Υπάρχουν μόνο οκτώ ώρες στην παραδοσιακή μέρα εργασίας και για να παραμείνει η δουλειά σας όσο το δυνατόν πιο κερδοφόρα, θα πρέπει να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτές τις ώρες. Η παραγωγικότητα ορίζεται συνήθως ως το πόση δουλειά ή πόσες εργασίες μπορείτε εσείς και οι υπάλληλοί σας να κάνετε μέσα σε ένα δεδομένο χρονικό πλαίσιο.
Οι επιχειρήσεις προσπαθούν να το βελτιστοποιήσουν, προσλαμβάνοντας πιο ταλαντούχους εργαζόμενους, αγοράζοντας καλύτερα εργαλεία και εξοπλισμό και βελτιώνοντας τις εσωτερικές διαδικασίες. Αλλά πόσες από αυτές τις καθημερινές ώρες σπαταλούνται και τι προκαλεί τους εργαζόμενους σας να τους σπαταλήσουν;
$config[code] not foundΧρονικά απορρίμματα στην εργασία
Αν και οι οργανισμοί και τα άτομα διαφέρουν, αυτά είναι τα πιο συνηθισμένα σκουπίδια χρόνου που θα πρέπει να προσέξετε:
1. Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φαίνεται να τσακώνονται συνεχώς, χωρίς να περιέχουν σημαντικές πληροφορίες σε αυτά; Μπορείτε να περάσετε αμέτρητα λεπτά την ημέρα βυθίζοντας μέσω περιττών πληροφοριών, όπως όλοι οι συνεργάτες σας, και πάνω από αυτό, οι αρχικοί αποστολείς σας ξοδεύουν ακόμα περισσότερο χρόνο για να γράψουν αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η πλειοψηφία των εργαζομένων είναι απρόσεκτοι με τον τρόπο με τον οποίο οργανώνουν, γράφουν και στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, τελικά, αυτό αυξάνει τις ώρες σπατάλης χρόνου ανά ημέρα.
Η διόρθωση αυτού του προβλήματος ξεκινά με την κατανόησή του. Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο ανάλυσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως οι μετρήσεις Gmail, για να αναλύσετε τη χρήση της ηλεκτρονικής σας αλληλογραφίας και να καταρτίσετε ένα σχέδιο δράσης για τον τρόπο βελτίωσής του.
2. Κοινωνικά μέσα
Δεν πρέπει να προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι οι υπάλληλοί σας πιθανόν χρησιμοποιούν τα κοινωνικά μέσα στην εργασία, είτε διαβάζουν τις ειδήσεις είτε μιλάνε τους φίλους και τα μέλη της οικογένειάς τους. Σύμφωνα με μια πρόσφατη μελέτη, τα δύο τρίτα των Αμερικανών εργαζόμενων συνδέονται με τα κοινωνικά μέσα ενημέρωσης τουλάχιστον μία φορά την ημέρα ενώ εργάζονται, με το 20% των ερωτηθέντων να ξοδεύουν μια ώρα ή περισσότερο της εργασίας τους στα κοινωνικά μέσα.
Λαμβάνοντας υπόψη τη μεροληπτική προκατάληψη που μπορεί να εμφανιστεί εδώ, οι αριθμοί μπορεί να είναι ακόμα μεγαλύτεροι από αυτό. Τι είναι χειρότερο, δεν υπάρχει εύκολος τρόπος να αποφευχθεί αυτό. Μπορείτε να αποκλείσετε τους ιστότοπους κοινωνικών μέσων στο διαδίκτυο της επιχείρησής σας, αλλά θα είναι δύσκολο να εμποδίσετε τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν τις προσωπικές τους συσκευές για πρόσβαση στα κοινωνικά μέσα.
3. Συνεδριάσεις
Οι συναντήσεις μπορεί αρχικά να μην φαίνονται σαν σπατάλες χρόνου. Μπορούν να φαίνονται σαν ζωτικής σημασίας στοιχεία της επιτυχίας μιας επιχείρησης. Αλλά είναι επικίνδυνες για πολλούς λόγους, συμπεριλαμβανομένου του γεγονότος ότι περιλαμβάνουν πολλούς ανθρώπους ταυτόχρονα και γενικά απαιτούν χρόνο προετοιμασίας πριν από τη συνάντηση. Ως ενδεικτικό παράδειγμα, εξετάστε μια μελέτη περίπτωσης από τον Bain, μιας μεγάλης (ανώνυμης) εταιρείας, όπου μια ενιαία εβδομαδιαία συνάντηση κατέληξε να κοστίζει την εταιρεία 300.000 ανθρωποώρες κάθε χρόνο.
