Ως ηγέτης, θέλετε μια παραγωγική ομάδα, οπότε έχει νόημα μόνο να ενισχύσετε την επικαιρότητα και να βοηθήσετε τα μέλη της ομάδας να απομακρύνουν τις κακές συνήθειες εργασίας όπως η αναβλητικότητα.
Η αναβολή εξαφανίζεται στην παραγωγικότητα του ατόμου που αναβάλλει. Επιπλέον, προσθέτει άγχος στο στράτευμα καθώς και στην υπόλοιπη ομάδα, οι οποίοι πρέπει να αγωνιστούν για να ξεπεράσουν τις χαμένες προθεσμίες.
$config[code] not foundΕπίσης, οδηγεί σε αρνητικά συναισθήματα που υποβαθμίζουν την ομαδική εργασία. Ο αναχαιτιστής φέρνει γύρω από ένα φορτίο ενοχής για να μην είναι έγκαιρη, και άλλοι στην ομάδα αισθάνονται δυσαρέσκεια για να πρέπει να αναπληρώσετε κάποιον άλλον να ρίχνει την μπάλα.
Για να μην αναφέρουμε, φυσικά, μπορεί να βλάψει την κατώτατη γραμμή της επιχείρησής σας. Η αναβολή μπορεί να οδηγήσει σε δυσαρεστημένους πελάτες, κυρώσεις για καθυστερήσεις και απώλειες μελλοντικών πωλήσεων.
Το λογισμικό παρέχει μια εύκολη λύση για να βοηθήσει την ομάδα σας να σπάσει τη συνήθεια αναβλητικότητας. Εδώ είναι 5 απλοί τρόποι για να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό για να ξεφύγετε από την αναβλητικότητα και να κάνετε εσάς και την ομάδα σας πιο παραγωγικούς.
Χρησιμοποιήστε τα ημερολόγια στο μέγιστο δυναμικό τους
Τα ψηφιακά ημερολόγια είναι τέλεια για να σπάσουν τον κύκλο της αναβολής - αν τα χρησιμοποιήσετε με τον σωστό τρόπο. Ενθαρρύνετε την ομάδα σας να δοκιμάσει αυτές τις τεχνικές ημερολογίου (και να τις χρησιμοποιήσετε μόνοι σας για παράδειγμα):
- Αποκλείστε μια καθορισμένη χρονική περίοδο για να κάνετε ένα σημαντικό έργο ή εργασία στο ημερολόγιό σας. Αν είναι στο ημερολόγιό σας με μια ώρα ή δύο που έχουν τεθεί σε άκρη για να το κάνετε, είστε ένα βήμα πιο κοντά από την απλή τοποθέτηση της εργασίας σε μια λίστα υποχρεώσεων.
- Όταν ορίσετε την ειδοποίηση ημερολογίου προς τα πάνω, προσθέστε συνδέσμους σε όλα τα έγγραφα που χρειάζεστε για την εργασία, ακριβώς στην ειδοποίηση ημερολογίου. Με αυτόν τον τρόπο δεν χάνετε χρόνο ψάχνοντας για έγγραφα για να ξεκινήσετε - ή να αποστασιοποιηθείτε.
- Χρησιμοποιήστε κοινόχρηστα ημερολόγια στους οργανισμούς σας, για να αποφύγετε να πηγαίνετε πέρα δώθε για να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα. Με κοινόχρηστα ημερολόγια, μπορείτε να δείτε ποιος είναι ελεύθερος. Επίσης, μάθετε τα χαρακτηριστικά του προγράμματος ημερολογίου σας για να βρείτε μικρές αδράσεις που κάνουν τον προγραμματισμό πιο εύκολο. Για παράδειγμα, τα ημερολόγια του Outlook έχουν κάτι που ονομάζεται Βοηθός προγραμματισμού, ο οποίος μπορεί να κάνει τη σύσκεψη να γίνει πιο γρήγορα.
