Τα καθήκοντα γραφείου, όπως η πληκτρολόγηση, η αρχειοθέτηση και η απάντηση στα τηλέφωνα γραφείου, είχαν υποβιβαστεί κάποτε σε γραμματείς, βοηθούς εκτελεστικού και διοικητικούς υπαλλήλους. Όμως, με περισσότερες θέσεις εργασίας που απαιτούν τεχνολογικές δεξιότητες, δεν είναι μια ασυνήθιστη προσδοκία για τους επαγγελματίες (συμπεριλαμβανομένων δικηγόρων, γιατρών, δασκάλων κλπ.) Να χρησιμοποιούν δεξιότητες υπαλλήλων για την εκτέλεση καθημερινών καθηκόντων. Επειδή πολλοί εργαζόμενοι χρησιμοποιούν υπολογιστές, η γραφική εργασία έχει καταστεί ουσιαστικό μέρος σχεδόν κάθε εργασίας και απασχόλησης. Η συνεισφορά της GoodTemps Carissa Doshi συζητά γιατί αυτές οι έξι γραφικές δεξιότητες είναι ζωτικής σημασίας για τους υπαλλήλους γραφείου: δακτυλογράφηση, αρχειοθέτηση, εισαγωγή δεδομένων, χρήση τηλεφώνου και επάρκεια με το Microsoft Word και το Excel.
$config[code] not foundΤυπικές Δεξιότητες Γραφείου
Ανεξάρτητα από το αν υποβάλλετε αίτηση για να είστε εκτελεστικός βοηθός ή δικηγόρος του προσωπικού, θα πρέπει να έχετε κάποιες δεξιότητες κληρικών. Ανάλογα με τον ρόλο σας, ενδέχεται να μην αναφέρετε αυτές τις δεξιότητες ως αυστηρά γραφειοκρατικές - περιγράφοντάς τις ως δεξιότητες γραφείου μπορεί να είναι πιο ακριβείς.Για παράδειγμα, ένας βοηθός διοίκησης φυσικά θα δαπανήσει το μεγαλύτερο μέρος των καθηκόντων του που εκτελούν καθήκοντα γραφείου. Οι δικηγόροι, οι νοσηλευτές και άλλοι επαγγελματίες, επίσης, βασίζονται στη δακτυλογράφηση και τις σχετικές τεχνολογικές δεξιότητές τους για τη σύνταξη επιστολών πελατών, τη σύνταξη περιλήψεων ιατρικών επισκέψεων, τη σύνταξη νομικών ενημερωτικών σημειωμάτων ή τη λήψη σημειώσεων στο φορητό υπολογιστή κατά τη διάρκεια της δίκης. Ο διοικητικός βοηθός μπορεί να αναφέρεται στις "δεξιότητές του" όταν περιγράφει τα προσόντα του, ενώ ο δικηγόρος του προσωπικού μπορεί να χρησιμοποιήσει απλώς τον όρο "γραφικές δεξιότητες" για να εξηγήσει ότι γνωρίζει το δρόμο του γύρω από ένα πληκτρολόγιο. Χάσχετε τη διαδεδομένη και διαλειτουργική χρήση γραφειοκρατικών και τυπικών δεξιοτήτων γραφείου σε υπολογιστές, φορητούς υπολογιστές, tablet και smartphones.
Βελτιώστε τις δυνατότητές σας στην πληκτρολόγηση, το Microsoft Word και το Excel
Η κατανόηση της τοποθέτησης γραμμάτων στο πληκτρολόγιο και των γραμμάτων στα οποία στηρίζετε τα δάχτυλά σας είναι το κλειδί (χωρίς λογοπαίγνιο) για γρήγορη και ακριβή πληκτρολόγηση. Προτού υποβάλετε την αίτησή σας για μια εργασία που σας ζητάει να πληκτρολογήσετε ως απαιτούμενο προσόν, κάντε μια online δοκιμή πληκτρολόγησης όπως αυτή που προσφέρεται στο LiveChat. Μια online δοκιμή πληκτρολόγησης θα μετρήσει την ταχύτητά σας (λέξεις ανά λεπτό ή WPM) και την ακρίβεια. Πολλοί εργοδότες εκτιμούν την ακρίβεια σε σχέση με την ταχύτητα. Για παράδειγμα, αν πληκτρολογείτε 100 λέξεις ανά λεπτό και η ακρίβειά σας είναι μόνο 60%, θα ξοδέψετε χρόνο για να διορθώσετε τα λάθη σας. Ίσως προσπαθήσετε να πληκτρολογήσετε 50 WPM με ακρίβεια 100 τοις εκατό. Υπάρχουν πολλά ηλεκτρονικά μαθήματα που σας βοηθούν να βελτιώσετε τις ικανότητες δακτυλογράφησης.
