Οι βοηθοί των γραφείων εργάζονται σε διάφορους χώρους εργασίας σε πολλές διαφορετικές βιομηχανίες. Η πραγματική εργασία ποικίλλει ανάλογα με το πού εργάζεται το άτομο και τις εργασίες που απαιτούνται σε αυτό το γραφείο. Ο βοηθός γραφείου διαδραματίζει υποστηρικτικό ρόλο στην εξασφάλιση της ομαλής λειτουργίας των καθημερινών δραστηριοτήτων ενός γραφείου. Αυτό περιλαμβάνει τη διαχείριση ενός ποικίλου συνόλου καθηκόντων καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας και την επίβλεψη του χρονοδιαγράμματος του προϊσταμένου. Σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικών Εργασίας, ο μέσος μισθός βοηθού γραφείου ανήλθε σε 35.330 δολάρια το 2012.
$config[code] not foundΚαθημερινή Πράξη Ζογκλέγκ
Η καθημερινή εργασία ενός βοηθού γραφείου περιλαμβάνει εστίαση σε μια ποικιλία καθηκόντων καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Αυτό περιλαμβάνει χαιρετισμό άλλων στο τηλέφωνο ή προσωπικά, εξέταση της επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή των σημειώσεων και διαχείριση των εσωτερικών βάσεων δεδομένων. Καθώς ο βοηθός γραφείου καλωσορίζει τους καλούντες, μπορεί να λάβει μηνύματα για μη διαθέσιμα μέλη του προσωπικού. Καθώς οι άλλοι δημιουργούν έγγραφα, ο βοηθός γραφείου τους διορθώνει για να εξασφαλίσει ότι είναι επαγγελματίες και ακριβείς. Οι αλλαγές στις εσωτερικές βάσεις δεδομένων, όπως οι πληροφορίες επικοινωνίας με τους πελάτες, προωθούνται στον βοηθό γραφείου ο οποίος στη συνέχεια ενημερώνει τη βάση δεδομένων. Όταν μειώνονται τα αποθέματα εφοδιασμού, ο βοηθός γραφείου παραγγέλλει πρόσθετες προμήθειες. Όταν απαιτείται η επισκευή ή η συντήρηση του εξοπλισμού γραφείου, επικοινωνεί με την εταιρεία επισκευών. Μερικές φορές, οι ευθύνες της την απομακρύνουν από το γραφείο για να εκτελέσουν επαφές που σχετίζονται με την εργασία, όπως πακέτα αποστολής ή λήψη αναψυκτικών συνάντησης.
Φύλακας του αφεντικού
Σε πολλά γραφεία, ο βοηθός γραφείου εργάζεται για έναν συγκεκριμένο διευθυντή και ενεργεί ως σύνδεσμος μεταξύ των εργαζομένων και του συγκεκριμένου προσώπου. Οι συνάδελφοι επικοινωνούν απευθείας με τον βοηθό γραφείου όταν χρειάζονται πληροφορίες από αυτόν τον διαχειριστή. Σε πολλές περιπτώσεις, μπορεί να απαντήσει σε αυτά τα αιτήματα χωρίς να διακόψει τον διευθυντή του. Ο βοηθός του γραφείου διατηρεί το χρονοδιάγραμμα του διευθυντή του, υπενθυμίζει της τα επερχόμενα ραντεβού και αναπρογραμματίζει όταν προκύπτουν συγκρούσεις.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΠοιότητες για την επιτυχία
Οι βοηθοί των γραφείων χρησιμοποιούν ποικίλες δεξιότητες στο ρόλο τους. Συνεργάζονται με διάφορους ανθρώπους και προσωπικότητες, έτσι χρειάζονται εξαιρετικές διαπροσωπικές δεξιότητες. Οι γραπτές και λεκτικές επικοινωνιακές δεξιότητες τους επιτρέπουν να εξαλείφουν παρεξηγήσεις είτε μιλάνε με άλλους είτε στέλνοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σημειώσεις. Οι δεξιότητες οργάνωσης, μαζί με την ικανότητα ιεράρχησης, επιτρέπουν στον βοηθό του γραφείου να διαχειρίζεται την ποικιλία των καθηκόντων που απαιτούνται καθημερινά. Επιπλέον, η ευελιξία επιτρέπει στον βοηθό γραφείου να προσαρμόζεται στις μεταβαλλόμενες προτεραιότητες.
Εκπαίδευση και ιστορικό
Η ελάχιστη εκπαίδευση που απαιτείται για έναν βοηθό γραφείου είναι ένα δίπλωμα γυμνασίου. Το πτυχίο του συνεργάτη στην επιχείρηση προσθέτει όμως ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην αγορά εργασίας. Οι περισσότερες εταιρείες χρειάζονται βοηθούς γραφείου για να έχουν δεξιότητες πληροφορικής, όπως η επάρκεια στα προγράμματα γραφείου της Microsoft, εξοικείωση με λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εμπειρία με προγράμματα βάσεων δεδομένων. Αυτές οι δεξιότητες μπορούν να αποκτηθούν μέσω προγραμμάτων κατάρτισης σε ένα κολέγιο της κοινότητας ή μέσω εμπειρίας με το λογισμικό.
2016 Πληροφορίες για τους μισθούς των γραμματέων και των διοικητικών βοηθών
Οι γραμματείς και οι διοικητικοί βοηθοί κέρδισαν ένα μέσο ετήσιο μισθό ύψους 38.730 δολαρίων το 2016, σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικής Εργασίας των ΗΠΑ. Στο χαμηλό τέλος, οι γραμματείς και οι διοικητικοί βοηθοί κέρδισαν 25ο εκατοστημόριο μισθό ύψους 30.500 δολαρίων, δηλαδή 75 τοις εκατό κέρδισαν περισσότερο από αυτό το ποσό. Ο μισθός του 75ου εκατοστημορίου είναι $ 48.680, δηλαδή 25% κερδίζουν περισσότερα. Το 2016, 3.990.400 άτομα απασχολήθηκαν στις Η.Π.Α. ως γραμματείς και διοικητικοί βοηθοί.
