Μπορείτε να πετύχετε εκπληκτικά πράγματα στην επιχείρηση όταν έχετε τα σωστά εργαλεία, τόσο τεχνολογικά όσο και κοινωνικά. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τη διαχείριση των έργων της εταιρείας.
Με μερικά εξαιρετικά εργαλεία στο οπλοστάσιό σας, όπως αυτά που ακολουθούν, θα πρέπει να είστε σε θέση να αντιμετωπίσετε όλες τις ανάγκες διαχείρισης έργου σας.
Έχετε και τα επτά;
Λογισμικό διαχείρισης έργου
Χάρη στη σύγχρονη τεχνολογία, το λογισμικό διαχείρισης έργων έχει γίνει πιο εύκολο από ποτέ. Τα καλύτερα προγράμματα σάς επιτρέπουν να διατηρείτε όλους τους συνεργάτες σας στην ίδια σελίδα, με διαδραστικά χρονοδιαγράμματα, παρακολούθηση δεδομένων, χρονοσήμανση, δαπάνες για κάθε εργασία, συγκέντρωση περιεχομένου και δυνατότητες απονομής.
$config[code] not foundΣύμφωνα με τον Tom Treanor, Διευθυντή του Marketing at Wrike, μια εταιρεία λογισμικού διαχείρισης έργων, "Χρειάζεστε μια επιλογή διαχείρισης έργου που καθιστά εύκολη τη δημιουργία εργασιών, εμπλέκει τα μέλη της ομάδας μέσω εύκολης προσθήκης ετικετών και ενσωματώνει τις πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κατανομής αρχείων. Η χρήση ενός μεγάλου λογισμικού διαχείρισης έργων είναι ένα από τα κλειδιά για να επιτυγχάνετε με επιτυχία τους επιχειρηματικούς σας στόχους. "
Κοινόχρηστες πλατφόρμες
Κάθε έργο χρειάζεται πρόσβαση σε δυνατότητες κοινής χρήσης αρχείων, προκειμένου να διατηρεί ανά πάσα στιγμή τα αρμόδια μέλη της ομάδας. Αυτό επιτρέπει την πρόσβαση στα αρχεία από τον διαχειριστή του έργου στα μέλη της ομάδας και συμβάλλει στην ελαχιστοποίηση των προβλημάτων του έργου και στην ανεπαρκή διαχείριση του χρόνου.
Τα καλύτερα προγράμματα κοινής χρήσης θα έχουν τις ακόλουθες ιδιότητες:
- Online και μπορεί να συνδεθεί οπουδήποτε με σύνδεση στο Internet
- Απλές λειτουργίες επεξεργασίας
- Η ικανότητα να επισυνάψετε το έργο στην εργασία
- Ανταλλαγή δυνατοτήτων μεταξύ συνεργατών
- Χαρακτηριστικά ασφαλείας που προστατεύουν και δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας της εργασίας σας
- Ενσωμάτωση με το λογισμικό διαχείρισης έργου σας
Μεταξύ των πιο κοινά χρησιμοποιούμενων πλατφορμών κοινής χρήσης είναι το Google Drive, το Dropbox, το Microsoft OneDrive και το Communifire.
Ανάλυση Έργου
Προκειμένου να διατηρήσετε τις εργασίες σας όσο το δυνατόν πιο ομαλά, χρειάζεστε ένα εργαλείο ανάλυσης έργων που θα συλλέγει δεδομένα από το λογισμικό διαχείρισης έργων. Αυτά τα δεδομένα θα βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα και την επεξεργασία σας.
Οι καλύτερες επιλογές διαχείρισης έργου θα έχουν προγραμματισμένα αναλυτικά μέσα στο λογισμικό, αλλά μπορείτε επίσης να βρείτε ξεχωριστές εναλλακτικές λύσεις που συλλέγουν τα δεδομένα για εσάς. Η προκύπτουσα έκθεση θα σας δείξει το χρόνο και τα χρήματα που δαπανώνται για κάθε έργο, τον αριθμό των εμπλεκόμενων ατόμων, το ποσό της απαραίτητης επικοινωνίας και οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζετε για να εξορθολογίζετε τις διαδικασίες και να βελτιώνετε την κατώτατη γραμμή.
Πρότυπα επικοινωνίας
Πριν ξεκινήσετε ένα έργο με οποιονδήποτε συνεργάτη, πρέπει να ορίσετε τα πρότυπα επικοινωνίας σας. Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για όλες τις επικοινωνίες, αλλά αυτό δεν θα λειτουργήσει για κάθε εταιρεία και κάθε έργο.
Αφήστε τους συνεργάτες σας να γνωρίζουν τα κατάλληλα κανάλια για να περάσουν όταν πρέπει να θέσουν μια ερώτηση, να συμμετάσχουν σε συναντήσεις ομάδας, να συζητήσουν δημιουργικές ιδέες και να αλληλεπιδράσουν με τους συμπαίκτες τους.
