Η διαχείριση αρχείων επιτρέπει στις εταιρείες να διατηρούν και να μεγιστοποιούν την αξία των πληροφοριών, αποθηκεύοντάς την σωστά, προστατεύοντάς την και εξασφαλίζοντας ότι είναι διαθέσιμη και προσβάσιμη στο μέλλον. Ένας διαχειριστής αρχείων διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στην εξασφάλιση ότι οι πληροφορίες ως περιουσιακό στοιχείο σε μια επιχείρηση είναι ασφαλείς και καλά διαχειριζόμενες. Οι υποψήφιοι απαιτούν ένα κύριο σώμα στη βιβλιοθήκη και τη διοικητική αρχειοθέτηση, ή ένα στενά συνδεδεμένο τομέα. Η εργασία απαιτεί επίσης κριτική σκέψη, ικανότητες επίλυσης προβλημάτων και ικανότητα παρακολούθησης και συντονισμού των μεγάλων όγκων πληροφοριών.
$config[code] not foundΣχεδιασμός και εφαρμογή συστημάτων διαχείρισης αρχείων
Οι εταιρείες παράγουν πολλές πληροφορίες σχετικά με τις πωλήσεις, το μάρκετινγκ, τους ανθρώπινους πόρους και το απόθεμα. Χωρίς ένα σωστό σύστημα διαχείρισης, ο εντοπισμός, η αποθήκευση, η κυκλοφορία και η διάθεση αρχείων μπορεί να είναι μια δύσκολη και κουραστική πρόκληση. Οι διαχειριστές αρχείων επιβλέπουν το σχεδιασμό και την εφαρμογή συστημάτων εκτύπωσης και ηλεκτρονικής διαχείρισης αρχείων, όπως η αποθήκευση αρχείων υπαλλήλων σε αλφαβητική σειρά. Ένας διαχειριστής αρχείων μπορεί επίσης να σχεδιάσει ένα σύστημα αναφοράς για να βοηθήσει τους χρήστες να έχουν πρόσβαση στα αρχεία και να διασφαλίσει ότι οι υπάλληλοι αποθηκεύουν τα αρχεία εκτύπωσης σε ηλεκτρονική μορφή ή σε άλλο σύστημα υποστήριξης πριν από την απόρριψή τους.
Παρακολούθηση της εφαρμογής της πολιτικής
Ένας διαχειριστής αρχείων ορίζει και ταξινομεί τα αρχεία ανάλογα με την προσβασιμότητά τους και τη συνάφεια τους με τους εσωτερικούς και εξωτερικούς ενδιαφερόμενους. Για παράδειγμα, οι μέτοχοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στην ετήσια οικονομική έκθεση μιας εταιρείας αλλά όχι σε στοιχεία των εργαζομένων. Σε μια κυβερνητική οργάνωση, ο διαχειριστής διασφαλίζει ότι το κοινό έχει πρόσβαση μόνο σε πληροφορίες που δεν θέτουν σε κίνδυνο την ασφάλεια του κράτους ή τις καινοτομίες. Ένας διαχειριστής αρχείων περιγράφει επίσης τις διαδικασίες μέσω των οποίων οι εργαζόμενοι απελευθερώνουν αρχεία σε εξωτερικά μέρη, όπως ελεγκτές, ομοσπονδιακές υπηρεσίες και μετόχους.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΕκπαίδευση
Ένας διαχειριστής αρχείων σχεδιάζει και υλοποιεί προγράμματα κατάρτισης και ευαισθητοποίησης για να διαφωτίσει τους υπαλλήλους σχετικά με τον τρόπο χειρισμού αρχείων σύμφωνα με τις πολιτικές και τις οδηγίες της εταιρείας. Διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι κατανοούν τις πολιτικές διαχείρισης αρχείων, όπως η εμπιστευτικότητα, η ακρίβεια και η αυθεντικότητα. Η μη τήρηση των κανόνων έχει ως αποτέλεσμα συνέπειες, τις οποίες ένας διευθυντής αρχείων εξηγεί στους υπαλλήλους του τμήματος του. Είναι επίσης ευθύνη του να προσλαμβάνει νέους υπαλλήλους μέσω προσανατολισμού και να καθορίζει το εύρος των θέσεων εργασίας τους στο τμήμα αρχείων. Ο διαχειριστής αρχείων αναγνωρίζει επίσης τις ανάγκες στις δεξιότητες των εργαζομένων, όπως η δυνατότητα εφαρμογής νέων τεχνολογιών στη διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων και οργανώνει λύσεις κατάρτισης που διατηρούν τις δεξιότητές τους ενημερωμένες.
Εγγραφή Ασφάλεια και αποθήκευση
Μια άλλη σημαντική ευθύνη ενός διαχειριστή αρχείων είναι να εξασφαλίσει την ασφάλεια και την προσβασιμότητα των αρχείων. Ο διαχειριστής επιβλέπει την ασφαλή αποθήκευση αρχείων, εφαρμόζοντας συστήματα ασφαλείας. Για παράδειγμα, μπορεί να προγραμματίσει και να υλοποιήσει την εγκατάσταση κάμερας για την παρακολούθηση της δραστηριότητας σε μια βιβλιοθήκη αρχείων. Ο διαχειριστής μπορεί επίσης να διασφαλίσει ότι συγκεκριμένοι υπάλληλοι έχουν κωδικούς πρόσβασης σε μια βάση δεδομένων για να εγγυηθούν ότι μόνο εξουσιοδοτημένα αρχεία πρόσβασης προσωπικού.
