Το 2018 διαμορφώνεται για να είναι ένα καλό έτος για την παραγωγικότητα. Ταχύτερα από ποτέ, οι επιχειρηματικές διαδικασίες σε όλες τις βιομηχανίες απλοποιούνται με εφαρμογές και λογισμικό που βασίζονται σε σύννεφο. Αυτό το νέο κύμα τεχνολογίας είναι προσιτό, εύκολα προσβάσιμο και σχεδιασμένο με ευκολία στη χρήση.
Επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους, σχεδόν σε κάθε κλάδο, αποκομίζουν τα οφέλη αυτής της τεχνολογίας - χωρίς τα κατάλληλα εργαλεία στη διάθεσή σας, η επιχείρησή σας πιθανόν να σπαταλάει χρήματα και χρεωστικές ώρες για εργασίες που εξομαλύνθηκαν από εφαρμογές που βασίζονται σε σύννεφο. Διαφορετικά, εξαντλητικά καθήκοντα όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι τηλεφωνικές κλήσεις, η γραφειοκρατία και η στενή επικοινωνία είναι ένα αεράκι με τη σωστή τεχνολογία.
$config[code] not foundΕίμαστε εδώ για να σας καθοδηγήσουμε σε έξι βασικά εργαλεία που οι επιχειρήσεις δεν έχουν την πολυτέλεια να αγνοήσουν. Ο καθένας είναι προσαρμοσμένος σε μια συγκεκριμένη εργασία και όταν συνδυαστεί, θα κάνει τις καθημερινές σας λειτουργίες γρηγορότερες και ευκολότερες, και απλώς θα σας εξοικονομήσουν χρήματα κατά μήκος του δρόμου.
1. Ένα τηλεφωνικό σύστημα που βασίζεται σε σύννεφο
Ξέρουμε ότι δεν υπάρχει κάτι τέτοιο σαν μια "μέση μέρα" στην επιχείρηση. Ορισμένα είναι σύντομα, τα περισσότερα είναι μακρά, αλλά υπάρχει μια σταθερά: το τηλέφωνο. Θα είναι πάντα εκεί, και χρησιμοποιώντας το λανθασμένο σύστημα τηλεφωνικού συστήματος θα τρώτε χρόνο και χρήμα.
Εισαγάγετε το σύστημα τηλεφώνου που βασίζεται σε σύννεφο: Προσιτό, χωρίς συμβόλαια και με λειτουργίες τέλειες για τη βελτιστοποίηση των τηλεφωνικών επικοινωνιών μιας επιχείρησης. Χρησιμοποιώντας την τεχνολογία VoIP, ένα τηλεφωνικό σύστημα σύννεφων τοποθετεί τις τηλεφωνικές κλήσεις της επιχείρησής σας όπου υπάρχει σύνδεση στο Internet. Αλλά αυτό δεν είναι όλα:
- Οι κλήσεις διαδρομής σε οποιαδήποτε από τις συσκευές σας, στην εξυπηρέτησή σας ή ακόμα και σε μια υπηρεσία τηλεφωνητή, θα συζητήσουμε περαιτέρω σε λίγο.
- Αποκτήστε πρόσβαση σε φωνητικά μηνύματα και κλήσεις εγγραφών από το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, όπου μπορούν να μεταφορτωθούν και να μοιραστούν εύκολα, απαραίτητα για την παρακολούθηση των μηνυμάτων και των πληροφοριών του πελάτη
- Εκχωρήστε μια επέκταση σε κάθε χρήστη, έτσι ώστε οι καλούντες να φτάσουν γρήγορα ό, τι χρειάζονται
- Ρυθμίστε το σύστημά σας μέσα σε λίγα λεπτά. Δεν υπάρχει υλικό που απαιτείται, πράγμα που σημαίνει καμία δαπανηρή συντήρηση, που σημαίνει μικρότερη κατώτατη γραμμή στον τηλεφωνικό σας λογαριασμό.
