Η τήρηση αρχείων αποτελεί ουσιαστικό στοιχείο πολλών τύπων επιχειρήσεων σήμερα. Είτε εργάζεστε σε ιατρικό γραφείο, πανεπιστήμιο, νομική εταιρεία ή άλλο θεσμικό όργανο, η διαχείριση των εντύπων που διατηρούν αυτές τις επιχειρήσεις είναι συχνά μια εργασία πλήρους απασχόλησης από μόνη της. Κατά καιρούς, το ποσό της γραφειοκρατίας που παράγεται από τον οργανισμό μπορεί να φαίνεται συντριπτικό. Τα κοινά προβλήματα που αντιμετωπίζει η διαχείριση των αρχείων μπορεί να μετριαστούν με την ύπαρξη συστημάτων που να τα χειρίζονται.
$config[code] not foundΑπώλεια αρχείων
Τα χαμένα αρχεία μπορεί να κυμαίνονται από μια μικρή ελάττωση για τις επιχειρήσεις σε μια τεράστια ταλαιπωρία που απαιτεί μήνες, ή ακόμα και χρόνια, για την επίλυση. Για παράδειγμα, αν οι πελάτες ζητούν τακτικά έγγραφα από την εταιρεία και δεν είστε σε θέση να τους προσφέρετε εγκαίρως (ή καθόλου), κινδυνεύετε να χάσετε την επιχείρησή σας στο μέλλον. Εάν απαιτούνται σημαντικά αρχεία για ένα νομικό ζήτημα, όπως η υπεράσπιση της επιχείρησης ενάντια σε μια δίκη, η μη παροχή των κατάλληλων εγγράφων μπορεί να κοστίσει τεράστια χρηματικά ποσά ή ακόμη και να σημαίνει πλήρη διάλυση της επιχείρησης. Ένας τρόπος για να αποφύγετε την απώλεια αρχείων είναι να έχετε μια λεπτομερή διαδικασία οργάνωσης και αποθήκευσης.
Εγγραφή Οργάνωση
Η σωστή οργάνωση αρχείων είναι ένας από τους ακρογωνιαίους λίθους της καλής διαχείρισης αρχείων. Τυπικά, οι εταιρείες οργανώνουν αρχεία χρονολογικά ανά έτος και στη συνέχεια αλφαβητικά σύμφωνα με το όνομα του πελάτη. Εκτός από τα έντυπα αντίγραφα των αρχείων της εταιρείας σας, η ηλεκτρονική αποθήκευση είναι μια βιώσιμη επιλογή που εξοικονομεί τόσο χώρο όσο και χρόνο που η επιχείρησή σας μπορεί να θέσει σε άλλες χρήσεις. Ωστόσο, ακόμη και αν επιλέξετε να αποθηκεύσετε την πλειοψηφία των πολύτιμων αρχείων στους υπολογιστές του οργανισμού σας, τα έντυπα αντίγραφα έχουν τη θέση τους στην αποθήκευση και οργάνωση αρχείων. Τα πρωτότυπα έγγραφα, όπως αυτά με συμβολαιογραφικές υπογραφές, πρέπει συχνά να φυλάσσονται για ένα ορισμένο αριθμό ετών ή, μερικές φορές, επ 'αόριστον.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΑποθήκευση καταγραφής
Ανάλογα με το είδος της επιχείρησης για την οποία διατηρείτε αρχεία, καθώς και για πόσο καιρό η επιχείρηση έχει λειτουργήσει, μπορεί να βρείτε τον εαυτό σας να τρέχει έξω από το χώρο για όλα τα ντουλάπια αρχείων αξίας των μορφών που πρέπει να κρατήσετε. Μία πιθανή λύση στο πρόβλημα αυτό δεν είναι η διατήρηση οποιωνδήποτε εξωτερικών αρχείων. Εξετάστε πόσο καιρό χρειάζεται η επιχείρησή σας για να έχει αυτές τις μορφές στο χέρι. Για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς, η πλειοψηφία των εγγράφων μπορεί να διατεθεί μετά από συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, σύμφωνα με τις οδηγίες της Εσωτερικής Υπηρεσίας Φορολογίας (IRS), ανάλογα με τον τύπο της καταγγελίας που κατατέθηκε (βλ. Διαφορετικές επιχειρήσεις, όπως τα νομικά και ιατρικά γραφεία, υποχρεούνται να διατηρούν πληροφορίες για τους πελάτες τους μόνο για ορισμένο αριθμό ετών, ανάλογα με την κατάσταση στην οποία λειτουργούν. Μια άλλη λύση είναι η αποθήκευση αρχείων σε ξεχωριστή εγκατάσταση, όπως μια μονάδα αποθήκευσης ενοικίου. Με αυτόν τον τρόπο, δεν καταλαμβάνουν πολύτιμο χώρο στις εγκαταστάσεις της επιχείρησής σας, που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε για να εκτελέσετε την οργάνωση. Λάβετε, ωστόσο, υπόψη ότι αυτές οι μονάδες μπορεί να είναι δαπανηρές ανάλογα με τον αριθμό των εγγραφών που πρέπει να αποθηκεύσετε.
