Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι ένας γρήγορος και αποτελεσματικός τρόπος για να διατηρείτε επαφή με τους συναδέλφους σας, αλλά η λανθασμένη χρήση δεν είναι μόνο αντιεπαγγελματική, μπορεί να σας κοστίσει η δουλειά σας. Μερικές συμβουλές μπορούν να σας βοηθήσουν να διατηρήσετε την επαγγελματική εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ξεκινήστε απευθυνόμενοι στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στον παραλήπτη χρησιμοποιώντας τον κατάλληλο τίτλο, δηλ. Αγαπητέ κύριε κ. Κυρία κα Δρ. Κτλ. Η έλλειψη τυπικότητας είναι το πιο συνηθισμένο λάθος. Ανεξάρτητα από το μέσο επικοινωνίας, κάποια εθιμοτυπία είναι απαραίτητη. Αν απευθυνθήκατε στον παραλήπτη με τον τυπικό του τίτλο αυτοπροσώπως, το κάνετε και στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
$config[code] not foundΕάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παραδίδεται σε πολλούς παραλήπτες, μπορείτε να αντικαταστήσετε Αγαπητοί Κύριοι, Κυρίες, Κύριοι, Προσωπικό (Όνομα Εταιρείας) κ.λπ.
Περάστε μια γραμμή και εισαγάγετε τα περιεχόμενά σας - τη δήλωση πληροφοριών που αναφέρεται στο άρθρο. Αυτό δεν πρέπει ποτέ να περιέχει αργκό, βλακεία, γυμνό, σαρκασμό, αστεία, υποβάθμιση ενός ατόμου ή οποιαδήποτε άλλη πληροφορία που μπορεί να θεωρηθεί ως προσβολή σε κανέναν.
Κρατήστε το μήνυμά σας απευθείας και προς το σημείο. Βασιστείτε στα γεγονότα, όχι στα συναισθήματα.
Μην ξεχνάτε ποτέ ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταφέρονται εύκολα. Ακόμη και αν οι παραλήπτες που προτίθενται δεν διαβιβάζουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ορισμένες εταιρείες παρακολουθούν αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν γνωρίζει τον χρήστη του υπολογιστή. Επίσης, όταν υπάρχει κάτι εκτυπωμένο, είτε ηλεκτρονικά είτε όχι, μπορεί να γίνει αναφορά για ένα μη καθορισμένο χρονικό διάστημα. Ένας φιλικός παραλήπτης σήμερα μπορεί να είναι αντίπαλος αύριο.
Περάστε μια γραμμή και κλείστε με μια σωστή υπογραφή. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει το ονοματεπώνυμό σας, το όνομα της εταιρείας σας, το τμήμα, αν ισχύει, τη διεύθυνση της εταιρείας και πληροφορίες τηλεφωνικών επαφών.
Παράδειγμα:
Τις καλύτερες ευχές;
John Smith, συντάκτης ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Λος Άντζελες, CA 92567 Τηλέφωνο: (213) 456-7485 Cell: (213) 654-8768
Στη γραμμή θέματος, επικολλήστε τον τίτλο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατάλληλα ώστε να είναι εύκολα αναγνωρίσιμος.
Πάντα έλεγχος ορθογραφίας! Τα λάθη ορθογραφίας αντικατοπτρίζουν κακώς τον συγγραφέα.
Διορθώνω τυπογραφικά δοκίμια. Στη συνέχεια, αφήστε το να καθίσει για 20 λεπτά ή όσο το δυνατόν περισσότερο και ξαναδοκιμάστε ξανά. Εάν ένα σημαντικό θέμα ή θέμα έχει αντιμετωπιστεί, έχετε ένα άλλο ατομικό διόρθωση πριν αποστείλετε στους παραλήπτες.
Είναι πολύ εύκολο να χτυπήσετε το κουμπί αποστολής, αλλά ελέγξτε την επιθυμία, καθώς μόλις στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν μπορείτε να διορθώσετε λάθη.
Μην χρησιμοποιείτε τα emoticons, όσο χαριτωμένα φαίνονται.
Επίσης, αποφύγετε τη χρήση πολλών χρωμάτων. Προσπαθήστε να διατηρήσετε τα χρώματα σε δύο μέγιστα ανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πάντα ο ίδιος ο BCC (Blind Carbon Copy), ώστε να έχετε αντίγραφα της αλληλογραφίας σας, ακόμη και αν το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας αποθηκεύει αυτόματα αντίγραφα των αποσταλμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σύντομα θα συνηθίσετε στη διατύπωση. Οι παραλήπτες θα εκτιμήσουν τον επαγγελματισμό σας και μπορείτε να βοηθήσετε στην αποφυγή δυνητικά επιβλαβών λαθών.
