Τον περασμένο μήνα, συζητήσαμε για τη σημασία της λήψης προληπτικών μέτρων για την αξιολόγηση της ετοιμότητας των επιχειρήσεων για καταστροφές. Η ανάπτυξη του σχεδίου ετοιμότητας για την αντιμετώπιση καταστροφών είναι ένα κρίσιμο πρώτο βήμα, καθώς η λήψη προληπτικών μέτρων πριν από τις απεργίες καταστροφών θα βοηθήσει στη μείωση των οικονομικών επιπτώσεων μιας καταστροφής, βοηθώντας την επιχείρησή σας να ξανανοίξει νωρίτερα.
Τι κάνετε όμως όταν η καταστροφή πλήξει; Πώς επικοινωνείτε εσωτερικά και εξωτερικά κατά τη διάρκεια και μετά από μια καταστροφή;
$config[code] not foundΗ επικοινωνία είναι το κλειδί
Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που ασχολούνται με μια κρίση συχνά παραβλέπουν αυτό το κρίσιμο στοιχείο της επιχειρηματικής συνέχειας. Ο τρόπος με τον οποίο η επιχείρησή σας επικοινωνεί τόσο κατά τη διάρκεια όσο και μετά από μια καταστροφή θα επηρεάσει άμεσα το πόσο καλά ανακτάται η επιχείρησή σας.
Ακολουθούν ορισμένες κορυφαίες συμβουλές που πρέπει να θυμάστε καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσει ένα σχέδιο επικοινωνίας κρίσης:
- Ανάπτυξη και διατήρηση μιας λίστας επαφών έκτακτης ανάγκης. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει αριθμούς τηλεφώνου στο σπίτι, εναλλακτικούς αριθμούς κινητών τηλεφώνων, προσωπικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πληροφορίες επικοινωνίας για την οικογένεια. Καθώς δημιουργείτε τη λίστα σας, εξετάστε το διαφορετικό κοινό σας, συμπεριλαμβανομένων των πελατών, των εργαζομένων, των πωλητών και της τοπικής σας κοινότητας.
- Δημιουργήστε ένα σύστημα αντιστοίχισης δέντρων τηλεφώνου, ώστε όλοι να γνωρίζουν ποιος χρειάζονται για να έρθουν σε επαφή μετά την καταστροφή. Σε έναν κόσμο που εξαρτάται τόσο πολύ από τις ψηφιακές επικοινωνίες και τα ηλεκτρονικά, ένα παραδοσιακό τηλεφωνικό δέντρο και σύστημα εκχώρησης που περιγράφονται σαφώς σε εύκολα προσβάσιμα έντυπα αντίγραφα μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμα κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.
- Δημιουργήστε ένα επίσημο σχέδιο εκκένωσης και εφαρμόστε τα με τους υπαλλήλους σας σε τακτική βάση.
- Αξιολογήστε τα συστήματα ειδοποιήσεων κειμένου ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορούν να ωθήσουν τις ειδοποιήσεις τόσο σε υπαλλήλους όσο και σε πελάτες. Εάν βρείτε ένα που λειτουργεί καλά για την επιχείρησή σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε δοκιμάσει το σύστημα σε τακτική βάση για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί σωστά.
Επικοινωνώντας ξεκάθαρα
Οι συμβουλές ετοιμότητας για καταστροφές παραπάνω είναι εξαιρετικές όταν πρόκειται για τον τρόπο επικοινωνίας, αλλά τα μηνύματα που επικοινωνεί η επιχείρησή σας είναι εξίσου σημαντικά. Παραπλανητικές πληροφορίες, ακόμη και από εξωτερικές πηγές, μπορούν να οδηγήσουν σε κερδοσκοπία για μια επιχείρηση. Είναι απολύτως σημαντικό να επικεντρωθείτε στην ακριβή και αποτελεσματική επικοινωνία τόσο στο κοινό όσο και στο εσωτερικό κοινό σας κατά τη διάρκεια και μετά από μια καταστροφή.
Ακολουθούν δύο βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να εξετάσετε:
- Όπως μπορείτε καλύτερα, παρακολουθήστε τι λέγεται και γράφεται για την εταιρεία σας κατά τη διάρκεια και μετά από μια καταστροφή. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα όχι μόνο να παρακολουθείτε αλλά και να συμμετέχετε στη συζήτηση και μπορεί επίσης να σας δώσει μια εικόνα για τα ισχυρά σημεία και τις αδυναμίες της επιχειρηματικής σας στρατηγικής στο σύνολό της.
- Αναπτύξτε ένα σχέδιο για να συνεργαστείτε με τα τοπικά μέσα ενημέρωσης όταν χρειάζεται. Με σωστό προγραμματισμό, τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να εξυπηρετήσουν την επιχείρησή σας σε ρόλο υποστήριξης καθώς λειτουργεί για την ανασυγκρότηση μετά από μια καταστροφή. Για να γίνει αυτό επιτυχής, η επιχείρησή σας θα χρειαστεί έναν καθορισμένο εκπρόσωπο που έχει κάποια βασική κατάρτιση στα μέσα ενημέρωσης κάτω από τη ζώνη του / της. Όλοι οι εργαζόμενοι θα πρέπει να λαμβάνουν εκπαιδευτικό υλικό που να σημειώνει ποια μέλη του προσωπικού εκπαιδεύονται στα μέσα ενημέρωσης και να τονίζουν τα βασικά σημεία ανταλλαγής μηνυμάτων, ώστε όλοι - εκπαιδευμένοι ή μη - να γνωρίζουν πώς να επικοινωνούν με συνεπή φωνή και μήνυμα κατά τη διάρκεια μιας καταστροφής.
Ο προληπτικός προγραμματισμός και η οργανωμένη επικοινωνία κρίσεων μπορούν να σας βοηθήσουν να επιστρέψετε στην επιχείρηση ως συνήθως μετά από μια καταστροφή. Και φυσικά, είναι πάντα καλή ιδέα να διεξάγετε επίσημο απολογισμό μετά από κάθε περιστατικό για να αξιολογήσετε τα διδάγματα που αντλήσατε και να τα χρησιμοποιήσετε για να βελτιώσετε το σχέδιο επικοινωνίας κρίσης που προχωράτε.
Tornado Aftermath Φωτογραφία μέσω του Shutterstock
4 Σχόλια ▼
