφέρετε μαζί σας και να δείξετε σε άλλους ανθρώπους. Όχι κάθε παρουσίαση μπορεί να προσαρμοστεί στο PowerPoint. Δεν θα ξεφορτωθείτε αυτούς τους εκτυπωτές.
Αλλά θα απαλλαγείτε από τα γραφεία αρχειοθέτησης, ή τουλάχιστον μερικά από αυτά, καθώς σαρώσετε τα αρχεία στον υπολογιστή σας και δημιουργείτε νέα αρχεία στον υπολογιστή και την ανάγκη να οργανώνετε συνεχώς τα αρχεία αυτά.
Εδώ είναι 4 πράγματα που πρέπει να εξετάσετε όταν πηγαίνετε χωρίς χαρτί:
1. Κατά τη σάρωση αρχείων, ένας ζωτικής σημασίας σαρωτής εγγράφων είναι ζωτικής σημασίας.
2. Κατά την αποθήκευση αρχείων, ο καλύτερος και πιο παγκοσμίως αποδεκτός τρόπος είναι σε μορφή PDF ή φορητή μορφή εγγράφων. Αυτή είναι μια σταθερή μορφή που διατηρεί το αρχείο που φαίνεται ακριβώς όπως φαινόταν σε χαρτί. Μπορεί να διαβαστεί στο διαδίκτυο ή να εκτυπωθεί, να πάρει λίγο χώρο και είναι εύκολο να δημιουργηθεί με το λογισμικό που διατίθεται από την Adobe.
3. Αν ψηφιοποιείτε τα αρχεία σας, θα χρειαστείτε ένα σκληρό δίσκο αφιερωμένο στην κατοχή του νέου "αρχειοθήκης" και ένα καλό σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων. Τεχνικοί επαγγελματίες προτείνουν δύο φορητούς σκληρούς δίσκους. Μπορείτε να επιστρέψετε το ένα στο άλλο την εβδομάδα και να πάρετε το αντίγραφο ασφαλείας σε μια θέση εκτός τόπου, όπως ένα τραπεζικό κατάστημα.
4. Αν δεν έχετε τους υπολογιστές σας σε ένα τοπικό δίκτυο (LAN), θα πρέπει να συνδεθούν ώστε όλοι να έχουν πρόσβαση στα αρχεία. Η εγκατάσταση ενός ασύρματου δικτύου κοστίζει περίπου 25-50 δολάρια ανά υπολογιστή, συν $ 75-100 δολάρια για το "hub" ή κεντρικό δρομολογητή για τέσσερις υπολογιστές.
Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν έχουν κανένα πρόβλημα να βλέπουν τα ψηφιακά αρχεία και να τα διατηρούν. Αυτό που εσείς και οι υπάλληλοί σας ίσως έχετε πρόβλημα είναι να συνηθίσετε στο νέο σύστημα διαχείρισης αρχείων και πληροφοριών. Πάρτε όλους στο πλοίο όσον αφορά τα πρωτόκολλα αρχείων. Πώς πρέπει να επισημαίνονται οι κατάλογοι; Πώς πρέπει να ονομάζονται αρχεία; Είναι σημαντικό ο καθένας να χρησιμοποιεί τα ίδια πρότυπα. Αποφασίστε ποια θα είναι αυτά και να εκτυπώσετε αντίγραφα για όλους. Κάντε ένα αντίγραφο διαθέσιμο στο δίκτυο της εταιρείας.
Η μετάβαση σε χαρτί είναι θέμα επιλογής: είναι ένας συνειδητός τρόπος ζωής και μια απόφαση στυλ εργασίας. Εκείνο που, όταν είναι απόλυτα αφοσιωμένο, μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα, την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητά σας, καθώς και να μειώσει την ποσότητα αποβλήτων που παράγει ο καθένας μας.
Έχετε αποφασίσει να πάτε χωρίς χαρτί;
* * * * *
