Η εργασία ως ειδικός της διοικητικής υποστήριξης μπορεί να είναι πολύ ικανοποιητική για ένα οργανωμένο άτομο που του αρέσει το multitasking, βρίσκει την ιδέα να εργαστεί σε ένα γραφείο ελκυστικό και έχει μεγάλες δεξιότητες επικοινωνίας. Ενώ τα συγκεκριμένα καθήκοντα ποικίλλουν ανάλογα με την εταιρεία και τη θέση, τα καθήκοντα συνήθως περιλαμβάνουν τη διοίκηση γραφείων, τα καθήκοντα γραφείου και τα καθήκοντα της υπηρεσίας. Σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικής Εργασίας, το 2016 μεσαίο εισόδημα για θέσεις γραφείου και διοικητική υποστήριξη ήταν 34.050 δολάρια.
$config[code] not foundΔιαχείριση Γραφείου
Η δουλειά σας σε ένα ρόλο διαχειριστικής υποστήριξης διαχειρίζεται τα καθήκοντα που είναι απαραίτητα για την ομαλή λειτουργία του γραφείου. Μπορεί να είστε υπεύθυνοι για να παρακολουθείτε την εποπτεία της προμήθειας γραφείου και την απογραφή, καθώς και τον προγραμματισμό της συντήρησης του εξοπλισμού γραφείου. Μπορείτε επίσης να καθιερώσετε διαδικασίες και ρουτίνες, όπως η οργάνωση της παράδοσης καφέ κάθε δεύτερη εβδομάδα ή να ζητάτε ενημερωμένες πληροφορίες επαφών έκτακτης ανάγκης κάθε έξι μήνες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να επιβλέπετε άλλους διοικητικούς υπαλλήλους και να συντονίζετε τη ροή εργασίας σε ένα συγκεκριμένο τμήμα ή τμήμα.
Ροή επικοινωνίας
Οι ειδικοί της διοικητικής υποστήριξης μπορούν να λειτουργούν ως σύνδεσμοι επικοινωνίας για τα στελέχη που υποστηρίζουν. Σε αυτό το ρόλο, ενδέχεται να είστε υπεύθυνοι για το άνοιγμα και τη διαλογή αλληλογραφίας, την εξέταση εισερχόμενων κλήσεων και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη ρύθμιση ραντεβού με υπαλλήλους, πελάτες και πωλητές. Μπορείτε επίσης να είστε το σημείο επαφής μεταξύ των στελεχών που αναφέρουν και άλλων υπαλλήλων και τμημάτων της εταιρείας.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΔιαχείριση δεδομένων
Στη διαχείριση υποστήριξης, εκτελείτε συνήθως διάφορες λειτουργίες διαχείρισης δεδομένων, όπως διαχείριση χαρτιού και ηλεκτρονικών αρχείων, δημιουργία και διαχείριση υπολογιστικών φύλλων και βάσεων δεδομένων, παραγωγή αναφορών, σύνταξη πληροφοριών και μερικές φορές ανάλυση αποτελεσμάτων.
Επεξεργασίας κειμένου
Θα μπορούσατε να εκτελέσετε λειτουργίες επεξεργασίας κειμένου που κυμαίνονται από τη σύνταξη σημείων αναφοράς έως την πληκτρολόγηση και την επεξεργασία αναφορών, προτάσεων και άλλων εγγράφων επιχειρήσεων. Μπορείτε να δημιουργήσετε σχεδιαγράμματα ενημερωτικών δελτίων και φυλλαδίων, καθώς και να ενημερώσετε το περιεχόμενο σε ιστοσελίδες και ιστολόγια της εταιρείας. Όχι μόνο πρέπει να ξέρετε πώς να χρησιμοποιείτε εφαρμογές επεξεργασίας κειμένου και πληκτρολογήστε γρήγορα και με ακρίβεια, οι ειδικοί της διοικητικής υποστήριξης πρέπει να έχουν επιχειρηματικές ικανότητες γραφής, επεξεργασίας και διόρθωσης.
Ειδικά Έργα
Οι επαγγελματίες που εργάζονται ως ειδικοί διοικητικής υποστήριξης ανατίθενται συχνά να εκτελούν ή να επιβλέπουν ειδικά έργα. Ανάλογα με τις ανάγκες των εταιρειών και των τμημάτων, μπορεί να περιλαμβάνουν προμηθευτές προμηθειών για σημαντική αγορά, έλεγχο λογαριασμών πελατών, ανάλυση τάσεων στις απουσίες των εργαζομένων και αξιολόγηση των προσφορών προϊόντων ανταγωνιστών.
Σχεδιασμός συναντήσεων
Τα καθήκοντά σας θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν τον συντονισμό των συνεδριάσεων, τον προγραμματισμό των χώρων συνεδριάσεων, την κράτηση θέσεων εκτός τόπου συνάντησης, την αποστολή προσκλήσεων, την παρακολούθηση των RSVPs, τη δημιουργία και τη διανομή της ημερήσιας διάταξης και τη διευθέτηση των υπηρεσιών τροφίμων και ποτών. Μπορείτε επίσης να κάνετε λεπτά κατά τη διάρκεια των συναντήσεων και στη συνέχεια να τα διανείμετε στους συμμετέχοντες.
Ταξιδιωτικός Σχεδιασμός
Ο προγραμματισμός των ταξιδιών για λογαριασμό των στελεχών της εταιρείας αποτελεί σημαντικό μέρος πολλών εργασιών διοικητικής υποστήριξης. Επιλέγετε συχνά αεροπορικές εταιρείες, ξενοδοχεία και ενοικιαστές αυτοκινήτων, διαπραγματεύετε τιμές, κρατάτε κρατήσεις και χειρίζεστε τις ακυρώσεις ανάλογα με τις ανάγκες. Δημιουργείτε και καταχωρείτε αναφορές εξόδων για λογαριασμό ταξιδιωτικών εταιρειών που χρησιμοποιούν ταξιδιωτικές αποδείξεις ή συμβιβάζετε τις δηλώσεις πιστωτικών καρτών που χρησιμοποιούνται για επαγγελματικά ταξίδια.
