Το Microsoft Teams είναι ένα εργαλείο επικοινωνίας στο Office 365 που δίνει στις μικρές επιχειρήσεις έναν απλό τρόπο επικοινωνίας και συνεργασίας με τους υπαλλήλους. Για όσους δεν έχουν χρησιμοποιήσει τις Ομάδες της Microsoft, μπορεί να σας βοηθήσει να πάρετε κάποιες πολύτιμες συμβουλές και ιδέες από ειδικούς για να αξιοποιήσετε στο έπακρο.
Συμβουλές ομάδων της Microsoft
Η Simona Millham είναι πιστοποιημένος εκπαιδευτής της Microsoft και εκπαιδευτής για την πλατφόρμα πληροφορικής CBT Nuggets. Μοιράστηκε μερικές πολύτιμες συμβουλές για να αξιοποιήσει στο έπακρο τις ομάδες της Microsoft για μικρές επιχειρήσεις σε μια συνέντευξη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις Μικρές Επιχειρηματικές Τάσεις.
$config[code] not foundΕλαχιστοποίηση επικοινωνιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ένα από τα μεγαλύτερα οφέλη των Ομάδων της Microsoft είναι ότι επιτρέπει στις επιχειρήσεις να κρατούν όλη την επικοινωνία τους οργανωμένη σε ένα μέρος, αντί να βασίζονται σε μακριές αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορούν εύκολα να χαθούν στην τυχαία σειρά. Έτσι, εάν πρόκειται να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις ομάδες της Microsoft, χρησιμοποιήστε την αντί για το email για εσωτερικές επικοινωνίες.
Ο Μίλχαμ λέει: "Αν κάποιος στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα που ζητά μια σχετικά ασήμαντη ερώτηση και όλοι απαντούν, αυτό δημιουργεί ένα πάρα πολύ ηλεκτρονικό μήνυμα. Οι συνομιλίες βρίσκονται στην καρδιά των Ομάδων, καθιστώντας εύκολο το να βλέπετε τα θέματα με μια ματιά και να απαντήσετε γρήγορα όπου χρειάζεται. "
Μοιραστείτε συνομιλίες με νέα μέλη της ομάδας
Οι Ομάδες της Microsoft μπορούν επίσης να διευκολύνουν τους νέους εργαζομένους. Όταν κάνετε μια νέα μίσθωση ή προσθέτετε ένα υπάρχον μέλος μιας ομάδας σε ένα νέο έργο, μπορείτε να μοιραστείτε συνομιλίες από το νήμα ή το έργο μαζί τους, έτσι ώστε να μπορούν να προλάβουν εύκολα, αντί να τους διαβιβάσουν πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να τους παραδώσουν δυσκίνητα έγγραφα.
Stick με μερικές ομάδες
Οι Ομάδες της Microsoft σάς επιτρέπουν να ορίσετε διαφορετικές ομάδες εντός του οργανισμού σας, ώστε να μπορείτε να συζητάτε με τα σχετικά μέλη της ομάδας. Αλλά μην ξεπεράσετε τη δημιουργία ομάδων για κάθε πιθανό συνδυασμό εργαζομένων αμέσως. Εξετάστε ποιος εργάζεται μαζί για τα έργα πιο συχνά και δημιουργεί μόνο εκείνες τις ομάδες που έχουν νόημα, ώστε να μην κατακλύσουν όλους με τόνους επιλογών. Μπορείτε να προσθέσετε πάντα αργότερα.
Έχετε έναν στόχο για κάθε ομάδα
Εάν αγωνίζεστε να προσδιορίσετε ποιες ομάδες θα ξεκινήσετε, σκεφτείτε τι θέλετε να επιτύχετε για κάθε ομάδα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε μια ομάδα μόνο για ανώτατη διαχείριση, την οποία θα πρέπει να στραφείτε κατά τη λήψη μεγάλων στρατηγικών αποφάσεων. Αλλά μπορείτε επίσης να θέλετε ομάδες μόνο για συγκεκριμένους σκοπούς όπως η υποστήριξη IT και το μάρκετινγκ κοινωνικών μέσων.
Προσθήκη ομάδων όπως πηγαίνετε
Από εκεί, μπορείτε πάντα να προσθέσετε ομάδες, όπως τα συγκεκριμένα έργα σας καλούν. Πείτε ότι έχετε ένα ειδικό πρόγραμμα πελάτη που περιλαμβάνει άτομα από διάφορα τμήματα που κανονικά δεν εργάζονται μαζί. Δημιουργήστε μια ομάδα που είναι ακριβώς για εκείνη την περίπτωση, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι αυτοί δεν χρειάζεται να επικοινωνούν σε ένα πιο γενικό νήμα.
