Ο χρόνος είναι ένα από τα πιο πολύτιμα περιουσιακά στοιχεία για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Αλλά με τόσες πολλές φορές να χάνετε καθήκοντα στη λίστα των υποχρεώσεών σας, θα πρέπει να αναλάβετε τον έλεγχο της δουλειάς σας ή θα σας πάρει τον έλεγχο. Ευτυχώς, η τεχνολογία μπορεί να βοηθήσει.
$config[code] not foundΕδώ είναι 10 κοινές χρονοβόρες εργασίες για αυτοματοποίηση για να ελευθερώσετε χρόνο:
Ταξινόμηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Πριν φτάσετε στο να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βοηθά να τα οργανώσετε. Μια από τις καλύτερες κινήσεις αποτελεσματικότητας που μπορείτε να κάνετε είναι να χρησιμοποιήσετε τις ετικέτες, τις ετικέτες ή / και τις λειτουργίες φακέλων στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αντιμετωπίσετε πρώτα τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και λιγότερο σημαντικά αργότερα (ή ίσως ποτέ). Σας βοηθά επίσης να "παρτίδα" μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αποτελεσματικότητα.
Για παράδειγμα, ορισμένα μηνύματα μπορεί να απαιτούν άμεση ανταπόκριση ενώ άλλα μπορούν να περιμένουν. Ή ίσως θελήσετε να επικεντρωθείτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο έργο κάθε φορά. Αυτές οι καταστάσεις είναι ιδανικές για φακέλους με ετικέτα.
Οι πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Gmail, μπορούν να ταξινομούν αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους φακέλους, σύμφωνα με τους κανόνες που ορίζετε. Για παράδειγμα, τα εβδομαδιαία ενημερωτικά δελτία μπορούν να πάνε σε ένα φάκελο. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πελάτες μπορούν να σταλούν σε ένα φάκελο προτεραιότητας ή να επισημανθούν ως "σημαντικά".
Ανταπόκριση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Μόλις έρθει η ώρα να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πιθανόν να υπάρχουν κάποιες απαντήσεις που θα είναι οι ίδιες ή τουλάχιστον παρόμοιες. Για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε παρόμοιες απαντήσεις σε ερωτήσεις από δυνητικούς πελάτες ή το ευρύ κοινό.
Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο χρησιμοποιώντας κονσέρβες απαντήσεων στο Gmail ή σε πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.
Δημοσίευση στα Social Media
Η προσωπική συμμετοχή στα κοινωνικά μέσα είναι σημαντική - και δεν πρέπει να το παραλείψετε. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να κάνετε κάθε ένα από τα πράγματα με το χέρι, όμως.
Κατά τη δημοσίευση γενικών ενημερώσεων, συνδέσμων ή παρόμοιου περιεχομένου, οι προγραμματισμοί εφαρμογών, όπως το Buffer και το Hootsuite, μπορούν να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο, προγραμματίζοντας τις αναρτήσεις για να γίνουν ζωντανές καθ 'όλη τη διάρκεια της εβδομάδας. Αντί να πηγαίνετε μπρος-πίσω ανάμεσα σε ιστότοπους και εφαρμογές, διαχειρίζεστε τα πάντα από έναν πίνακα ελέγχου.
Οι πλατφόρμες blogging όπως το WordPress και οι ιστοσελίδες ηλεκτρονικού εμπορίου όπως το Etsy προσφέρουν επίσης επιλογές για την αυτόματη μετάδοση νέων συνδέσμων ή προϊόντων σε ιστότοπους κοινωνικών μέσων.
Τέλος, εάν προτιμάτε να καθαρίζετε περιεχόμενο τρίτων για τους οπαδούς σας, μια υπηρεσία όπως οι πηγές κοινωνικού κεφαλαίου των $ 99 και δημοσιεύει περιεχόμενο στους κοινωνικούς λογαριασμούς σας, σύμφωνα με τις οδηγίες σας. Αυτό θα σας απαλλάξει από την εργασία για την κοινωνική στρατηγική και όχι με τις λεπτομέρειες εκτέλεσης.
Προγραμματισμός Συνεδριάσεων
Έχετε πάει ποτέ εμπρός και πίσω για να προγραμματίσετε ραντεβού με πολλούς πολυάσχολους ανθρώπους - αγωνίζονται να βρουν μια ημερομηνία και ώρα που δουλεύουν Όλοι είναι ημερολόγια; Μπορεί να είναι απογοητευτικό.