Οι δεξιότητες των υπαλλήλων σήμερα είναι γενικά συνώνυμες με τη δυνατότητα χρήσης εφαρμογών παραγωγικότητας - όπως το Microsoft Word, το Excel και συχνά το PowerPoint και η πρόσβαση - στον υπολογιστή. Η ικανότητά σας με τις εφαρμογές λογισμικού Microsoft Word, Excel και άλλων εξαρτάται, εν μέρει, από τις ικανότητες δακτυλογράφησης. Το ίδιο με την εισαγωγή δεδομένων. Όταν συντάσσετε αλληλογραφία, αναφορές ή άλλα γραπτά υλικά σε μορφή αφήγησης, είναι πιθανό να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Word. Τα υπολογιστικά φύλλα που δημιουργείτε απαιτούν δεξιότητες εισαγωγής δεδομένων και γνώσεις του Microsoft Excel - και οι δύο απαιτούν ακρίβεια και, σε ορισμένες περιπτώσεις, ταχύτητα, ανάλογα με το πόσο γρήγορα πρέπει να παραχθεί η δουλειά σας. Ο όρος "καταχώρηση δεδομένων" συνήθως αναφέρεται σε ικανότητες πληκτρολόγησης (δηλαδή πληκτρολόγηση) που περιλαμβάνουν αριθμούς, μαζί με το επίπεδο άνεσής σας με τη δεξιά πλευρά του πληκτρολογίου που είναι παρόμοια με μια μηχανή προσθήκης 10 πλήκτρων.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΕπικοινωνία με το τηλέφωνο και το γραφείο
Οι γραμματείς, οι διοικητικοί βοηθοί και οι υπάλληλοι υποδοχής καλούνται γενικά να απαντήσουν στα τηλέφωνα γραφείου, τα οποία θα μπορούσαν να κυμαίνονται από μία τηλεφωνική γραμμή σε ένα τηλεφωνικό τηλεφωνικό κέντρο πολλαπλών γραμμών ή σε ένα σύστημα τηλεφωνητή Voice Over Internet Protocol (VOIP).
Ανεξάρτητα από τον αριθμό των τηλεφωνικών γραμμών που πρέπει να απαντήσετε, η σωστή τηλεφωνική εθιμοτυπία είναι ένας σημαντικός τομέας γραφείου. Οι συνηθισμένοι τηλεφωνικοί υπάλληλοι του γραφείου γραφείου περιλαμβάνουν να ανταποκρίνονται με σαφή και επαγγελματικό τρόπο στους καλούντες, καθώς και να γνωρίζουν πώς να κατευθύνουν σωστά και να ανακατευθύνουν κλήσεις. Ακόμη και αν δεν είστε ο ρεσεψιονίστ, θα πρέπει να γνωρίζετε τον σωστό τρόπο για να απαντήσετε σε καλούντες σε περίπτωση που λάβετε μια εσφαλμένη κλήση. Αν υποβάλετε αίτηση για μη διοικητική θέση, μην αναφέρετε τις τηλεφωνικές δεξιότητες στο βιογραφικό σας σημείωμα - απλά ανατρέξτε στις γραπτές και προφορικές σας ικανότητες επικοινωνίας, επειδή είναι απίθανο να ανατεθεί σε τηλεφωνική υπηρεσία. Από την άλλη πλευρά, εάν ενδιαφέρεστε για μια μη διοικητική θέση και είστε εφεδρική ρεσεψιονίστ ή εάν διαχειρίζεστε το γραφείο, υποδείξτε τις γνώσεις σας σχετικά με τα πολύπλοκα συστήματα τηλεφώνου ή τηλεφωνικού καταλόγου, ώστε να είναι σαφές ότι είστε εξοικειωμένοι με τον εξοπλισμό.
