Ο νόμος περί πολιτικών δικαιωμάτων του 1964 απαιτεί οι αιτήσεις απασχόλησης να φυλάσσονται στον φάκελο για τουλάχιστον ένα έτος. Εάν γνωρίζετε ότι ο υποψήφιος είναι άνω των 40 ετών, η αίτησή του πρέπει να διεξάγεται για δύο έτη, σύμφωνα με το νόμο περί διακρίσεων λόγω ηλικίας στον τομέα της απασχόλησης. Οι κρατικοί νόμοι θα μπορούσαν να απαιτήσουν ακόμη μεγαλύτερη περίοδο κράτησης για τα αρχεία των αιτούντων εργασία. Λόγω κρατικών και ομοσπονδιακών κανονισμών, ένα ακριβές σύστημα αρχειοθέτησης και αρχειοθέτησης για τους αιτούντες εργασία αποτελεί σημαντικό μέρος της επιχείρησης. Ίσως χρειαστεί να ελέγξετε και πάλι με αυτούς τους υποψηφίους αν ο μισθωτός που προσέλαβε δεν λειτουργεί.
$config[code] not foundΧρησιμοποιήστε το λογισμικό ηλεκτρονικής διαχείρισης για να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε εφαρμογές εργασίας. Ορισμένα ηλεκτρονικά προγράμματα επιτρέπουν στους χρήστες να δημιουργούν τέτοιες ηλεκτρονικές φόρμες όπως εφαρμογές εργασίας. Αυτά τα έντυπα εργασίας αποστέλλονται και αποθηκεύονται ηλεκτρονικά και επιτρέπουν αποθήκευση χωρίς χαρτί. Δεδομένου ότι οι περισσότερες εφαρμογές φτάνουν με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αυτός είναι ένας εύκολος τρόπος για να αποθηκεύσετε υλικό σε αρχεία που δεν καταλαμβάνουν κανένα φυσικό χώρο. Χρησιμοποιώντας μια ηλεκτρονική ροή εργασιών που είναι αποθηκευμένη στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων της εταιρείας σας απαιτεί ασφάλεια, τα αρχεία της απασχόλησης δεν θα χαραχθούν ή θα προβληθούν από μη εξουσιοδοτημένο προσωπικό. Ορίστε τον υπολογιστή σας ώστε να σας στέλνει αυτόματα ειδοποιήσεις για να σας υπενθυμίζει πότε τα αρχεία πρέπει να διαγραφούν ή να αναθεωρηθούν.
Ρυθμίστε τα αρχεία προσωπικού προσωπικού εφαρμογών εργασίας σε φακέλους χαρτιού. Σχεδιάστε ένα αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης χρησιμοποιώντας φακέλους αρχείων με κωδικό χρώματος που διατηρούνται σε συρτάρια, ράφια ή αρχειοθήκες. Εκτυπώστε τα βιογραφικά σημειώματα και τις αιτήσεις εργασίας που λαμβάνονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και καταθέστε τις με τις εφαρμογές που συμπληρώθηκαν αυτοπροσώπως ή έστειλαν με το ταχυδρομείο. Οι αιτούντες μπορούν να κατατεθούν με το όνομα ή τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης σε τμήματα που καθορίζονται από τον τύπο εργασίας. Για παράδειγμα, οι θέσεις πωλήσεων θα εμφανίζονται σε ένα φάκελο με τίτλο "Πωλήσεις" και οι υποψήφιοι θα καταταγούν με βάση το επώνυμο ή αριθμητικά με αριθμούς αναγνώρισης. Ασφαλίστε τα αρχεία σε ένα κλειδωμένο ερμάριο ή δωμάτιο.
Φυλάξτε τα αρχεία για τουλάχιστον τέσσερα χρόνια, εάν ένας υποψήφιος θέλει να σας απαλλάξει από το να προσλάβει διακρίσεις. Η Επιτροπή Ίσων Ευκαιριών για την Απασχόληση κανονικά απαιτεί να διατηρείτε αιτημένες αιτήσεις για τουλάχιστον ένα χρόνο, αλλά εάν αντιμετωπίζετε νομικές ενέργειες, η EEOC συνιστά να φυλάσσετε τις αιτήσεις εργασίας για τουλάχιστον τέσσερα χρόνια. Εάν δεν αποθηκεύετε σωστά τις αιτήσεις σας, το EEOC θα μπορούσε να σας χρεώσει με πρακτικές πρόσληψης που εισάγουν διακρίσεις ή με παραβιάσεις τήρησης αρχείων.
Καταστρέψτε τις αιτήσεις εργασίας μετά τη λήξη της νόμιμης περιόδου κράτησης. Δημιουργήστε ένα σύστημα με υπενθυμίσεις για να το κάνετε αυτό. Επικοινωνήστε με το τμήμα πληροφορικής σας για να αφαιρέσετε σωστά τα ηλεκτρονικά σας αρχεία και να αποκόψετε τυχόν εφαρμογές χαρτιού. Αυτό είναι σημαντικό επειδή τα αρχεία της αίτησης εργασίας περιέχουν προσωπικές πληροφορίες όπως οι αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης και τα δεδομένα απασχόλησης που πρέπει να διατηρούνται αυστηρά εμπιστευτικά.
