Η παρακολούθηση των χρεωστικών ωρών είναι περίπου τόσο συναρπαστική όσο ο προγραμματισμός ενός ριζικού καναλιού.
Η παρακολούθηση του χρόνου είναι ένα απαραίτητο κακό για να τεκμηριώσει την εργασία και να δικαιολογήσει την πληρωμή, αλλά είναι επίσης χρονοβόρα και, όταν γίνεται χειροκίνητα, επιρρεπείς σε σφάλματα.
Είτε είστε ελεύθερος επαγγελματίας, ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης ή εκτελεστικός διευθυντής επιχείρησης, το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου μπορεί να βελτιστοποιήσει την παρακολούθηση της ώρας, να βελτιώσει την ακρίβεια και να πάρει τον πονοκέφαλο από τη διαχείριση χρεωστικών ωρών.
$config[code] not foundΤα οφέλη από την κατάλληλη εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου είναι τεράστια.
Τα δεδομένα από μια εφαρμογή που βασίζεται σε σύννεφο μπορούν να εισαχθούν στο πρόγραμμα φύλλων χρονοδιαγράμματος, αυξάνοντας την αποδοτικότητα χρέωσης και ελαχιστοποιώντας τον κίνδυνο για ανθρώπινο σφάλμα που σχετίζεται με το μη αυτόματο φύλλο χρόνου. Οι εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου μπορούν να μειώσουν το κόστος επεξεργασίας μισθοδοσίας, την ταχύτητα χρέωσης και τους εισπρακτέους λογαριασμούς και να αυτοματοποιήσουν τα έξοδα ταξιδίου.
Με λίγα λόγια, η κατάλληλη εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε πόσο κερδοφόρα είναι τα επιχειρηματικά σας έργα, καθώς και η εταιρεία σας.
Αλλά με τόσες διαφορετικές επιλογές εφαρμογής παρακολούθησης χρόνου, πώς αποφασίζετε ποια είναι η σωστή για την επιχείρησή σας; Κρατήστε τα ακόλουθα τέσσερα μούσα:
1. Ευκολία στη χρήση
Προσοχή στο "demo deception." Η πιο απλή διεπαφή δεν σημαίνει πάντοτε ότι αυτή η εφαρμογή είναι η πιο εύκολη στη χρήση ή ότι είναι κατάλληλη για τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Κάθε εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου θα έρθει με μια αρχική καμπύλη εκμάθησης.
Όσο μεγαλύτερη είναι η οργάνωσή σας και όσο πιο σύνθετες είναι οι ομάδες και τα έργα σας, τόσο πιο αρχική προσπάθεια θα χρειαστεί να επενδύσετε σε ένα ξεκίνημα της εταιρείας. Η συμβατότητα με το υπάρχον λογισμικό χρέωσης της εταιρείας σας, όπως το QuickBooks ή η Oracle, είναι απαραίτητη.
Όλο το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου θα χρειαστεί λίγο χρόνο για να αναπτυχθεί σε διάφορα τμήματα. Επομένως, μην ξεγελιέστε από την απλούστερη διεπαφή. Ψάξτε για εφαρμογές που είναι διαισθητικές και έχουν όλες τις λειτουργίες που χρειάζεστε.
2. Ευελιξία
Η κατάλληλη εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου θα είναι αρκετά ευέλικτη ώστε να καλύπτει τις συγκεκριμένες ανάγκες σας. Για παράδειγμα, ένας σχεδιαστής μπορεί να θέλει να δει ποια από τα καθήκοντα που έχουν ανατεθεί στους συναδέλφους του είναι πλήρεις. Τα οπτικά σημάδια, όπως ένα μπαρ που μετατρέπεται σε κόκκινο από πράσινο, καθώς και ημερομηνίες λήξης για διάφορα καθήκοντα που αποτελούν ένα πλήρες έργο, μπορούν να επιταχύνουν δραστικά τους εργαζομένους σας.