Περιγράφοντας τις γραπτές σας ικανότητες
Ο τρόπος με τον οποίο περιγράφετε τις δεξιότητες και τις ικανότητές σας μπορεί να εξαρτάται από τη θέση για την οποία υποβάλετε αίτηση. Εάν η απόσπαση εργασίας δηλώνει ρητά ότι τα καθήκοντα των υπαλλήλων αποτελούν μέρος της εργασίας, τότε με κάθε τρόπο το βιογραφικό σας σημείωμα και η αίτησή σας θα πρέπει να περιλαμβάνουν ένα τμήμα για τις "Δεξιότητες των Κληρικών". Σε αυτή την ενότητα, υποδείξτε τις εφαρμογές λογισμικού στις οποίες είστε καταρτισμένοι. εάν είστε προχωρημένος χρήστης, συμπεριλάβετε αυτό στην περιγραφή σας. Αν έχετε κατάρτιση ή πιστοποίηση σε αυτές τις εφαρμογές, μπορείτε επίσης να το συμπεριλάβετε στην περιγραφή των δεξιοτήτων σας ή σε άλλη ενότητα του βιογραφικού σας για εκπαίδευση και πιστοποιήσεις. Επιπλέον, αν έχετε σημαντικό αριθμό ετών εμπειρίας χρησιμοποιώντας συγκεκριμένες εφαρμογές, καταγράψτε και αυτό.
Για παράδειγμα, το βιογραφικό σας σημείωμα μπορεί να αναφέρει: "Microsoft Word - 10 χρόνια εμπειρίας, συμπεριλαμβανομένης της ισχυρής επάρκειας που δημιουργεί σύνθετες αναφορές, συνθέτοντας αλληλογραφία και χρησιμοποιώντας λειτουργίες συγχώνευσης αλληλογραφίας για αποτελεσματικό χειρισμό μαζικών αποστολών. χρησιμοποιώντας λειτουργίες όπως η δημιουργία φόρμουλων πολλαπλών αναφορών, οι πίνακες περιστροφής και το VLOOKUP. "
Αν υποβάλλετε αίτηση για δουλειά όπου δεν είστε μέλος της διοικητικής ομάδας ή εάν δεν υποβάλλετε αίτηση για γραφείο εργασίας, σκεφτείτε να περιγράψετε τις τεχνολογικές δεξιότητές σας με τρόπο που δεν φαίνεται να είστε λογιστής που αναζητά γραμματειακή υποστήριξη θέση. Για παράδειγμα, αν η δημοσίευση εργασίας είναι για λογιστή με γνώση λογισμικού και εφαρμογών παραγωγικότητας, μην καταχωρίσετε τις "Δεξιότητες δεξιότητες" στο βιογραφικό σας σημείωμα. Συμπεριλάβετε μια σύντομη περιγραφή της επάρκειας σας με συγκεκριμένες εφαρμογές, όπως το Microsoft Excel, Access και PowerPoint - αυτές είναι συχνά οι εφαρμογές που οι εργαζόμενοι σε επαγγελματικούς ρόλους πρέπει να χρησιμοποιούν άνετα. Και πάλι, εάν είστε προηγμένος χρήστης του Excel ή έχετε λάβει εκπαίδευση ή πιστοποίηση σε μια εφαρμογή που χρησιμοποιούν οι λογιστές, συμπεριλάβετε αυτό στο βιογραφικό σας σημείωμα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την κεφαλίδα "Εφαρμογές Παραγωγικότητας" ή κάτι παρόμοιο έτσι ώστε να μην φαίνεται ότι είστε περισσότερο επικεντρωμένος στις γραφειοκρατικές πτυχές της δουλειάς που θέλετε, αντί των προσόντων που φτάνετε στο τραπέζι για μια θέση υψηλότερου επιπέδου.
Εργασίες Διοικητικού Βοηθού που απαιτούν γραφικές δεξιότητες
Οι ρόλοι διοικητικού βοηθού απαιτούν γραφικές δεξιότητες, αν και η απόσπαση θέσεων εργασίας μπορεί να μην δηλώνει συγκεκριμένα "Εδώ είναι οι δεξιότητες γραφείου που χρειάζεστε για να λειτουργήσετε σε αυτό το ρόλο". Τα καθήκοντα που απαριθμούνται είναι παραδείγματα καθηκόντων που απαιτούν γραφικές δεξιότητες. Ακολουθεί ένα παράδειγμα απόσπασης εργασίας για μια θέση διοικητικού βοηθού που απαιτεί γραφικές και γραφικές δεξιότητες:
Το Ινστιτούτο Δημόσιας Υγείας ABC επιδιώκει έναν διοικητικό βοηθό να υποστηρίζει το Διευθυντή Εργαστηρίου Δημόσιας Υγείας και να συνδράμει στην καθημερινή λειτουργία των Εργαστηρίων Δημόσιας Υγείας. Αυτός ο εκτελεστικός διοικητικός βοηθός θα βρίσκεται στον έβδομο όροφο του Ινστιτούτου για να χαιρετήσει επισκέπτες, φοιτητές, καθηγητές και προσωπικό. Εκτός από την παροχή του υψηλότερου επιπέδου εξυπηρέτησης πελατών, το συγκεκριμένο πρόσωπο θα παρέχει γενική υποστήριξη γραφείου για εργαστηριακά διευθυντικά στελέχη και προσωπικό, βοηθώντας τον Διευθυντή Εργαστηρίου Δημόσιας Υγείας και τον εκτελεστικό διευθυντή του Ινστιτούτου Δημόσιας Υγείας με διάφορες διοικητικές δραστηριότητες και συναφή καθήκοντα.
