Τα καθήκοντα γραμματέως περιλαμβάνουν συνήθως την οργάνωση ταξιδιών για το αφεντικό της και / ή άλλους υπαλλήλους. Δεδομένου ότι οι γραμματείς είναι συνήθως υπεύθυνοι για την τήρηση του χρονοδιαγράμματος για τα πολυάσχολα στελέχη, φροντίζουν επίσης τα ταξιδιωτικά τους σχέδια και εξασφαλίζουν τη φροντίδα των ρυθμίσεων, συμπεριλαμβανομένων κρατήσεων ξενοδοχείων και ενοικιάσεων αυτοκινήτων.
Προγραμματισμός για να κάνετε ρυθμίσεις ταξιδιού
Μόλις μια γραμματέας ανακαλύψει ότι το αφεντικό της πρέπει να ταξιδέψει για δουλειά, πρέπει να μάθει τις ακριβείς ημερομηνίες του αναμενόμενου ταξιδιού. Εάν είστε υπεύθυνοι για την πραγματοποίηση ταξιδιών για όλους στο τμήμα ή στο γραφείο σας, πρέπει να καθορίσετε εάν και άλλα μέλη του προσωπικού ταξιδεύουν ταυτόχρονα. Ανάλογα με την εταιρεία για την οποία εργάζεστε, μπορεί να χρειαστεί να καθορίσετε τον προϋπολογισμό για τα έξοδα ταξιδιού ή να επικοινωνήσετε με το λογιστήριο για να δείτε αν τα χρήματα είναι στον προϋπολογισμό για τα ταξίδια. Πρέπει να μάθετε ποια ξενοδοχεία βρίσκονται στην περιοχή όπου το αφεντικό σας θα ταξιδέψει, εάν έχει οποιεσδήποτε προτιμήσεις, και να πάρει το κόστος και τη διαθεσιμότητα των δωματίων.
$config[code] not foundΠραγματοποίηση Ταξιδιωτικών Ρυθμίσεων
Τώρα που έχετε επιβεβαιώσει τις ημέρες και τον αριθμό των ατόμων που ταξιδεύουν, πρέπει να κάνετε τις πραγματικές ρυθμίσεις ταξιδιού. Τα καθήκοντα του γραμματέα μπορεί να περιλαμβάνουν τη μετάβαση στο διαδίκτυο και την πραγματοποίηση των ίδιων των κρατήσεων ή την επικοινωνία με ένα ταξιδιωτικό γραφείο με όλες τις λεπτομέρειες. Οι μεγαλύτερες εταιρείες μπορεί να έχουν ένα ταξιδιωτικό τμήμα όπου ο γραμματέας πρέπει να παρέχει μόνο το προτεινόμενο δρομολόγιο και το προσωπικό των μεταφορών έχει την ευθύνη να προβεί σε όλες τις ρυθμίσεις. Η ευθύνη σας θα περιλαμβάνει επίσης την επανεξέταση της επιβεβαίωσης των ρυθμίσεων και τη διασφάλιση ότι είναι σωστές. Πρέπει να γνωρίζετε εάν ο προϊστάμενος σας έχει κάποιες προτιμήσεις για το κάθισμα του αεροπλάνου, πόσες αποσκευές θα ληφθούν και εάν πρέπει να ελεγχθούν. Η συνάντηση ή η διάσκεψη που παρακολουθεί ο προϊστάμενός σας μπορεί να απαιτεί την κράτηση της έδρας της και πιθανότατα θα είστε υπεύθυνος για την αποστολή του RSVP για λογαριασμό της.
Ολοκλήρωση των ρυθμίσεων
Ένα άλλο μέρος της παροχής ταξιδιωτικών διευθετήσεων περιλαμβάνει τη φροντίδα των αναγκών ταξιδιού για τον προϊστάμενό σας ενώ είναι μακριά. Πρέπει να ξέρετε εάν το αφεντικό σας χρειάζεται μεταφορά στο αεροδρόμιο ή αν θα του επιστραφούν τα έξοδα στάθμευσης του αυτοκινήτου του στο αεροδρόμιο. Θα πρέπει να δώσετε ένα τυπωμένο αντίγραφο της διαδρομής που θα χρησιμοποιήσει ο προϊστάμενος σας όταν φτάσει στον προορισμό του, ώστε να γνωρίζει το ημερήσιο πρόγραμμα και να περιλαμβάνει τις διευθύνσεις του ξενοδοχείου και την τοποθεσία της συνάντησης ή του συνεδρίου. Μπορείτε να κάνετε κράτηση εκ των προτέρων ενός ενοικιαζόμενου αυτοκινήτου που θα είναι διαθέσιμη κατά την άφιξή της ή να κανονίσετε το λεωφορείο του ξενοδοχείου για να το πάρετε στο ξενοδοχείο. Τα καθήκοντα γραμματέως κατά τη διεξαγωγή των ταξιδιών περιλαμβάνουν την εξασφάλιση ότι καλύπτονται όλες οι πτυχές του ταξιδιού.