Τα συστήματα τηλεφώνου Cloud (όπως το Tresta!) Διαθέτουν τοπικούς και χωρίς χρέωση αριθμούς, επιτρέποντάς σας να προσαρμόσετε την εμφάνιση της επιχείρησής σας ώστε να προσελκύσετε το ευρύτερο φάσμα πιθανών πελατών. Μην ξεχνάτε: το 75% των ανθρώπων πιστεύει ότι η κλήση είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να πάρετε μια γρήγορη απάντηση - είστε έτοιμοι να απαντήσετε;
2. Μια ειδική υπηρεσία απάντησης
Το γεγονός είναι το εξής: απλά δεν υπάρχει χρόνος για να απαντήσετε σε κάθε τηλεφώνημα. Ωστόσο, είναι βέβαιο ότι είναι προς το συμφέρον σας να δοκιμάσετε: Το 80% των καλούντων σε μια επιχείρηση δεν θα αφήσει ένα φωνητικό ταχυδρομείο και δεν θα καλέσει ξανά εάν δεν απαντηθεί η πρώτη κλήση.
Αυτό αφήνει λίγο χρόνο για την ετικέτα του τηλεφώνου με πιθανούς πελάτες. Εάν δεν απαντήσετε στην κλήση τους, κάποιος άλλος θα το κάνει. Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο μια υπηρεσία 24/7 απάντησης είναι εκεί για να πάρει το χαλαρό όταν είστε απασχολημένοι. Με μια υπηρεσία τηλεφωνητή, όλες οι κλήσεις που δεν έχετε χρόνο να απαντήσετε λαμβάνουν οι έμπειροι πράκτορες που εκπαιδεύονται για να προσφέρουν την εμπειρία ενός εσωτερικού ρεσεψιονίστ σε ένα μέρος του κόστους.
Οι πράκτορες ακολουθούν ένα προσαρμοσμένο σενάριο που τους επιτρέπει να απαντούν σε συνήθεις ερωτήσεις, να λαμβάνουν μηνύματα και πληροφορίες επικοινωνίας και σχεδόν οτιδήποτε άλλο χρειάζεστε. Κάθε κλήση καταγράφεται και ακολουθείται από μια λεπτομερή αναφορά που σας αποστέλλεται, ώστε να μην χάσετε καμία πληροφορία, ανεξάρτητα από το πόσο απασχολημένος είστε.
Είναι σημαντικό να σημειώσουμε ότι δεν είναι όλες οι υπηρεσίες απάντησης σχεδιασμένες να συνεργάζονται με συγκεκριμένους τύπους επιχειρήσεων. Κατά τη ζύγιση των επιλογών, αναζητήστε τα παρακάτω στοιχεία:
- -Πρώτη εμπειρία που λαμβάνει κλήσεις για μια επιχείρηση όπως η δική σας
- -24/7 διαθεσιμότητα
- - Δίγλωσση υπηρεσία
- -Η δυνατότητα ενσωμάτωσης με το λογισμικό που έχετε στη διάθεσή σας, όπως εργαλεία προγραμματισμού ραντεβού, επεξεργασίας παραγγελιών ή CRM
Pro-tip: Αν συνδυαστεί με ένα τηλεφωνικό σύστημα που βασίζεται σε σύννεφο όπως το Tresta, οι κλήσεις μπορούν να προγραμματιστούν στο κινητό σας τηλέφωνο κατά τη διάρκεια της ημέρας και μετά στην υπηρεσία απάντησης τις νύχτες, τα σαββατοκύριακα ή ακόμα και κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού σας διαλείμματος.
3. Το αγαπημένο όλων - μια λειτουργία ζωντανής συνομιλίας
Οι άνθρωποι αγαπούν την επιλογή να συνομιλούν σε πραγματικό χρόνο από τον ιστότοπο μιας επιχείρησης. Είναι αποδεδειγμένο ότι βελτιώνει την αντίληψη ενός επισκέπτη για μια επιχείρηση και οδηγεί σε έναν συνολικά πιο ικανοποιημένο πελάτη. Στην πραγματικότητα, μια έρευνα από το eMarketer διαπίστωσε ότι το 63% των ερωτηθέντων ήταν πιο πιθανό να επιστρέψουν σε έναν ιστότοπο όπου είχαν χρησιμοποιήσει μια λειτουργία συνομιλίας όπως το LiveChat. Οι λόγοι για αυτό είναι αρκετά σαφής: Είναι βολικό. Επιτρέπει στους πιθανούς πελάτες να κάνουν πολλαπλούς στόχους. Ενδεχομένως το πιο σημαντικό, ωστόσο, είναι αυτό: είναι πολύ πιο εύκολο από το τηλεφώνημα.