Οι περισσότεροι άνθρωποι επεξεργάζονται τις οπτικές πληροφορίες πιο γρήγορα. Εξετάστε ένα φύλλο χρόνου που δείχνει την πρόοδο κάθε εργασίας. Αυτό θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε και να ελέγχετε τα πάντα από μια ενιαία επιφάνεια εργασίας ή μια κινητή συσκευή, χωρίς να χρειαστεί να μετακινηθείτε.
Για παράδειγμα, για να ενισχύσει την ευελιξία, το WorkflowMax περιλαμβάνει έξι επιλογές χρονισμού:
- Δυνατότητα να εισαγάγετε το χρόνο έναρξης και λήξης χειροκίνητα.
- Δυνατότητα εισαγωγής του ακριβούς αριθμού ωρών εργασίας.
- Ένα απλό χρονόμετρο έναρξης και διακοπής που καταγράφει τις πραγματικές ώρες εργασίας.
- Ένα γραφικό στοιχείο Adobe που επιτρέπει στα διαφημιστικά κείμενα να παρακολουθούν χρόνο μέσα στα προϊόντα της Adobe όπως το Indesign, το Illustrator, το Photoshop, τα After Effects, το InCopy, το Premiere Pro και το Prelude.
- Ο φιλικός χρονοδιακόπτης για κινητά σας επιτρέπει να εισάγετε χρόνο εν κινήσει.
- Αρκετά γραφικά στοιχεία τρίτου μέρους που ενσωματώνουν το WorkflowMax και παρέχουν βελτιωμένη λειτουργικότητα και ευελιξία, συμπεριλαμβανομένης της οπτικής υπενθύμισης τόσο των τρεχουσών όσο και των επερχόμενων εργασιών.
Ως αρχηγός, μπορείτε επίσης να επεξεργάζεστε φύλλα εργασίας καθημερινά ή εβδομαδιαία ανάλογα με τη διάρκεια του έργου. Υπάρχουν και άλλα εργαλεία παρακολούθησης χρόνου, όπως το Due, τα οποία διαθέτουν παρόμοιες δυνατότητες, συμπεριλαμβανομένης της παροχής απρόσκοπτης χρέωσης και ολοκλήρωσης τιμολόγησης.
3. Πλήρης προσαρμογή
Ενώ η ευελιξία είναι σημαντική, οι δυνατότητες πλήρους προσαρμογής είναι αναμφίβολα ακόμα πιο σημαντικές. Η εφαρμογή πρέπει να συνεργάζεται με τα συστήματα, τις διαδικασίες και το λογισμικό που έχετε ήδη στη διάθεσή σας. Για παράδειγμα, αν τα πράγματα πρέπει να τροποποιηθούν, μπορούν αυτές οι αλλαγές να γίνουν εύκολα από την ίδια την εφαρμογή;
Όταν εξετάζετε τις επιλογές προσαρμογής, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να ελέγξετε τις ενοποιήσεις τρίτου μέρους. Βεβαιωθείτε ότι ο χρονομετρητής σας υποστηρίζει τις εφαρμογές που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας ήδη, όπως η Πρόβλεψη, το Trello, το Google Apps, το Basecamp, το Stripe και το PayPal, για να αναφέρουμε μερικά.
Με αυτόν τον τρόπο, η νέα σας εφαρμογή μπορεί να χωρέσει εύκολα στο τρέχον οικοσύστημα εφαρμογών σας. Αν επιλεγεί σωστά, όλες οι εφαρμογές σας θα λειτουργούν άψογα μαζί, πιέζοντας τα δεδομένα από τη μια στην άλλη χωρίς να χρειαστεί διπλή είσοδος.
Πάρτε για παράδειγμα την εταιρεία πληροφορικής Conquest Solutions. Οι Conquest Solutions χρησιμοποίησαν ήδη τη Xero ως λογιστική πλατφόρμα τους, καθώς και το FreshDesk για να παρέχουν IT υποστήριξη στους πελάτες τους. Εξαιτίας αυτού, επέλεξαν μια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου που ενσωματώθηκε στο υπάρχον "οικοσύστημα εφαρμογών".