Ρύθμιση της ηχοδιάσκεψης
Οι Ομάδες της Microsoft επίσης προσφέρουν μια δυνατότητα ηχοδιάσκεψης, ώστε να μπορείτε να φιλοξενείτε συναντήσεις φωνής σε συγκεκριμένες ομάδες ή μόνο με ένα ή δύο μέλη της ομάδας. Αυτό μπορεί να είναι ένα ιδιαίτερα χρήσιμο χαρακτηριστικό ειδικά αν έχετε κάποια μέλη της ομάδας που εργάζονται από απόσταση. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με εξωτερικούς πελάτες μέσω μιας νέας δυνατότητας πρόσβασης επισκεπτών.
Δημιουργία στρατηγικής επικοινωνίας
Φυσικά, η Microsoft Teams δεν είναι το μοναδικό προϊόν της Microsoft που προσφέρει δυνατότητες επικοινωνίας όπως κλήσεις συνομιλίας και ήχου. Αλλά Millham προειδοποιεί να μην πάρετε πάρα πολύ παγιδευτεί με τη χρήση κάθε διαθέσιμης επιλογής. Αντ 'αυτού, δημιουργήστε ένα συγκεκριμένο σχέδιο που περιγράφει σε ποιες καταστάσεις θα χρησιμοποιήσετε τις Ομάδες της Microsoft για επικοινωνία σε σχέση με άλλες πλατφόρμες.
Ο Millham εξηγεί: "Νομίζω ότι μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις είναι να βοηθήσουμε τους επαγγελματίες χρήστες να καταλάβουν ποιο εργαλείο Microsoft Office 365 χρησιμοποιεί WHEN. Υπάρχει αλληλεπικάλυψη μεταξύ της λειτουργικότητας των Ομάδων, του Yammer και του Skype για Επιχειρήσεις που είναι πολύ συγκεχυμένη για τους χρήστες και είναι πιθανό να απενεργοποιήσουν απλώς τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς κάποια καθοδήγηση. Συνεπώς, η σύμβασή μου είναι ότι η επιχείρηση χρειάζεται κάποιο χρόνο να σκεφτεί ποια εργαλεία θα ταιριάζουν καλύτερα σε διαφορετικά τμήματα της οργάνωσής τους, τα καλύτερα - και να τρέχουν μερικούς πιλότους με διαφορετικές ομάδες χρηστών - και στη συνέχεια να παρέχουν καθοδήγηση και ευαισθητοποίηση στους τελικούς χρήστες ".
Δοκιμαστικές στρατηγικές επικοινωνίας
Όπως ανέφερε ο Millham, μπορεί να είναι ωφέλιμο να δοκιμάσετε διαφορετικές στρατηγικές επικοινωνίας μέσα στον οργανισμό σας για να δείτε τι λειτουργεί καλύτερα για την συγκεκριμένη ομάδα σας. Για παράδειγμα, μπορεί να διαπιστώσετε ότι είναι λογικό να χρησιμοποιείτε το Skype για κλήσεις πελάτη εάν οι περισσότεροι από τους πελάτες σας έχουν ήδη αναγνωριστικά Skype και δεν θέλουν να εγγραφούν για πρόσβαση επισκεπτών με ομάδες της Microsoft. Αλλά θα μπορούσατε να επιλέξετε να κρατήσετε όλες τις εσωτερικές κλήσεις εντός των Ομάδων για λόγους απλότητας. Απλά παραμείνετε ανοιχτοί στην είσοδο εργαζομένων, ώστε να μπορείτε να βελτιστοποιήσετε το σχέδιό σας στις ανάγκες τους.
Μείνετε ενημερωμένοι με νέες λειτουργίες
Οι ομάδες της Microsoft αλλάζουν συνεχώς και προσθέτουν νέες λειτουργίες που μπορεί να ωφελήσουν την ομάδα σας ή να αλλάξουν τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα. Για παράδειγμα, η Microsoft βρίσκεται αυτή τη στιγμή στη διαδικασία ενσωμάτωσης της λειτουργικότητας Skype για Επιχειρήσεις σε Ομάδες. Ο Millham συνιστά να ελέγξετε την τεκμηρίωση της Microsoft Teams και πρακτική καθοδήγηση για περισσότερες πληροφορίες και ενημερώσεις σχετικά με τυχόν αλλαγές ή νέες δυνατότητες.
Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας
Είναι επίσης σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας κατανοούν πώς να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις ομάδες της Microsoft. Και υπάρχουν πολλοί διαθέσιμοι πόροι για το σκοπό αυτό. Το CBT Nuggets παρέχει μία επιλογή για την εκπαίδευση των Ομάδων της Microsoft.
Ο Μίλχαμ λέει: "Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, περιλαμβάνει μια επισκόπηση των πόρων που πρέπει να λάβουν υπόψη κατά την ανάπτυξη ομάδων και την ενθάρρυνση της υιοθέτησης των χρηστών. Για τους υπαλλήλους, καλύπτει τον τρόπο χρήσης καναλιών, συνομιλιών, συναντήσεων, κοινής χρήσης αρχείων, wikis και πολλά άλλα. "
Εικόνα: Microsoft
1