Εάν προγραμματίζετε πολλά ραντεβού, θα μπορούσατε να περάσετε ώρες κάθε χρόνο σε αυτή τη φορά σπατάλη εργασίας. Αντ 'αυτού, γιατί να μην εφαρμόσετε μια εφαρμογή ηλεκτρονικής προγραμματισμού όπως το ScheduleOnce;
Απλώς συνδέετε το υπάρχον ημερολόγιό σας με την εφαρμογή. Μια καλή εφαρμογή προγραμματισμού θα ενσωματωθεί με δημοφιλή ημερολόγια, όπως το Outlook και τα ημερολόγια Google. Στη συνέχεια, καλέστε τρίτους να συνδεθούν στο διαδίκτυο για να δουν τι είναι διαθέσιμο στο πρόγραμμά σας και να επιλέξετε τις ημερομηνίες και τις ώρες που τους βολεύουν.
Ορισμένοι έξυπνοι άνθρωποι περιλαμβάνουν ακόμη και έναν σύνδεσμο στο ηλεκτρονικό ημερολόγιό τους ακριβώς στις υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους - μειώνοντας ακόμη ένα βήμα από τη διαδικασία.
Θα αποφύγετε τη σπατάλη χρόνου στο πεδίο και τη σύγκριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι συναντήσεις προγραμματισμού δεν ήταν ποτέ τόσο εύκολες όσο με μια εφαρμογή προγραμματισμού.
Αποστολή επαναλαμβανόμενων τιμολογίων
Εάν χρεώνετε πελάτες ή πελάτες για το ίδιο ποσό κάθε μήνα, είναι εύκολο να το αυτοματοποιήσετε. Ορισμένα λογιστικά λογισμικά, όπως το Xero, μπορούν να ρυθμιστούν για τη δημιουργία και αποστολή μηνυμάτων τακτικών επαναλαμβανόμενων τιμολογίων. Ορισμένα συστήματα στέλνουν επίσης υπενθυμίσεις παρακολούθησης εάν το τιμολόγιο δεν καταβληθεί έγκαιρα.
Ή ίσως έχετε πελάτες σε επαναλαμβανόμενες ρυθμίσεις χρέωσης πιστωτικών καρτών, όπως για συνδρομές. Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιήστε κάτι σαν Freshbooks ή PayPal για να χρεώνετε την κάρτα του πελάτη κάθε μήνα.
Πολλές μικρές επιχειρήσεις είναι δυστυχώς χαλαρές στην αποστολή και παρακολούθηση των τιμολογίων. Η αυτοματοποίηση εξοικονομεί χρόνο, φυσικά. Επίσης καθιστά λιγότερο πιθανό αυτό το σημαντικό έργο να πέσει μέσα από τις ρωγμές.
Αυτοματοποίηση των αναφορών κυκλοφορίας ιστοτόπων
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να μάθετε πώς να προσελκύσετε περισσότερη επισκεψιμότητα στον ιστότοπο είναι να κατανοήσετε καλύτερα την υπάρχουσα κυκλοφορία σας. Πρέπει να ξέρετε τι λειτουργεί σήμερα - και τι όχι. Με άλλα λόγια, πρέπει να έχετε μια καλή λαβή για το τι αναζητούν οι επισκέπτες, πώς φτάνουν στον ιστότοπό σας και τι κάνουν όταν φτάσουν εκεί. Είναι σημαντικό να το επανεξετάζετε περιοδικά για να μετράτε εάν προχωράτε.
Όμως, η κοσμοποίηση μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων του Google Analytics απαιτεί χρόνο. Και μπορεί να χρονοτριβεί.
Αντ 'αυτού, αφιερώστε το χρόνο - μία φορά - για να ρυθμίσετε εκθέσεις βασικών στατιστικών στοιχείων. Στη συνέχεια, οι εκθέσεις αυτές αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εσάς και / ή άλλους στην ομάδα σας μία φορά την εβδομάδα. Μπορείτε να τα στείλετε ως PDF ή ως υπολογιστικό φύλλο CSV.
Αυτές οι επαναλαμβανόμενες αναφορές επισκεψιμότητας του Google Analytics θα εξοικονομήσουν τεράστιο χρόνο μακροπρόθεσμα. Αντί να επισκέπτεστε τον πίνακα ελέγχου του Google Analytics και να ελέγχετε χειροκίνητα τα δεδομένα (όταν το θυμάστε!), Θα έχετε μια αναφορά που παρέχεται κάθε εβδομάδα, ώστε να μπορείτε να δείτε γρήγορα ή να καλύψετε τις συναντήσεις ομάδας.
Διαχείριση των επικοινωνιών υποστήριξης πελατών
Οι μικρές επιχειρήσεις τείνουν να φτάσουν σε ένα σημείο όπου η διαχείριση των ζητημάτων των πελατών μέσω τακτικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων γίνεται δυσκίνητη. Καταλήγετε στην αντιγραφή και επικόλληση πληροφοριών από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλα συστήματα λογισμικού, όπως το σύστημα εισαγωγής εντολών ή η βάση δεδομένων επαφών.
