Καθώς μεγαλώνει η επιχείρησή σας, προσθέτετε περισσότερες διαδικασίες, λογισμικό και άτομα. Εάν δεν έχετε προωθηθεί ενεργά καθ 'όλη τη διάρκεια της ζωής σας, μπορεί να εκπλαγείτε να διαπιστώσετε ότι τα συστήματά σας είναι περίπλοκα και περιττά.
Η ενοποίηση της ροής εργασίας θα βοηθήσει την αναπτυσσόμενη επιχείρησή σας να συνεχίσει να ανθίζει και να κρατήσει τους ανθρώπους σας να εργάζονται για τα σημαντικά πράγματα.
Πώς να εδραιώσετε τα επιχειρησιακά σας συστήματα
Μείωση χρόνου εισόδου δεδομένων
Αν εισάγετε τα ίδια δεδομένα σε πολλά μέρη, χάνετε χρόνο. Η ενσωμάτωση εφαρμογών λογισμικού σάς επιτρέπει να εισάγετε δεδομένα ταυτόχρονα και να τα συγχρονίζετε σε άλλα μέρη αυτόματα.
$config[code] not foundΈνας τεράστιος χρόνος; Αναζητήστε λογισμικό διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM) που προσφέρει ενσωμάτωση εφαρμογών σε άλλες υπηρεσίες, όπως το μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τη λογιστική και τη διαχείριση περιεχομένου. Για παράδειγμα, το Insightly ενσωματώνεται με το Evernote, το Gmail, το Ημερολόγιο Google, το Google Drive, το MailChimp, το Outlook 2013, το Roller Quote, το Torpio και ο Zapier. Σύντομα, το Insightly θα ενσωματωθεί επίσης με το QuickBooks Online.
Η ενσωμάτωση σάς επιτρέπει να διαχειριστείτε αποτελεσματικότερα τις εργασίες εντός του CRM χωρίς να κάνετε διπλή εργασία, όπως η σύνδεση των πληροφοριών έργου από το Evernote σε έναν οργανισμό στο CRM ή η δημιουργία εξατομικευμένων εισαγωγικών με πληροφορίες CRM μέσω του Quote Roller.
Εργασία στο σύννεφο
Οι ημέρες που δεν μπορείτε να εργαστείτε σε ένα έργο επειδή τα δεδομένα αποθηκεύονται σε μια επιφάνεια εργασίας στην οποία δεν έχετε πρόσβαση έχουν τελειώσει. Τώρα ο καθένας στην ομάδα σας, οι πελάτες σας και οποιοσδήποτε άλλος που χρειάζεται να συνεργαστεί σε ένα έργο ή έγγραφο, είναι σε θέση να δει και να χρησιμοποιήσει σημαντικές πληροφορίες από οποιοδήποτε μέρος μέσω του Διαδικτύου. Τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στο σύννεφο είναι ανθεκτικά στη διαφθορά εξαιτίας δυσλειτουργιών του υπολογιστή, επειδή δεν είναι αποθηκευμένα στον υπολογιστή κάποιου ατόμου.
Λάβετε υπόψη ότι όταν ορισμένες εφαρμογές σύννεφου έχουν απροσδόκητο χρόνο διακοπής, θα μπορούσε να επηρεάσει την ικανότητά σας να εργάζεστε. (Η επιχείρησή σας επηρεάστηκε όταν το Google Drive μειώθηκε τον Μάρτιο;)
Εάν ανησυχείτε για τα προβλήματα διακοπής λειτουργίας, εξετάστε τις συνδυασμένες εφαρμογές που σας επιτρέπουν να εργαστείτε από εφεδρικά δεδομένα αποθηκευμένα τοπικά ή από εκείνα που έχουν λειτουργία εκτός σύνδεσης. Οι δημοφιλείς εφαρμογές σύννεφο για επιχειρήσεις περιλαμβάνουν το Google Apps for Business, το Office 365, το Box και το RebitPro. Επιπλέον, πολλές εφαρμογές σύννεφου είναι εναλλακτικές λύσεις χαμηλότερου κόστους για την αγορά ενός μπλοκ αδειών λογισμικού για την εταιρεία σας.
Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο μόνο
Λίγα πράγματα είναι πιο απογοητευτικά από το να λείπει μια προθεσμία επειδή κάποιος έλεγξε λάθος ημερολόγιο. Ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε μόνο ένα ημερολόγιο για όλους και για κάθε έργο.
Επιλέξτε ένα ημερολόγιο που θα ενσωματωθεί με το λογισμικό που χρησιμοποιείτε για διαχείριση CRM και έργου, καθώς και τις κινητές συσκευές που χρησιμοποιεί η ομάδα σας τακτικά. Όχι μόνο θα είστε σε θέση να συγχρονίσετε σημαντικές προθεσμίες έργου, αλλά η ομάδα σας μπορεί να διαχειρίζεται τα δικά της προγράμματα εντός της ίδιας εφαρμογής για κινητά, διατηρώντας παράλληλα τις σημαντικές προθεσμίες των εταιρειών.
Ακολουθήστε το "K.I.S.S. Κανόνας"
Όπως ακριβώς μάθατε στο σχολείο, κρατήστε το απλό, ανόητο.
Εάν θέλετε να αποφύγετε να περιπλέξετε τις καθημερινές επιχειρηματικές εργασίες και να δημιουργήσετε πλεονασμό στη ροή εργασίας σας, πάντα εστιάστε στην απλότητα. Η πιο πρόσφατη τεχνολογία δεν βελτιώνει πάντα αυτό που έχετε ήδη στη διάθεσή σας. Εάν ψωνίζετε για καλύτερα επιχειρηματικά συστήματα, βεβαιωθείτε ότι δεν αντιγράφετε κάτι που έχετε ήδη. Αυτό είναι ένα μέρος όπου τα plugins, οι εφαρμογές και οι επεκτάσεις είναι πραγματικά χρήσιμες.
Μπορείτε να βρείτε λογισμικό, όπως το CRM ή ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Web, που κάνει ένα πράγμα πολύ καλά. Στη συνέχεια, ίσως προσθέστε ένα plugin που αυτοματοποιεί μια διαδικασία ή προσθέτει τις λειτουργίες που διαχειρίζεστε με ένα ενιαίο κομμάτι του λογισμικού. Αυτό απαλλάσσει εσάς και την ομάδα σας από ένα ακόμα πρόγραμμα και μια ακόμη διαδικασία για μάθηση.
Εάν έχετε παραμελήσει τον εξορθολογισμό των επιχειρηματικών συστημάτων σας, η πρώτη φορά που θα εξετάσετε σκληρά τις επιλογές θα μπορούσε να είναι λίγο συντριπτική. Μόλις αφιερώσετε χρόνο για να βρείτε τις σωστές εφαρμογές για τις εργασίες που χρειάζεστε για να αυτοματοποιήσετε και να εξαλείψετε τυχόν πλεονάζοντα συστήματα και λογισμικό, θα έχετε τη δυνατότητα να αξιολογείτε τακτικά τα συστήματά σας, καθιστώντας την συντήρηση πολύ απλούστερη.
Ενδεχομένως η καλύτερη πληρωμή για συστήματα εξορθολογισμού είναι η απελευθέρωση της ομάδας σας για να εργαστείτε σε έργα - αντί να κάψετε χρόνο σε περιττές αποστολές.
10 Σχόλια ▼
