Σχεδόν τα δύο τρίτα ή το 64% των μικρών επιχειρήσεων δεν μπορούν να παρακολουθήσουν πόσο κοστίζουν οι συσκευές εκτύπωσης τους και δεν μπορούν να εντοπίσουν τη χρήση τους. Και αν δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε αυτά τα βασικά στατιστικά στοιχεία στην επιχείρησή σας, δεν θα ξέρετε πόσα χάνονται.
Το πώς μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τον προϋπολογισμό σας στον τομέα της πληροφορικής με την έκθεση ευφυέστερου ελέγχου εγγράφων (PDF) και την έρευνα σχετικά με τη διαχείριση εγγράφων SMB από τη Xerox (NYSE: XRX) παρέχουν πολύτιμες ιδέες και λύσεις στην εκτύπωση σε έναν ψηφιακό κόσμο.
$config[code] not foundΟφέλη από την παρακολούθηση του εκτυπωτή σας
Η έρευνα
Η έρευνα διεξήχθη στις ΗΠΑ, τη Γαλλία, τη Γερμανία και το Ηνωμένο Βασίλειο, με συμμετοχή περισσότερων από 1.000 μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων. Ο στόχος ήταν να μάθετε πώς αυτές οι εταιρείες διαχειρίζονταν εκτυπώσεις και έγγραφα. Η κατανομή της χρήσης του εκτυπωτή αντιπροσωπεύει αυτό που συμβαίνει στις μικρές επιχειρήσεις. Από τις επιχειρήσεις που ερωτήθηκαν, το 56 τοις εκατό ανέφερε τη χρέωση και τα τιμολόγια ως διαδικασία εντατικής επεξεργασίας χαρτιού στον οργανισμό, 53 τοις εκατό δήλωσαν ότι η επιχειρηματική και χρηματοοικονομική πληροφόρηση ήταν παρόμοια ένταση χαρτιού, ενώ 51 τοις εκατό δήλωσαν ότι HR φόρμες και αρχεία υπαλλήλων πετούσαν από τους εκτυπωτές τους σε τεράστιους αριθμούς.
Σαράντα επτά τοις εκατό παραπονέθηκε ότι οι υπάλληλοι εκτύπωσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστέθηκαν σε ένα μεγάλο μέρος της χρήσης του εκτυπωτή τους και το ίδιο ποσοστό ισχυρίστηκε ότι οι νόμιμες υπογραφές ήταν μια μεγάλη διαρροή στη χρήση χαρτιού και εκτυπωτή. Λίγο πάνω από το 40% των επιχειρήσεων ανέφεραν ότι έχουν αγοράσει εγκρίσεις, υλικό μάρκετινγκ και προσφορές πελατών ανέλαβαν ένα καλό χαρτί και πόρους εκτύπωσης.
Για τις μικρές ιατρικές, νομικές, αρχιτεκτονικές και σχεδιαστικές επιχειρήσεις, η εκτύπωση μπορεί να είναι πολύ μεγαλύτερη από την έρευνα που παρουσιάστηκε. Και πιο συχνά, αυτές οι επιχειρήσεις δεν έχουν έναν διαχειριστή υπηρεσιών διαχείρισης εκτυπώσεων που να φροντίζει αυτό το έργο υψηλής έντασης εργασίας.
Ένα άλλο σημαντικό στατιστικό στοιχείο από την έρευνα ήταν ο χρόνος που χάνεται με τις διαδικασίες που εμπλέκονται στην εκτύπωση; Η αναμονή για εργασίες στον εκτυπωτή, η εξάντληση των αναλώσιμων ή η μετάβαση σε καταστήματα εκτυπωτών για την παραλαβή εγγράφων προστίθενται σε σημαντικό χρονικό διάστημα. Το κόστος, φυσικά, μπορεί να μην είναι ορατό, αλλά είναι εκεί.