Κατά την έρευνα και την εξέταση των επιλογών, ένας επισκέπτης στον ιστότοπό σας μπορεί να έχει μια ερώτηση σχετικά με την υπηρεσία σας που δεν πιστεύει ότι αξίζει να πάρει το τηλέφωνο για να το ρωτήσει. Σε αυτό το σημείο, υπάρχουν δύο επιλογές: συνεχίζουν την περιήγηση στον ιστότοπό σας και η ερώτησή τους παραμένει αναπάντητη ή ανοίγουν γρήγορα το κουτί συνομιλίας του ιστοτόπου σας και μιλούν σε μέλος της ομάδας σας. Η ερώτησή τους απαντάται γρήγορα, επιτρέποντάς σας να γνωστοποιήσετε αμέσως την εμπειρία σας και να ξεχωρίσετε στον δυνητικό πελάτη.
4. Διαισθητικό CRM
Αυτός είναι ένας μη-brainer. Το σωστό λογισμικό διαχείρισης, όπως αυτό που προσφέρει η Salesforce, HubSpot ή Zoho, εξομαλύνει όλες τις χρονοβόρες διοικητικές εργασίες που σχετίζονται με κάθε νέο πελάτη, εξοικονομώντας χρόνο και διατηρώντας σας οργανωμένο.
Οι κορυφαίοι πάροχοι CRM μπορούν να κάνουν σχεδόν τίποτα που σας δίνει μια σαφέστερη εικόνα σχετικά με τις σχέσεις των πελατών σας. Θα σας ειδοποιήσουν όταν ένας μεγάλος δυνητικός πελάτης περιηγεί στην όρασή σας ή ανοίγει το email σας. Θα αναλύσουν την αγορά σας και θα σας βοηθήσουν να ταξινομήσετε τους πελάτες σας, να αναθέσετε επαναλήψεις και να αξιοποιήσετε στο έπακρο την επικράτειά σας. Τα εργαλεία Analytics σας επιτρέπουν να απεικονίσετε και να σχεδιάσετε προβλέψεις πωλήσεων, για ένα ρεαλιστικό και εφαρμόσιμο σχέδιο για το παρόν και το μέλλον. Αυτό όμως είναι ελάχιστα η κορυφή του παγόβουνου. Αν έχετε απομακρυνθεί από τα CRM στο παρελθόν σκέπτοντας ότι δεν μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρησή σας, τώρα είναι καιρός να ξανασκεφτούμε.
Προ-Συμβουλή:
Μην ξεχνάτε ότι ορισμένες (όχι όλες!) Υπηρεσίες απάντησης μπορούν να ενσωματωθούν με το λογισμικό CRM της επιλογής σας, έτσι ώστε τα αρχεία σας να παραμείνουν τρέχοντα, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε.
5. Διαχείριση περιεχομένου και κοινή χρήση αρχείων
Φανταστείτε το κλασικό σκονισμένο κίτρινο ντουλάπι.
Αρκετά εντυπωσιακό, έτσι δεν είναι;
Τώρα φανταστείτε ότι είναι μέσα στον υπολογιστή σας και μπορείτε να αποθηκεύσετε με ασφάλεια έναν απεριόριστο αριθμό αρχείων που μπορείτε εύκολα να οργανώσετε, να βρείτε, να κατεβάσετε και να μοιραστείτε με οποιονδήποτε.
Αυτό είναι καλύτερο.
Με εφαρμογές αποθήκευσης αρχείων που βασίζονται σε σύννεφο, όπως το σωστά κατοχυρωμένο πλαίσιο, όλα τα έγγραφά σας είναι οργανωμένα και προσβάσιμα με μερικά μόνο κλικ. Οι εφαρμογές αποθήκευσης όπως αυτές είναι εξαιρετικά εύχρηστες και υποστηρίζονται από τα πιο σύγχρονα μέτρα ασφάλειας, επομένως δεν υπάρχουν θέματα ιδιωτικότητας που να εξετάζονται όταν πρόκειται για ευαίσθητες πληροφορίες.
6. Απλοποιημένες εσωτερικές επικοινωνίες
Το σωστό εργαλείο για εσωτερικές επικοινωνίες πιθανόν να μην εξαλείψει την ανάγκη για εσωτερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά σίγουρα θα αποτρέψει αυτό το αίσθημα φόβου που ακολουθεί αναπόφευκτα το άνοιγμα των εισερχομένων σας το πρωί.