Ο εκτελεστικός διοικητικός βοηθός θα: Καλωσορίζει, προσανατολίζει και παραπέμπει τους επισκέπτες. άμεσες τηλεφωνικές κλήσεις, λήψη μηνυμάτων και απαντήσεις σε ερωτήματα σχετικά με το Ινστιτούτο Δημόσιας Υγείας και τα Εργαστήρια Δημόσιας Υγείας. βοηθούν στην παραγγελία, τη λήψη, την αποθήκευση και τη διανομή των προμηθειών γραφείου, εργαστηρίου και διδασκαλίας · να βοηθήσει με άλλα σχετικά καθήκοντα γραφείου, όπως φωτοαντίγραφα, φαξ και αρχειοθέτηση, ανάλογα με τις ανάγκες. να παρακολουθεί και να αναθέτει σε τακτά χρονικά διαστήματα αναλώσιμα γραφείου, συμπεριλαμβανομένων των προμηθειών όπως το χαρτί και το γραφίτη για τις φωτοαντιγραφικές συσκευές και τους εκτυπωτές · παρακολουθούν τακτικά τις αίθουσες συνεδριάσεων για να εξασφαλίζουν ότι είναι επαρκώς εφοδιασμένοι με αναλώσιμα γραφείου και υλικά παρουσίασης · να διατηρεί την καθαριότητα και την ασφάλεια του χώρου εργασίας στην κεντρική σουίτα γραφείων και σε άλλους δημόσιους χώρους σε ολόκληρη την τοποθεσία του έβδομου ορόφου. να ακολουθούν διαδικασίες ασφαλείας για τους υπαλλήλους και να απαιτούν την τήρηση των διαδικασιών ασφαλείας για τους επισκέπτες σε όλους τους χώρους του γραφείου. να πραγματοποιούν παραγγελίες χρησιμοποιώντας τη διεργασία αγοραπωλησίας και να διατηρούν λογιστικά τις παραγγελίες και τη χρήση της προσφοράς σε ολόκληρο τον έβδομο όροφο. να διατηρούν αίθουσες συνεδριάσεων του εβδόμου ορόφου για το ινστιτούτο δημόσιας υγείας. χρησιμεύει ως το κύριο σημείο επαφής για τη σχολή και το προσωπικό του εργαστηρίου · υποβάλλει αιτήματα συντήρησης για εξοπλισμό γραφείου και επίπλωση. συντονισμένη παραλαβή και παράδοση υπηρεσιών διανυκτέρευσης και ταχείας αλληλογραφίας (π.χ. FedEx, UPS) · και χρησιμεύει ως πρωτεύον σημείο επαφής για τους διδάσκοντες, τους επισκέπτες και τους σπουδαστές.
