Ένας βοηθός αυτοματισμού γραφείου είναι ο τίτλος μιας κοινής θέσης διοικητικής υποστήριξης στην κυβέρνηση των Ηνωμένων Πολιτειών. Τέτοιες ποικίλες υπηρεσίες και τμήματα, όπως το Υπουργείο Εσωτερικών, το Τμήμα Εργασίας, η Διοίκηση Υγείας Βετεράνων, η Μετανάστευση και η Τελωνειακή Επιβολή και το Τμήμα Γεωργίας προσλαμβάνουν τους ανθρώπους ως βοηθούς αυτοματισμού γραφείου. Αυτοί οι ομοσπονδιακοί υπάλληλοι είναι υπεύθυνοι για μια σειρά διοικητικών καθηκόντων που βοηθούν στο έργο του οργανισμού στον οποίο απασχολούνται.
$config[code] not foundΒοηθός αυτοματισμού γραφείου
Οι βοηθοί αυτοματισμού γραφείων διευκολύνουν την επικοινωνία γραφείου και διατηρούν ένα επαγγελματικό περιβάλλον εργασίας. Μπορούν να απαντούν σε τηλεφωνικές κλήσεις, να προωθούν κλήσεις, να λαμβάνουν μηνύματα, να δέχονται επισκέπτες στο γραφείο και να συνοδεύουν τους επισκέπτες ενώ βρίσκονται στο γραφείο. Οι βοηθοί αυτοματισμού γραφείου μπορούν να απαντούν σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιστολές γενικής φύσης, να εκτελούν γενικές αιτήσεις παροχής πληροφοριών, να διαβιβάζουν τεχνική ή εξειδικευμένη αλληλογραφία στο πιο υποδεικνυόμενο πρόσωπο και να διανέμουν εξωτερικό ταχυδρομείο στο προσωπικό του γραφείου. Επιπλέον, οι βοηθοί αυτοματισμού γραφείου διανέμουν τις επικοινωνίες μεταξύ των γραφείων και διατηρούν τον πίνακα ανακοινώσεων γραφείου.
Πληροφορίες και Παραγωγή
Οι βοηθοί αυτοματισμού γραφείου είναι υπεύθυνοι για την παραγωγή και τη βελτίωση γραπτού υλικού. Μπορούν να γράψουν, να μορφοποιήσουν και να επεξεργαστούν αναφορές, γράμματα, έντυπα, μνημόνια και άλλα είδη εγγράφων. Διατηρούν αρχεία και αρχεία, σε φυσικές ή ηλεκτρονικές μορφές, συμπεριλαμβανομένων των φύλλων ωρών εργασίας και των αρχείων παρουσίας, και τα διαβιβάζουν σύμφωνα με τις οδηγίες. Οι βοηθοί αυτοματισμού γραφείου ενημερώνουν επίσης τα εγχειρίδια και τις οδηγίες διαδικασιών γραφείου ανάλογα με τις ανάγκες.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΣχεδιασμός και παροχή
Οι βοηθοί αυτοματισμού γραφείων σχεδιάζουν και προβλέπουν για τα μέλη του προσωπικού να ταξιδεύουν σε επίσημες επιχειρήσεις καθώς και την κανονική λειτουργία του γραφείου. Μπορούν να προετοιμάσουν δρομολόγια, να οργανώσουν μεταφορές, να κάνουν κρατήσεις ξενοδοχείων και ταξίδια, να συγκεντρώσουν άδειες ταξιδίων, να προετοιμάσουν ταξιδιωτικά δελτία και άλλα ταξιδιωτικά καθήκοντα. Μπορούν να προετοιμάσουν σλιπ και υλικό παρουσίασης για το προσωπικό κατά την προετοιμασία για το ταξίδι τους. Οι βοηθοί αυτοματισμού γραφείου εκτιμούν επίσης την ανάγκη για αναλώσιμα γραφείου, λαμβάνουν αιτήματα για ειδικά αντικείμενα, ακολουθούν τις καθιερωμένες διαδικασίες για να προμηθεύονται αναλώσιμα και στη συνέχεια να διανέμουν τα αναλώσιμα. Οι βοηθοί αυτοματισμού γραφείου ακολουθούν τις καθιερωμένες διαδικασίες για να κανονίσουν τεχνικούς επισκευής όταν αντιμετωπίζουν προβλήματα με κάποιο από τα γραφεία.
Γραμματεία και διοίκηση
Οι βοηθοί αυτοματισμού γραφείων εκπληρώνουν τις γραφικές ανάγκες του γραφείου. Μπορεί να τους ζητηθεί να πληκτρολογήσουν έγγραφα, να καταγράψουν υπαγόρευση, να πάρουν λεπτά συνάντησης, να φτιάξουν φωτοτυπίες, να στείλουν φαξ, έγγραφα και να ανανεώσουν τα αναλώσιμα γραφείου. (Στην πραγματικότητα, μια ταχύτητα δακτυλογράφησης 40 λέξεων ανά λεπτό ή γρηγορότερο είναι μια απαίτηση της εργασίας.) Επιπλέον, οι βοηθοί αυτοματισμού γραφείου πρέπει να εκτελούν τα καθήκοντα άλλων υπαλλήλων όταν απουσιάζουν.