Εφαρμογές όπως το Slack είναι τέλειες για μεγαλύτερες ομάδες ή για ομάδες που περιλαμβάνουν μέλη που εργάζονται από διαφορετικές τοποθεσίες.Οργανώστε την ομάδα σας σε κανάλια που βασίζονται σε τμήματα, συγκεκριμένα έργα ή οτιδήποτε άλλο για το οποίο θα χρειαστείτε ένα καθορισμένο χώρο επικοινωνίας. Στείλτε άμεσα μηνύματα, φωτογραφίες, έγγραφα και πολλά άλλα από τον υπολογιστή ή το κινητό σας τηλέφωνο.
Είναι πιο γρήγορο και πιο βολικό από το να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αφήνει λίγο περισσότερο χώρο σε όλα τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ό, τι άλλο συμβαίνει.
Ας ανακεφαλαιώσουμε:
Εκεί το έχετε. Έξι εργαλεία που ίσως δεν έχετε ακούσει είναι προσιτά, εύχρηστα και συνεργάζονται για να διατηρήσουν την πρακτική σας οργανωμένη και παραγωγική. Ο καθένας είναι ισχυρός από μόνος του, αλλά όταν συνδυάζεται, σχηματίζει μια απρόσκοπτη μονάδα σχεδιασμένη για να σας εξοικονομήσει χρόνο και να σας επιτρέψει να εστιάσετε σε αυτό που έχει σημασία.
- Tresta - Πραγματοποιήστε τις κλήσεις σας οπουδήποτε θέλετε με ένα τηλεφωνικό σύστημα που βασίζεται σε σύννεφο
- PATLive - Εξοικονομήστε χρόνο αφήνοντας τους εξειδικευμένους εκπαιδευμένους πράκτορες να απαντούν στις κλήσεις ενώ είστε απασχολημένοι
- LiveChat - Εντυπωσιάστε τους πιθανούς πελάτες απαντώντας στις ερωτήσεις τους σε πραγματικό χρόνο από τον ιστότοπό σας
- CRM - Κρατήστε κάθε πελάτη, αρχείο και οργανωμένη επαφή - ή αφήστε την υπηρεσία αυτόματης απάντησης να την χειριστεί για σας!
- Κουτί - Εξαλείψτε τους πονοκεφάλους γραφειοκρατίας οργανώνοντας κάθε έγγραφο και αρχείο με ασφάλεια στο σύννεφο
- Slack - Απλοποιήστε τις εσωτερικές επικοινωνίες και δημιουργήστε χώρο στα εισερχόμενά σας, μοιράζοντας άμεσα μηνύματα και αρχεία με την ομάδα σας από οπουδήποτε
Ποιος είναι PATLive;
Το PATLive είναι μια υπηρεσία ζωντανής απάντησης που εδρεύει στο Tallahassee της Φλόριντα. Από το 1990, απαντούμε σε κλήσεις 24 ώρες την ημέρα, 7 ημέρες την εβδομάδα για δικηγορικά γραφεία όλων των μορφών και μεγεθών. Γνωρίζουμε ότι οι κλήσεις σας είναι σημαντικές και παρουσιάζοντας τη σωστή εικόνα είναι όλα - για αυτό το λόγο, προσλαμβάνουμε μόνο το 2% των αιτούντων για να απαντήσουμε σε κλήσεις και στη συνέχεια να τους εκπαιδεύσουμε για τουλάχιστον 80 ώρες προτού φτάσουν να εργάζονται για εσάς στο κέντρο απάντησης.
Χρησιμοποιώντας τα προσαρμοσμένα σενάρια κλήσεων, οι πράκτορές μας λένε ό, τι θέλετε να λένε και ακούγονται ακριβώς σαν μέλος της επιχείρησής σας. Θα λαμβάνουν μηνύματα, προγραμματίζουν ραντεβού και ακόμη και θα δουλεύουν με τα λογισμικά διαχείρισης όπως το Clio και το Lexicata για να διατηρούν τις περιπτώσεις ενημερωμένες με ακρίβεια και ασφάλεια.
Φωτογραφία μέσω Shutterstock
Περισσότερα σε: Sponsored 3 Σχόλια ▼