Προσωπικό Λογιστή (Μη Διοικητικό) Θέσεις που απαιτούν γραφικές δεξιότητες
Παρομοίως, υπάρχουν και άλλες θέσεις που δεν είναι διοικητικοί ρόλοι βοηθητικού τύπου, αλλά απαιτούν παρόμοιες δεξιότητες, όπως ένας λογιστής του προσωπικού. Αυτό το παράδειγμα απόσπασης εργασίας για έναν λογιστή του προσωπικού έχει διάφορα καθήκοντα που απαιτούν γραφικές δεξιότητες. Ωστόσο, δεν αναφέρονται συγκεκριμένα ως δεξιότητες γραφείου ή γραφείου. Για παράδειγμα:
Ο Υπεύθυνος Προσωπικού της XYZ Industries θα είναι υπεύθυνος για την προετοιμασία των ημερολογιακών καταχωρήσεων, των μηνιαίων και τελικών κλεισίματος, της συμφιλίωσης των τραπεζών, της συντήρησης των παγίων στοιχείων και της συμφιλίωσης του γενικού βιβλίου. Επιπλέον, θα συμμετάσχετε στη συμμόρφωση, τα χρονοδιαγράμματα ανασκόπησης για τις διαδικασίες αναφοράς και θα συνεργαστούμε με τους εξωτερικούς ελεγκτές μας για τριμηνιαίες αναθεωρήσεις και ετήσιους ελέγχους. Μείζονες ευθύνες - να προετοιμάσει τις εγγραφές και τις συμφωνίες λογαριασμών, συμπεριλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, μετρητών, προπληρωμένων εξόδων και μισθοδοσίας. να πραγματοποιήσει κλείσιμο του μήνα, καταχωρήσεις σε περιοδικά, χωρίς εποπτεία. τη διατήρηση του βιβλίου σταθερού ενεργητικού, την υποτίμηση και τη συμφιλίωση · να αναλύει τις καταστάσεις αποτελεσμάτων και τους ισολογισμούς και να γνωστοποιεί τα ευρήματα στη διοίκηση. να συμμετάσχουν σε πρωτοβουλίες σε επίπεδο τμήματος. να υποστηρίξει τις διαδικασίες κλεισίματος του τέλους του μήνα, του τριμήνου και του τέλους του έτους, συμπεριλαμβανομένης της προετοιμασίας μηνιαίων οικονομικών βιβλίων στο τέλος του έτους · να εφαρμόζουν, να διατηρούν και να τηρούν τους εσωτερικούς ελέγχους στο πλαίσιο του SOX και τις λογιστικές διαδικασίες που διασφαλίζουν τη συμμόρφωση με τις ΓΑΛΑ. έκθεση σχετικά με τα χρηματοοικονομικά στοιχεία και να τα κοινοποιήσει με χρήσιμο και κατανοητό τρόπο · να διαχειρίζονται τα κεφάλαια μίσθωσης και τα μηνιαία προγράμματα πληρωμών.
Οι απαιτήσεις εργασίας περιλαμβάνουν: αποδεδειγμένες αναλυτικές δεξιότητες, όπως προσδιορισμό προβλημάτων, συλλογή σχετικών δεδομένων, κατάρτιση έγκυρων συμπερασμάτων και συνιστώμενη βελτίωση και διορθωτικές ενέργειες. εμπειρία με χρέωση και εξοικείωση με τη συμφιλίωση λογαριασμού. την εμπειρία εισπρακτέων λογαριασμών που προτιμάτε, καθώς και την επάρκεια με το Microsoft Excel. Θεμελιώδεις γνώσεις σε εισερχόμενες εκδόσεις και πληρωτέες εμπειρίες λογαριασμών. οργανωτικές, γραπτές και προφορικές επικοινωνιακές δεξιότητες. και την ικανότητα να εργάζονται μέσα σε υπολογιστικά φύλλα και βάσεις δεδομένων. αφοσίωση και απαιτούμενες δεξιότητες για να ανταποκρίνονται σε κρίσιμες επιχειρηματικές προθεσμίες.
Ποτέ μην υποτιμάτε τη συνάφεια της εμπειρίας των υπαλλήλων
Είτε ζητάτε να είστε διοικητικός βοηθός είτε δικηγόρος, μην υποτιμάτε τη σημασία των δεξιοτήτων των υπαλλήλων ή των γραφειοκρατικών εμπειριών. Η γνώση του τρόπου σας γύρω από τις εργασίες γραφείου και τις δεξιότητες γραφείου είναι ένα χρήσιμο προσόν σε οποιαδήποτε εργασία. Η εξοικείωσή σας με τις διαδικασίες γραφείου και τον τρόπο διαχείρισης τους είναι, προφανώς, απαραίτητη σε έναν διοικητικό ρόλο. Αν υποβάλετε αίτηση για ένα ρόλο όπου αναμένεται να επιβλέπει προσωπικό γραφείου, χρειάζεστε δεξιότητες διαχείρισης, αλλά η κατανόηση της σημασίας των δεξιοτήτων γραφείου είναι επίσης πολύτιμη επειδή σημαίνει ότι μπορείτε να συντονίσετε το φόρτο εργασίας και να διαχειριστείτε τις προσδοκίες εργασίας άλλων που σας αναφέρουν. Επιπλέον, σε μη διοικητικό ή μη-γραπτό ρόλο, η κατοχή δεξιοτήτων γραφείου υποδηλώνει επίσης ότι είστε σε θέση να συμμετέχετε ως μέλος της ομάδας όταν ο βοηθός ή ο γραμματέας δεν είναι διαθέσιμος ή εργάζονται σε άλλες προτεραιότητες.