Ξεπλύνετε και επαναλάβετε: Πρότυπα, Πρότυπα, Πρότυπα
Τίποτα δεν προάγει την αναβλητικότητα, όπως κοιτάζοντας μια κενή οθόνη που αναρωτιέται πού να ξεκινήσει για το επόμενο έργο. Ένα πρότυπο σάς παίρνει γρηγορότερα από το μπλοκ σε εργασίες όπως η σύνταξη μιας έκθεσης, η δημιουργία μιας παρουσίασης ή η δημιουργία μιας ημερήσιας διάταξης.
Υπάρχουν δύο είδη προτύπων. Το ένα είναι γενικά πρότυπα που μπορείτε να βρείτε σε απευθείας σύνδεση ή ακόμα και στη σουίτα του Office που χρησιμοποιείτε. Το Office 365, για παράδειγμα, διαθέτει πολλά δωρεάν πρότυπα σε διάφορες ενότητες όπως υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις.
Ένα άλλο είδος προτύπου είναι αυτά που είναι ειδικά προσαρμοσμένα στην επιχείρησή σας. Με την πάροδο του χρόνου θα δημιουργήσετε πρότυπα για παρουσιάσεις πωλήσεων, εκθέσεις και πολλά άλλα. Το κλειδί είναι να βεβαιωθείτε ότι ο καθένας μπορεί να τα βρει όταν τα έχουν ανάγκη. Δημιουργήστε μια κεντρική βιβλιοθήκη προτύπων και ενθαρρύνετε όλους να την χρησιμοποιήσουν. Με τους κοινόχρηστους φακέλους και την αποθήκευση αρχείων σύννεφων είναι πολύ εύκολο να το ορίσετε.
Tick Tock: Χρησιμοποιήστε χρονοδιακόπτες διαχείρισης χρόνου
Μερικές φορές η αναβολή βοηθάει και συναισθάνεται με το να ξοδεύει πολύ χρόνο για ασήμαντα καθήκοντα. Βοηθήστε την ομάδα σας να καταλάβει πώς να διαθέσει καλύτερα τον χρόνο της, να την ξοδέψετε για τα πιο επείγοντα και πιο σημαντικά καθήκοντα.
Εδώ είναι όπου κάτι τόσο απλό όσο ένα χρονοδιακόπτη μπορεί να σας βοηθήσει. Αν κάποιος στην ομάδα σας έχει την τάση να ξοδεύει πάρα πολύ καιρό να διαβάζει ασήμαντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να αφήνει τις συνεδριάσεις να τρέχουν, τότε ένας χρονοδιακόπτης μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε λεπτά που προστίθενται σε ώρες κατά τη διάρκεια μιας εβδομάδας.
Έχω βρει ότι η συνείδηση του χρόνου έχει εκπληκτικά αποτελέσματα. Μέχρι που άρχισα να παρακολουθώ, δεν συνειδητοποίησα πόσο από το χρόνο μου σπαταλούσα σε καθήκοντα μικρής σημασίας.
Τα Windows 10 έχουν ενσωματωμένη δωρεάν εφαρμογή χρονοδιακόπτη. Μπορείτε επίσης να βρείτε εφαρμογές χρονοδιακόπτη στον ιστό ή απλά να χρησιμοποιήσετε το χρονοδιακόπτη και το ξυπνητήρι στο smartphone σας.
Άμεσες αλλαγές: Συνεργαστείτε με κοινόχρηστα έγγραφα
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα δελτίο τύπου που θέλετε κάποια ομάδα σας να κοιτάξει πριν να βγει από το Διαδίκτυο. Προσπαθώντας να αποκτήσουν όλοι όσοι πρέπει να δώσουν συμβουλές για να το αναθεωρήσουν και να απαντήσουν μπορεί να πάρει χρόνο - ειδικά για τους αναβλητές στην ομάδα σας.