Η Xerox λέει στις ΗΠΑ ότι ο χρόνος αναμονής για ένα έγγραφο σε μια επιχείρηση με κοινό κεντρικό εκτυπωτή είναι περίπου τρία λεπτά για κάθε εργαζόμενο. Αυτό διαρκεί 13 ώρες κάθε χρόνο ανά εργαζόμενο. Έτσι, ακόμη και μια μικρή επιχείρηση με 10 υπαλλήλους μπορεί να βιώσει 130 ώρες σπατάλη χρόνου.
Η αναφορά
Η αναφορά "Πώς να βελτιστοποιήσετε τον προϋπολογισμό σας με πιο έξυπνη διαχείριση εγγράφων" έχει λύσεις που μπορούν να αναπτύξουν οι μικρές επιχειρήσεις για να αποφύγουν τα προβλήματα που επισημαίνει η έρευνα.
Ο πρώτος είναι να βρεθεί ένας συνεργάτης διαχείρισης υπηρεσιών εκτύπωσης για να διευκολυνθεί η αποτελεσματικότερη διαχείριση της χρήσης του εκτυπωτή. Σε μια θέση στο επίσημο ιστολόγιο της Xerox, η γραμματέας μάρκετινγκ της Xerox Channel, Lisa Graham, γράφει ότι οι επιχειρήσεις πρέπει να γίνουν πιο ενεργητικές στην εκτίμηση της χρήσης του εκτυπωτή. "Οι εκτυπώσεις εκτύπωσης μπορούν να προσδιορίσουν γρήγορα την εξοικονόμηση κόστους και τη βελτίωση της αποδοτικότητας", εξηγεί ο Graham.
Όλα από εγκαταλελειμμένα έγγραφα σε δίσκους εκτυπωτή για την αγορά προμηθειών, άσκοπη εκτύπωση σε χρώμα και άλλες ανεπάρκειες σας κοστίζουν.
Με την ψηφιοποίηση που μετασχηματίζει σχεδόν κάθε τμήμα της επιχείρησής σας, μια αξιόπιστη υπηρεσία Managed Print Services ή άλλος συνεργάτης μπορεί να ενσωματώσει την ψηφιοποίηση, τη ροή εργασίας εγγράφων, την κινητή εκτύπωση, την τεχνολογία σύννεφων και την ασφάλεια.
Ως ξεχωριστό αλλά συναφές θέμα, η έκθεση αναφέρει ότι το 90 τοις εκατό των επιχειρήσεων έχουν παραβιαστεί λόγω μη ασφαλούς εκτύπωσης.
συμπέρασμα
Στο τέλος της έκθεσης, η Xerox συνιστά εταιρείες όλων των μεγεθών να βρουν το σωστό συνεργάτη της Managed Print Services, αλλά αυτό μπορεί να μην είναι δυνατό για τις μικρές επιχειρήσεις. Η έκθεση παρέχει πολύτιμες πληροφορίες για όσους δεν έχουν την οικονομική δυνατότητα να προσλάβουν τέτοιες υπηρεσίες.
Επιλέγοντας τους τελευταίους εκτυπωτές με λύσεις παρακολούθησης και παρακολούθησης, εφαρμόζοντας βέλτιστες πρακτικές με καλή διακυβέρνηση και εκπαιδεύοντας το εργατικό δυναμικό σας, μπορείτε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τα προβλήματα που σχετίζονται με την μη ελεγχόμενη χρήση του εκτυπωτή. Ορισμένες λύσεις περιλαμβάνουν την τυποποίηση ρυθμίσεων έτσι ώστε όλα τα αντίγραφα να είναι ασπρόμαυρα, να ενσωματώνονται με τις ροές εργασίας του cloud και των κινητών, να αυτοματοποιούν τις ροές εργασίας και να συντονίζουν την αγορά των προμηθειών.
Εικόνα: Xerox
Περισσότερα στο: Gadgets 1
