Ο ρόλος των διοικητικών βοηθών είναι να υποστηρίζουν το επαγγελματικό προσωπικό ώστε να μπορούν να εκτελούν τα καθήκοντά τους αποτελεσματικά. Είτε σε κυβερνητικούς, επιχειρηματικούς ή μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, οι διαχειριστές κρατούν το γραφείο βουητό, φροντίζοντας τα απαραίτητα, όπως τα χαρτιά και τα αρχεία ηλεκτρονικών υπολογιστών. Συνήθως εκτελούν επίσης κάποια διοικητικά καθήκοντα, αλλά τα συγκεκριμένα καθήκοντα εξαρτώνται από το επίπεδο της εργασίας και τον τύπο του γραφείου.
$config[code] not foundΟι καθημερινές ευθύνες
Οι διοικητικοί βοηθοί εκτελούν καθήκοντα όπως η διοργάνωση συναντήσεων, ο προγραμματισμός ραντεβού, η τήρηση του ημερολογίου γραφείου, η απάντηση σε τηλεφωνήματα και η επεξεργασία αλληλογραφίας. Διατηρούν αρχεία γραφείου και βάσεις δεδομένων και δημιουργούν υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις. Συχνά, οι ευθύνες τους περιλαμβάνουν επίσης την αγορά προμηθειών και τη διαχείριση του χώρου εφοδιασμού.
Τα καθήκοντα εξυπηρέτησης πελατών περιλαμβάνουν την παραλαβή επισκεπτών γραφείων και την παραλαβή της βοήθειας που χρειάζονται.
Πρόσθετες υποχρεώσεις
Το άλλο έργο των διοικητικών βοηθών εξαρτάται συχνά από τη συγκεκριμένη βιομηχανία. Σε νομικά γραφεία, οι διαχειριστές βοηθούν στην προετοιμασία νομικών εγγράφων, ενώ στα ιατρικά γραφεία νομολογούν ασφαλιστικές εταιρείες. Στα σχολικά γραφεία, η διατήρηση των αρχείων σπουδών και η επικοινωνία με τους γονείς είναι μεταξύ των καθηκόντων τους.
Το επίπεδο και ο τίτλος θέσης εργασίας καθορίζουν πόση ευθύνη φέρει ένας διοικητικός βοηθός. Οι διαχειριστές σε επίπεδο εισόδου επικεντρώνονται σε λειτουργίες γραφείου και σε βασικά καθήκοντα υπολογιστών, αλλά οι ανώτεροι διαχειριστές με προηγμένες δεξιότητες στον υπολογιστή συνήθως αναλαμβάνουν διοικητικά καθήκοντα, συμπεριλαμβανομένης της εποπτείας υπαλλήλων γραφείου και της κατάρτισης νέων στελεχών. Οι διοικητικοί βοηθοί των στελεχών μπορούν επίσης να πραγματοποιούν έρευνες, να γράφουν αναφορές, να λαμβάνουν πρακτικά σε συναντήσεις, να εποπτεύουν άλλους διαχειριστές και να πραγματοποιούν ρυθμίσεις ταξιδιού.
Γνώση και δεξιότητες
Η οργανωτική ικανότητα είναι απαραίτητη επειδή η κύρια εργασία του διαχειριστή είναι να διατηρεί τα αρχεία γραφείων και να παρακολουθεί τις συναντήσεις και τα ραντεβού. Οι διαχειριστές πρέπει επίσης να είναι σε θέση να επικοινωνούν καλά στα αγγλικά προφορικά και γραπτώς και να εκτελούν έρευνα στο Internet. Η εργασία απαιτεί επάρκεια στον εξοπλισμό γραφείου, συμπεριλαμβανομένων υπολογιστών, φωτοτυπικών μηχανημάτων, τηλεφωνικών συστημάτων, φαξ και εξοπλισμού τηλεδιάσκεψης.
Ανάλογα με τη θέση και τη βιομηχανία, οι διαχειριστές χρειάζονται επάρκεια με διάφορα προγράμματα ηλεκτρονικού υπολογιστή, όπως λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, λογιστικής, βάσης δεδομένων, υπολογιστικού φύλλου και επεξεργασίας κειμένου.
Προκριθείτε για την εργασία
Οι διοικητικοί βοηθοί χρειάζονται ελάχιστο δίπλωμα γυμνασίου το οποίο περιλαμβάνει μαθήματα πρακτικής γραφείου και λογισμικό ηλεκτρονικών υπολογιστών. Η πρόσθετη κατάρτιση στα αγγλικά και τις δεξιότητες πληροφορικής είναι χρήσιμη και πολλοί διαχειριστές έχουν πάρει κάποια τεχνικά μαθήματα σχολών ή κολλεγίων ή έχουν πτυχίο συνεργατών. Οι εργοδότες επίσης συνήθως εκπαιδεύουν νέους μισθωτές στις διαδικασίες γραφείου τους και το λεξιλόγιο της συγκεκριμένης επιχείρησης - για παράδειγμα, το νομικό λεξιλόγιο.
Οι διαχειριστές μπορούν να αποκτήσουν εκούσια πιστοποίηση από τη Διεθνή Ένωση Επαγγελματιών Διοικητικών Υπηρεσιών. Η πιστοποίηση απαιτεί από δύο έως τέσσερα χρόνια εμπειρίας, ανάλογα με την εκπαίδευση ενός διαχειριστή, και οι υποψήφιοι πρέπει επίσης να περάσουν μια εξέταση.
