Οι απάτες στις πληρωμές μέσω επιχειρήσεων δεν δείχνουν σημεία υποβάθμισης.
Μια επιρροή στην απάτη λογαριασμών
Στην πραγματικότητα, σύμφωνα με πρόσφατη μελέτη που ανέφερε η AccuImage, ένας πάροχος λύσεων λογισμικού και υπηρεσιών που βοηθούν τις επιχειρήσεις να αυτοματοποιήσουν τη ροή εγγράφων τους, η απάτη πληρωμών B2B έχει αυξηθεί σε εθνικό επίπεδο.
Παρά τα στελέχη επιχειρήσεων και τους οικονομικούς υπαλλήλους που ψάχνουν ξέφρενα για μια λύση για να περιορίσουν την αύξηση των πληρωτέων απάτης, η μελέτη διαπιστώνει ότι περισσότερα από τα τρία τέταρτα των επιχειρήσεων χτυπήθηκαν τον περασμένο χρόνο.
$config[code] not found"Υπάρχουν πολλοί τρόποι απάτης στους λογαριασμούς πληρωτέους", λέει ο Larry Bennett, Διευθύνων Σύμβουλος της AccuImage, σε δήλωσή του, "όλα από τη δημιουργία ψευδών τιμολογίων για τον έλεγχο της απάτης".
Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων πρέπει να γνωρίζουν αυτή την ανησυχητική τάση και να λαμβάνουν τις απαραίτητες προφυλάξεις.
2018 Αποτελέσματα της Έρευνας για την Απάτη των Πληρωμών της AFP
Σύμφωνα με τον προμηθευτή λύσεων διαχείρισης εγγράφων και απεικονίσεων της Santa Clara, που βασίζεται στην Καλιφόρνια, η αύξηση των ποσοστών απάτης στις πληρωμές απαιτεί, μεταξύ άλλων, τη δημιουργία ψηφιακών λογαριασμών πληρωτέων συστημάτων που θα βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να μειώσουν τις πιθανότητες απάτης στις πληρωμές.
Η εταιρία για τη διαχείριση εγγράφων και τις λύσεις απεικόνισης αναφέρεται στην ετήσια μελέτη του 2018 που δημοσιεύθηκε από την Ένωση για τους Οικονομικούς Επαγγελματίες (AFP), η οποία αναφέρει ότι η απάτη στις πληρωμές έχει γίνει πιο εξελιγμένη. Αυτό, ακόμη περισσότερο καθώς περισσότερες επιχειρήσεις επενδύουν σε μεγάλο βαθμό σε μέτρα ασφαλείας.
Στην έρευνα για την καταπολέμηση της απάτης και του ελέγχου πληρωμών του AFP του 2018, στην οποία συμμετείχαν περίπου 700 επαγγελματίες του χρηματοπιστωτικού τομέα και του χρηματοπιστωτικού τομέα, η AFP αναφέρει ότι ο βασικός στόχος για απάτες πληρωμών είναι έλεγχοι. Αυτό ακολουθείται από συμβιβασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις, το οποίο αποτελεί αυξανόμενη ανησυχία. Άλλοι στόχοι είναι η απάτη καλωδίων και η απάτη με εταιρικές κάρτες.
"Είναι ανησυχητικό το γεγονός ότι το ποσοστό της απάτης στις πληρωμές έχει φθάσει σε υψηλά επίπεδα παρά τις επανειλημμένες προειδοποιήσεις", δήλωσε ο Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της AFP Jim Kaitz. "Εκτός από την εξαιρετική επαγρύπνηση, οι επαγγελματίες του χρηματοπιστωτικού τομέα και των χρηματοπιστωτικών ιδρυμάτων θα χρειαστεί να προβλέψουν τις απάτες και να είναι προετοιμασμένοι να αποτρέψουν αυτές τις επιθέσεις".
Κορυφαίοι τρόποι εντοπισμού και πρόληψης της απάτης στις πληρωμές
Το AccuImage προσφέρει μερικές χρήσιμες συμβουλές για τον εντοπισμό και την πρόληψη της απάτης στις πληρωμές στον οργανισμό σας:
- Δημιουργήστε διαδρομές ελέγχου, διαθέτετε προσωπικό με σαφείς περιγραφές θέσεων εργασίας και διαιρέσεις καθηκόντων και χρησιμοποιείτε ψηφιακές διαδικασίες που δεν βασίζονται σε χαρτί.
- Παρακολουθήστε αιτήματα για διπλές πληρωμές. Τα διπλότυπα τιμολόγια μπορούν να συμβούν συχνότερα από αυτά που πραγματοποιήθηκαν. Να προσέχετε πάντα.
- Ένας σημαντικός έλεγχος που πρέπει να τεθεί σε εφαρμογή για την πρόληψη της απάτης εξασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι δεν έχουν περισσότερη εξουσία από την ανάγκη για την εκτέλεση των καθηκόντων του ρόλου τους.
- Δημιουργήστε ισχυρή διαδικασία ολοκλήρωσης μεταξύ Προμηθειών και Λογαριασμών. Η ισχυρή ενοποίηση των διαδικασιών μεταξύ του λογαριασμού πληρωμής και της προμήθειας διασφαλίζει ότι τα αγαθά ή οι υπηρεσίες παραγγέλλονται σύμφωνα με την πολιτική αγοράς και ότι λαμβάνονται καταλλήλως πριν καταβληθεί το τιμολόγιο.
- Χρησιμοποιήστε δεδομένα για να αποκαλύψετε τις τάσεις των τιμολογίων προμηθευτών. Οι οργανώσεις που είναι πλούσιες σε δεδομένα μπορούν να αναγνωρίσουν υπερπληρωμές στους προμηθευτές τους παρακολουθώντας τις τάσεις στις επιδόσεις του προμηθευτή ή τις δαπάνες προμηθευτή. Οι οργανισμοί μπορούν να υιοθετήσουν μια πιο προορατική προσέγγιση για την αποτροπή διπλών πληρωμών καθορίζοντας παραμέτρους που προσδιορίζουν δυνητικά δόλια τιμολόγια και δρομολογώντας αυτά τα τιμολόγια σε κάποιον για έλεγχο.
"Ένα ασφαλές σύστημα ψηφιοποίησης λογαριασμών θα συμβάλει στη μείωση της απάτης, καθώς και σε όλα τα πληρωτέα σφάλματα αλληλεπίδρασης και ασυμφωνίες", τονίζει ο Bennett, του οποίου η εταιρεία επεξεργασίας εγγράφων δραστηριοποιείται από το 1988.
Φωτογραφία μέσω Shutterstock
1