Για παράδειγμα, ίσως να θέλετε όλες οι απλές ερωτήσεις και οι αλληλεπιδράσεις ομάδας να πραγματοποιηθούν μέσα στο σχόλιο του λογισμικού διαχείρισης έργου σας. και όλες οι συναντήσεις ομάδων να πραγματοποιούνται μέσω συνομιλίας μέσω βίντεο ομάδας, όπως το Google Hangout.
Ο καθορισμός αυτών των προτύπων στην αρχή θα μειώσει τον χρόνο που χάσατε και την κακή επικοινωνία και θα σας βοηθήσουμε να επιτύχετε πιο αποτελεσματική εργασία.
Πρότυπα
Τα περισσότερα από τα έργα σας θα εμπίπτουν πιθανώς στις ίδιες κατηγορίες. Για παράδειγμα, εάν εσείς ειδικεύεστε στο SEO, θα εργάζεστε με τις εκστρατείες της ΔΕΗ, τα κοινωνικά μηνύματα και το περιεχόμενο της ιστοσελίδας, κατά πάσα πιθανότητα.
Για να κάνετε τα έργα πιο ομαλά, μπορείτε να αναπτύξετε πρότυπα για καθεμία από αυτές τις κατηγορίες. Μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος στην αρχή, αλλά αξίζει τον κόπο όταν οι διάφορες πτυχές κάθε έργου εκτελούνται πιο αποτελεσματικά και το έργο που επιτελούν τα μέλη της ομάδας σας καταλήγει να απαιτεί λιγότερη αναθεώρηση.
Αναθέτουσα ευθύνη
Μια κοινή κατάρα των διαχειριστών του έργου είναι η επιθυμία να κάνετε τα πάντα μόνοι σας επειδή πιστεύετε ότι θα είστε σε θέση να το κάνετε σωστά. Συνήθως, απλά δεν είναι δυνατόν να κάνετε οτιδήποτε τον εαυτό σας και η ανάληψη πάρα πολλών θα οδηγήσει σε εργασία κακής ποιότητας, καθώς αγωνίζεστε να ολοκληρώσετε τα πάντα εγκαίρως.
Ένα έργο κατανεμημένο μεταξύ κάθε μέλους της ομάδας του είναι ένα έργο που είναι πιθανότερο να επιτύχει. Απλά θυμηθείτε ότι η ανάθεση μιας εργασίας σημαίνει ότι εμπιστεύεστε τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας να εκτελούν σωστά τη δουλειά και πρέπει να δείξετε αυτή την εμπιστοσύνη ελέγχοντας μόνο περιστασιακά και όχι μικροδιαχείρισης κάθε στοιχείου της εργασίας.
Η ανάθεση ευθυνών και στη συνέχεια η εμπιστοσύνη των μελών της ομάδας σας για την ολοκλήρωση της εργασίας όχι μόνο θα ελαφρύνει τον φόρτο εργασίας σας, αλλά θα βελτιώσει την απόδοση των εργαζομένων με την πάροδο του χρόνου.
Καθορισμένη Ηγεσία
Η επιτυχία των περισσότερων σχεδίων εξαρτάται από έναν σαφή ηγέτη ο οποίος διαθέτει τα χαρακτηριστικά ενός επαγγελματία. Αν δεν έχετε έναν σαφή ηγέτη, αυτό θα προκαλέσει σύγχυση και θα επιβραδύνει τη διαδικασία, καθώς τα μέλη της ομάδας σας θα το δουλέψουν κατά τη λήψη αποφάσεων, επειδή κανείς δεν έχει οριστεί για να λάβει τις τελικές αποφάσεις.
Ένας ισχυρός ηγέτης μπορεί να βάλει τις καλύτερες ιδέες από τα μέλη της ομάδας σας στην πράξη και να παραδώσει την τελική λέξη για τις αποφάσεις του έργου. Ο επικεφαλής της ομάδας θα πρέπει επίσης:
- Συνηγορήστε για το όραμα,
- Επικοινωνήστε καλά,
- Επικοινωνήστε ανοιχτά και ειλικρινά με όλους τους συνεργάτες,
- Εκδηλώνει ενθουσιασμό για το έργο,
- Αντιπρόσωπος χωρίς μικροδιαχείριση,
- Εκθέστε την εμπιστοσύνη και τις ισχυρές δεξιότητες λήψης αποφάσεων,
- Μάθετε πώς να λύσετε τα προβλήματα καθώς επιφανειακά,
- Προσφορά ανατροφοδότηση και έπαινο, όταν άξιζε,
- Ακούστε την είσοδο άλλων και ενθαρρύνετε τη δημιουργικότητα και τις ιδέες.
Ένας ικανός ηγέτης είναι ένα από τα πιο σημαντικά εργαλεία στη ζώνη διαχείρισης έργων σας. Με έναν καθορισμένο ηγέτη που είναι πρόθυμος να συνεργαστεί με όλους τους συνεργάτες σας, η επιτυχής διαχείριση του έργου δεν είναι απλώς δυνατή … είναι πιθανό.
Φωτογραφία διαχειριστή έργου μέσω Shutterstock
7 Σχόλια ▼
