Ένας εκτελεστικός προσωπικός βοηθός διαδραματίζει βασικό ρόλο βοηθώντας μια επιχείρηση να λειτουργεί ομαλά. Τα στελέχη της εταιρείας είναι εκτεταμένα σε πολλές κατευθύνσεις και χρειάζονται κάποιον πίσω από τη σκηνή που μπορεί να κρατήσει τα πάντα εντάξει. Οι εκτελεστικοί προσωπικοί βοηθοί αναλαμβάνουν πολλά καθήκοντα, από διοικητική σε ιδιωτική. Αυτές οι θέσεις συνήθως απαιτούν τουλάχιστον ένα δίπλωμα γυμνασίου ή ισοδύναμο και μπορεί να απαιτήσει πτυχίο και προσωπική εμπειρία βοηθού σε ορισμένες περιπτώσεις.
$config[code] not foundΕστίαση στη διαχείριση
Οι εκτελεστικές περιγραφές προσωπικών βοηθών επικεφαλής επικεντρώνονται στα διοικητικά καθήκοντα. Εάν ένας προσωπικός βοηθός εργάζεται στο εκτελεστικό κεντρικό γραφείο, αυτά τα καθήκοντα θα είναι πιο προφανή από ίσως από ένα γραφείο στο σπίτι. Γενικά, η απάντηση στο τηλέφωνο, η λήψη μηνυμάτων, η προετοιμασία αναφορών και η ενημέρωση υπολογιστικών φύλλων αποτελούν μέρος των καθηκόντων του προσωπικού βοηθού. Τα στελέχη είναι υπεύθυνα για πολλές διαδικασίες εντός μιας επιχείρησης και οι προσωπικοί βοηθοί επιβλέπουν διοικητικά καθήκοντα για να βοηθήσουν στην αποτελεσματική ολοκλήρωση αυτών των διαδικασιών.
Εστίαση στην οργάνωση
Ένας τομέας που μπορεί να πέσει πίσω όταν ένας εκτελεστικός είναι απασχολημένος με τα θέματα της εταιρείας παραμένει οργανωμένος. Ο προσωπικός βοηθός εξασφαλίζει ότι η ζωή της εκτελεστικής εξουσίας εκτελείται ομαλά. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει όχι μόνο την αρχειοθέτηση των αρχείων και των επιτραπέζιων υπολογιστών, αλλά και τον προγραμματισμό ταξιδιών και τον προγραμματισμό του χρόνου της εκτελεστικής εξουσίας μέχρι στιγμής. Ένας εκτελεστικός προσωπικός βοηθός μπορεί να έχει το χαρτί και τον προγραμματισμό μιας εβδομάδας να πετάει στο γραφείο του το πρωί. Ένας προσωπικός βοηθός πρέπει να είναι σε θέση να σκεφτεί μέσα από τα θέματα κατά τρόπο ομαλό ώστε να βοηθήσει έναν εκτελεστικό να περάσει ομαλά μέσα από την ημέρα του.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΕστίαση στα προσωπικά
Δεδομένου ότι το "προσωπικό" είναι μέρος του τίτλου εργασίας, ένας βοηθός μπορεί να περιμένει να παρακολουθήσει ιδιωτικά ζητήματα ενός εκτελεστικού. Ο βοηθός μπορεί να χρειαστεί να εκτελέσει αγορές, να αφήσει επισκευαστή στο σπίτι του στέλεχος ή να πάρει στεγνό καθάρισμα. Η διακριτική ευχέρεια είναι εξαιρετικά σημαντική για έναν εκτελεστικό προσωπικό βοηθό. Τα στελέχη ανοίγουν τη ζωή τους στους βοηθούς τους και πρέπει να είναι σε θέση να τους εμπιστεύονται με οποιαδήποτε ιδιωτικά θέματα προκύπτουν.
Εστίαση στις σχέσεις
Ένας εκτελεστικός προσωπικός βοηθός πρέπει να επικεντρωθεί στη διατήρηση θετικών σχέσεων εκ μέρους της εκτελεστικής εξουσίας. Οι προσωπικοί βοηθοί πρέπει να επιτύχουν μια ισορροπία μεταξύ της σταθερότητας και της αξιοπρέπειας. Πρέπει να επιτύχουν πολλά πράγματα σε σύντομο χρονικό διάστημα και τα στελέχη θα στραφούν σε αυτά κατά τη διάρκεια των χρόνων κρίσης. Οι προσωπικοί βοηθοί πρέπει να ξέρουν πώς να μιλάνε με τους ανθρώπους για να πάρουν αυτό που χρειάζονται. Πρέπει να έχουν άριστες γραπτές και προφορικές επικοινωνιακές δεξιότητες καθώς και την ικανότητα να διαπραγματεύονται.