Οι αριθμοί αυξάνονται γρήγορα, ειδικά όταν οι συζητήσεις σας για τις συνεδριάσεις μπορούν να αντικατασταθούν με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή όταν συμπεριλαμβάνετε άτομα που δεν χρειάζεται να παρευρεθούν. Η παρακολούθηση των συναντήσεων σας, μειώνοντας τον συνολικό αριθμό και τον χρόνο συνάντησής σας, μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε αυτά τα απόβλητα. Οι συναντήσεις, για πολλούς οργανισμούς, είναι ένα απαραίτητο κακό, οπότε αντί να τους εξαλείφουμε, μπορείτε να εργαστείτε για να τις κάνετε όσο το δυνατόν πιο παραγωγικές. Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια σαφή ατζέντα πριν από κάθε συνάντηση.
4. Μιλώντας και κείμενο
Η επικοινωνία που δεν σχετίζεται με την εργασία είναι μια άλλη σημαντική αιτία της σπατάλης του χρόνου εργασίας. Οι υπάλληλοι κουτσομπολεύουν και συνομιλούν με τους συναδέλφους τους και ξοδεύουν χρόνο να μιλάνε και να στέλνουν μηνύματα στα τηλέφωνά τους, πιθανώς με φίλους και αγαπημένους. Σύμφωνα με μια έρευνα του Harris, η "ομιλία και η αποστολή μηνυμάτων" σε ένα τηλέφωνο ήταν η κορυφαία αιτία για σπατάλη χρόνου, με το 50% των ερωτηθέντων να ισχυρίζεται ότι αποτελεί αιτία χρονοβόρων αποβλήτων. Η δεύτερη μεγαλύτερη αιτία ήταν τα κουτσομπολιό, με το 42% των ερωτηθέντων να το παραδέχονται σε τακτική βάση.
Και πάλι, θεωρήστε την αυτοσυσχέτιση εδώ, που σημαίνει ότι οι πραγματικοί αριθμοί μπορεί να είναι ακόμη μεγαλύτεροι. Αυτός είναι ένας άλλος τρόπος απόρριψης χρόνου που είναι δύσκολο να διορθωθεί. Δεν θέλετε να αποτρέψετε την επικοινωνία των εργαζομένων ή θα μπορούσατε να καταστρέψετε τη δυναμική και το ηθικό της ομαδικής εργασίας του οργανισμού σας. Επίσης, δεν μπορείτε εύκολα να κατασχέσετε τα τηλέφωνα των υπαλλήλων σας όταν έρχονται στην εργασία.
Γιατί ο χρόνος σπατάλης δεν είναι πάντα κακό
Μετά από να διαβάσετε αυτό το άρθρο, ίσως να θεωρήσετε ότι η απώλεια χρόνου είναι μία από τις μεγαλύτερες ανησυχίες της επιχείρησής σας. Ίσως μπείτε στον πειρασμό να ξεκινήσετε την αστυνόμευση των υπαλλήλων σας, να παρακολουθήσετε τη χρήση των κοινωνικών μέσων και των προσωπικών συσκευών και να διασφαλίσετε ότι θα παραμείνουν όσο το δυνατόν πιο παραγωγικοί. Ωστόσο, μην ασχολείστε με τη μικροδιαχείριση. Οι μελέτες δείχνουν ότι η μικροδιαχείριση των υπαλλήλων σας έχει αρνητικές επιπτώσεις στην παραγωγικότητα και επίσης μειώνει το ηθικό.
Εκτός αυτού, ορισμένοι χρόνοι απώλεια μπορεί στην πραγματικότητα να είναι παραγωγικοί μακροπρόθεσμα. Για παράδειγμα, η λήψη πέντε λεπτών διάλειμμα στα κοινωνικά μέσα ενημέρωσης θα μπορούσε να βοηθήσει τους υπαλλήλους να ανακουφίσουν το άγχος και να αισθάνονται πιο κοντά στην οικογένεια και τους φίλους τους. Επομένως, η κατάλληλη προσέγγιση είναι να συνειδητοποιήσουμε αυτούς τους πιθανούς χρονομετρητές και να τους προστατέψουμε - αλλά όχι πολύ αυστηρά.
Η παραγωγικότητα μπορεί να είναι ένα κομμάτι ενός αριθμού παιχνιδιών, αλλά δεν είναι όλα τα στοιχεία για την αποτελεσματικότητα των εργαζομένων μπορούν να μειωθούν σε αριθμούς.
Φωτογραφία μέσω Shutterstock
4 Σχόλια ▼