Τα εισιτήρια υποστήριξης προωθήθηκαν αυτόματα από τα αιτήματα του FreshDesk στην υπηρεσία παρακολούθησης χρόνου τους, γεγονός που τους επέτρεψε να δημιουργήσουν τιμολόγια και λογαριασμούς πελατών. Αμέσως μετά την εφαρμογή, η Conquest Solutions άρχισε να βλέπει τα οφέλη, με μείωση κατά 66% της προσφοράς, 24% αύξηση της ημερήσιας τιμής και (χάρη στη διαφάνεια που προσφέρει το οικοσύστημα της εφαρμογής), χωρίς ποτέ να αμφισβητεί τιμολόγιο.
4. Διαισθητικός σχεδιασμός
Οι καλύτερες εφαρμογές έχουν τόσο μια ελκυστική οπτική διασύνδεση όσο και ισχυρή λειτουργικότητα backend. Μιλήσαμε λίγο γιατί η ισχυρή λειτουργικότητα backend (συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας πλήρους προσαρμογής της εφαρμογής για τις συγκεκριμένες επιχειρηματικές σας ανάγκες) είναι τόσο σημαντική.
Αλλά γιατί είναι τόσο ζωτικής σημασίας ο οπτικός σχεδιασμός;
Ο σχεδιασμός μπορεί να επηρεάσει σημαντικά τα συναισθήματά μας. Και τα συναισθήματά μας, ειδικά εάν οι υπάλληλοί σας "αρέσουν" ή όχι την αίσθηση της εφαρμογής παρακολούθησης χρόνου, θα καθορίσουν αν θα το χρησιμοποιήσουν ή όχι.
Το Smashing Magazine πρόσφατα διερεύνησε αυτή τη βαθιά σύνδεση στο "Σκεφτείτε την εφαρμογή σας όμορφη; Όχι χωρίς σχεδιασμό εμπειρίας χρήστη. "Η αισθητική δεν χρειάζεται να είναι ασυμβίβαστη με την χρηστικότητα.
Δεδομένης της επιλογής μεταξύ ενός χρησιμοποιήσιμου άσχημου προϊόντος και μιας χρήσιμης ελκυστικής, γιατί όχι της τελευταίας; Με άλλα λόγια, ο όμορφος σχεδιασμός δεν αφορά στην ομορφιά.
Είναι όλα σχετικά με το αν οι υπάλληλοί σας βρίσκουν το tracker σας εύκολο στην πλοήγηση και φυσικά θα το χρησιμοποιήσει στη συνέχεια για τις καθημερινές ανάγκες.
Λαμβάνοντας την εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου για μια δοκιμαστική μονάδα
Λάβετε υπόψη σας ότι αν δεν είστε σόλο ελεύθερος επαγγελματίας, η επιλογή μιας εφαρμογής παρακολούθησης χρόνου είναι εξίσου σημαντική για τη δική σας εμπειρία με την εμπειρία του υπαλλήλου σας. Όταν επιλέγετε τη σωστή εφαρμογή, εξετάστε το ενδεχόμενο να έχετε μια επιλεγμένη ομάδα από τους υπαλλήλους σας να δοκιμάσει την τελευταία σας μία ή δύο επιλογές για μια εβδομάδα.
Πόσο εύκολη είναι η περίοδος υιοθεσίας;
Μπορούν να πλοηγηθούν στην εφαρμογή και να την ενσωματώσουν στη ροή εργασίας τους;
Ή μήπως η χρήση της εφαρμογής έγινε μια μεγαλύτερη ταλαιπωρία από τις μη αυτόματες ώρες παρακολούθησης;
Εικόνα: WorkflowMax
7 Σχόλια ▼