Εδώ, το σύννεφο έρχεται στη διάσωση με τη μορφή κοινών εγγράφων σύννεφο.
Ξέρατε ότι μπορείτε να συνεργαστείτε στο Word χρησιμοποιώντας μια λειτουργία που σας επιτρέπει να συν-συγγραφέα σε πραγματικό χρόνο; Μπορείτε να παρακολουθείτε τον χαρακτήρα επεξεργασίας κατά χαρακτήρα όταν κάποιος άλλος εργάζεται στο έγγραφο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να καλέσετε όλοι μαζί μια κλήση και να συγκεντρώσετε όλες τις εισροές γρήγορα σε πραγματικό χρόνο - αποφεύγοντας την τάση ορισμένων να χρονοτριβούν.
Το Microsoft Office 365 προσφέρει επίσης τις ομαδικές ομάδες πολυμέσων HD video και audio, έτσι ώστε η ομάδα σας να μπορεί να συζητήσει αριθμούς, εκστρατείες και έργα από διαφορετικές τοποθεσίες. Εάν έχετε έναν πελάτη που θέλει να δημιουργήσει ιδέες για την τελευταία του καμπάνια μαζί, αυτό βάζει όλους στην ίδια σελίδα στο διαδίκτυο.
Ο προγραμματιστής σχεδιάστηκε ειδικά για το Office 365. Λειτουργεί σε όλες τις συσκευές σας. Μπορείτε να προσθέσετε αρχεία, εργασίες και ακόμη και να μιλήσετε με την ομάδα ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται. Οι ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθιστούν εύκολη την ενημέρωση των μελών της ομάδας όταν τους έχει δοθεί ένα νέο καθήκον. Ο Σχεδιαστής δεσμεύει όλους και τους ενημερώνει για τυχόν εξελίξεις.
Το Office 365 Video είναι μια άλλη επιλογή για να αποφύγετε την αναβολή. Η μεταφόρτωση και η κοινή χρήση περιεχομένου βίντεο μέσω της επιχείρησής σας θέτει ένα πρόσωπο και ζωντανή δράση σε γραπτές σημειώσεις και οδηγίες.
Χρησιμοποιήστε έναν εικονικό βοηθό όπως το Cortana
Ακολουθεί μια ακόμη αδράνεια απραξίας: χρησιμοποιήστε έναν εικονικό βοηθό για να σημειώσετε και να κάνετε έρευνα για το επόμενο έργο σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Cortana για να υπαγορεύσετε προφορικά ορισμένες σημειώσεις για αυτή τη μεγάλη αναφορά και να τις αποθηκεύσετε στο OneNote. Μερικές φορές είναι πολύ πιο εύκολο να ξεκινήσετε αν ξεκινήσετε με μωρά βήματα, όπως υπαγορεύοντας μερικές σημειώσεις για πράγματα που πρέπει να συμπεριληφθούν σε μια αναφορά.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την Cortana για να κάνετε διαδικτυακή έρευνα για ένα έργο. Το κάνει να αισθάνεται λιγότερο σαν επίπονη δουλειά και περισσότερο σαν μια απλή συζήτηση, αν χρησιμοποιήσετε κάτι σαν την Cortana για να κοιτάξετε τα πράγματα.
Όπως έχουν δείξει αυτά τα παραδείγματα, υπάρχουν πολλοί τρόποι να χρησιμοποιηθεί η τεχνολογία για να ξεκινήσετε και να αποφύγετε την αναβολή. Λοιπόν, τι περιμένετε? Ξεκινήστε να χρησιμοποιείτε μερικά από αυτά τα εργαλεία!
Τη στιγμή της γραφής της, η Anita Campbell συμμετέχει στο πρόγραμμα Microsoft Small Business Ambassador.
Άνθρωπος στη φωτογραφία φορητού υπολογιστή μέσω του Shutterstock
Περισσότερα στο: Microsoft, Sponsored 1