Ακόμη χειρότερα, σημαντικές επικοινωνίες γίνονται θανάσιμες στο φάκελο εισερχομένων ενός εργαζομένου. Άλλοι στην εταιρεία δεν έχουν ορατότητα, εκτός αν θυμάστε να στείλετε ηλεκτρονικά μηνύματα στους συναδέλφους για να τους κρατήσετε στο βρόχο.
Το λογισμικό γραφείου βοήθειας, όπως το Groove, μπορεί να είναι ένα lifesaver. Τα γραφεία υποστήριξης ή τα συστήματα έκδοσης εισιτηρίων επικοινωνούν με τους πελάτες σε ένα κεντρικό σημείο, ενημερώνοντας αυτόματα όλα τα σωστά μέλη της ομάδας.
Στη συνέχεια, προχωρήστε καλύτερα - χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο όπως το Zapier για να ενσωματώσετε τις επικοινωνίες υποστήριξης πελατών με άλλα συστήματα που χρησιμοποιείτε. Χρησιμοποιήστε το Zapier για να στείλετε μια επικοινωνία στο λογισμικό λογιστικής σας (όπως για να ενημερώσετε τις πληροφορίες επικοινωνίας με τον πελάτη). Ή να το στείλετε στο σύστημα διαχείρισης έργου σας (όπως εάν απαιτείται ειδική συντήρηση λογαριασμού).
Με την ενσωμάτωση με άλλα συστήματα, θα αποφύγετε την διπλή εισαγωγή δεδομένων ή, χειρότερα, το χρονοβόρο αποτέλεσμα της σύγχυσης και των λαθών.
Αυτοματοποίηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης
Τα προγράμματα αυτοματοποίησης μάρκετινγκ, όπως το Infusionsoft, μπορούν να βοηθήσουν τις μικρές ομάδες να αποκτήσουν μόχλευση. Μπορείτε να δημιουργήσετε εκστρατείες μάρκετινγκ με μια σειρά επικοινωνιών για κάθε βήμα.
Για παράδειγμα, ας πούμε ότι μια προοπτική έρχεται στον ιστοχώρο σας και συμπληρώνει μια φόρμα για να κατεβάσετε το ελεύθερο whitepaper σας. Μπορείτε να στείλετε μια σειρά από επικοινωνίες παρακολούθησης για να προωθήσετε αυτό το προβάδισμα - χωρίς να χρειάζεται να ξεκινάτε με μη αυτόματο τρόπο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά. Αυτή είναι η μόχλευση!
Συμπλήρωση ηλεκτρονικών εντύπων
Κάθε φορά που προσπαθείτε να εγγραφείτε για μια νέα online πλατφόρμα, υπηρεσία, ενημερωτικό δελτίο ή οτιδήποτε απαιτεί εγγραφή, πιθανόν να συμπληρώσετε μια φόρμα.Συμπληρώνοντας μια φόρμα εδώ ή δεν υπάρχει μεγάλη υπόθεση. Αλλά μαζί προσθέτουν έναν από τους χρόνους που χάνουν καθήκοντα στη ζωή σας.
Τα προγράμματα λογισμικού όπως το Roboform μπορούν να συμπληρώσουν αυτόματα αυτές τις φόρμες. Δεν θα χρειαστεί να εισάγετε τις ίδιες πληροφορίες ξανά και ξανά.
Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων σας
Τα δεδομένα σας είναι ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία που διαθέτει η επιχείρησή σας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο τα κανονικά αντίγραφα ασφαλείας είναι τόσο σημαντικά. Αλλά οι άνθρωποι ξεχνούν ή απλά δεν παίρνουν το χρόνο να ολοκληρώσουν αυτό το έργο τακτικά.
Οι υπηρεσίες που βασίζονται σε σύννεφα, όπως το Carbonite και το Dropbox, προσφέρουν λύσεις που θα δημιουργούν αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας στο cloud.
Με το Google Drive και το Microsoft OneDrive, μπορείτε να ορίσετε ότι όλα τα έγγραφά σας είναι προεπιλεγμένα για να αποθηκευτούν αυτόματα στο σύννεφο. Και μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας τοπικά μέσω των Windows ή του Apple Time Machine.
Αυτοματοποιήστε αυτές τις 10 εργασίες σπατάλη χρόνου, και στη συνέχεια βρείτε 10 περισσότερα για την αυτοματοποίηση. Λίγα λεπτά που ελευθερώνονται εδώ και εκεί προστίθενται μέχρι ώρες. Αυτές είναι ώρες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κλωτσήσετε και να απολαύσετε τη ζωή.
Κουρασμένος στη φωτογραφία εργασίας μέσω Shutterstock
5 Σχόλια ▼
