Σε οποιοδήποτε γραφείο, υπάρχουν καθήκοντα που πρέπει να ολοκληρωθούν προκειμένου να διατηρηθεί η επιχείρηση προς τα εμπρός. Αυτά τα καθήκοντα, τα οποία εμπίπτουν στην ορολογία των γραφειοκρατικών εργασιών, είναι γενικά αρκετά απλά και εύκολο να κυριαρχήσουν και συνήθως ανατίθενται σε εργαζόμενους εισόδου. Παρά το γεγονός ότι τα γραφικά καθήκοντα όπως η πληκτρολόγηση και η αρχειοθέτηση είναι σχετικά βασικά, χρειάζονται χρόνο - και σε πολλές περιπτώσεις τα στελέχη και οι μεσαίοι υπάλληλοι επικεντρώνονται σε άλλες προτεραιότητες και δεν είναι σε θέση να συμβαδίσουν με ό, τι πρέπει να γίνει. Για το λόγο αυτό, πολλές εταιρείες προσλαμβάνουν προσωπικό γραφείου υποστήριξης, το οποίο είναι ειδικά επιφορτισμένο με το χειρισμό αυτών των καθηκόντων.
$config[code] not foundΚοινές Καθημερινές Δραστηριότητες
Ο τίτλος του εργαζόμενου γραφείου υποστήριξης αναφέρεται σε άτομα που υποστηρίζουν ή βοηθούν τους συναδέλφους με ένα ευρύ φάσμα καθηκόντων. Ορισμένες από τις πιο συνηθισμένες εργασίες που εμπίπτουν σε αυτήν την κατηγορία περιλαμβάνουν την πληκτρολόγηση εγγράφων, την κατάθεση, την απάντηση σε τηλέφωνα, τη διαχείριση αλληλογραφίας, την εισαγωγή δεδομένων, τη φωτοτυπία, την αποστολή φαξ και τη διαλογή και παράδοση εισερχόμενης αλληλογραφίας. Οι υπάλληλοι γραφείου υποστήριξης μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνοι για τη συντήρηση και την παραγγελία προμηθειών και για το χειρισμό άλλων καθηκόντων που έχουν ανατεθεί, όπως η παραγγελία τροφίμων για συναντήσεις. Λαμβάνοντας αυτές τις ευθύνες και αφαιρώντας τις από τις πλάκες των άλλων, βοηθούν στην καλή λειτουργία του γραφείου και διασφαλίζουν ότι τα πάντα παραμένουν οργανωμένα.
Παρόλο που η γενική γραμματειακή υποστήριξη επικεντρώνεται σε αυτά τα γενικά καθήκοντα, σε μερικές επιχειρήσεις ή τμήματα η γραμματική στήριξη μπορεί να εστιάζεται σε συγκεκριμένες δραστηριότητες ή να απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις. Για παράδειγμα, οι γραφειοκρατικές δραστηριότητες σε ένα οικονομικό τμήμα μπορεί να περιλαμβάνουν εργασίες λογιστικής, διαχείριση λογαριασμών πληρωτέων και εισπρακτέων λογαριασμών, συνδρομή με μισθοδοσία ή διαλογή και επαλήθευση εκθέσεων δαπανών. Εάν εργάζεστε σε κυβερνητικό γραφείο, ενδέχεται να είστε υπεύθυνοι για την κατάθεση αδειών ή τη διαχείριση αποστολέων. Ανεξάρτητα από το σκηνικό, όμως, η περισσότερη γραπτή υποστήριξη περιλαμβάνει επαναλαμβανόμενα, καθορισμένα καθήκοντα και όχι στρατηγική ή επιχειρησιακή εργασία.
Δεξιότητες και Εκπαίδευση
Οι περισσότεροι ρόλοι υποστήριξης κειμένων είναι επίπεδο εισόδου και ως εκ τούτου συνήθως απαιτούν δίπλωμα γυμνασίου ή ισοδύναμο. Ορισμένα άτομα ολοκληρώνουν πρόσθετη κατάρτιση στη διοίκηση γραφείων μέσω προγράμματος εκπαίδευσης ενηλίκων ή κοινοτικού κολλεγίου, ενώ άλλοι μετακινούνται σε αυτούς τους ρόλους με πτυχίο πανεπιστημίου ως μέσο για να πάρουν το πόδι τους στην πόρτα για μια θέση με μεγαλύτερες ευθύνες και υψηλότερη αμοιβή.
Η εξοικείωση με τα βασικά καθήκοντα του γραφείου είναι το πιο σημαντικό προσόν για τους ρόλους των κληρικών υποστήριξης. Ενώ οι εταιρείες θα παρέχουν εκπαίδευση στο χώρο εργασίας σε συγκεκριμένες διαδικασίες και διαδικασίες, προσδοκούν από τους υπαλλήλους των γραφείων υποστήριξης να έρχονται στη δουλειά με ένα γενικό σύνολο δεξιοτήτων.Αυτές οι δεξιότητες περιλαμβάνουν τη γνώση του τρόπου χρήσης βασικών μηχανών γραφείου (φαξ, φωτοαντιγραφικό, κ.λπ.). γενικές δεξιότητες στον υπολογιστή, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας να πληκτρολογείτε 60 λέξεις ανά λεπτό ή γρηγορότερα, καθώς και βασικό λογισμικό επεξεργασίας κειμένου και υπολογιστικού φύλλου. αρχειοθέτηση; δεξιότητες εισαγωγής δεδομένων · και τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνο και να μάθετε το τηλεφωνικό σύστημα της εταιρείας.
Οι γραφειοκρατικές εργασίες υποστήριξης απαιτούν επίσης ορισμένες απαλές δεξιότητες. Μια επαγγελματική συμπεριφορά είναι απαραίτητη, καθώς και εξαιρετικές οργανωτικές δεξιότητες. Οι δεξιότητες εξυπηρέτησης πελατών είναι σημαντικές, ειδικά εάν πρόκειται να αλληλεπιδράσετε με το κοινό, και είναι ζωτικής σημασίας να είστε προσανατολισμένοι στις λεπτομέρειες. Σε ορισμένους κλάδους, όπως η υγειονομική περίθαλψη και η χρηματοδότηση, οι υπάλληλοι υποστήριξης γραφείου αναμένεται επίσης να είναι εξοικειωμένοι με τους κανονισμούς της βιομηχανίας σχετικά με την ασφάλεια των πληροφοριών και τα προσωπικά δεδομένα και να διεξάγουν ανάλογα τις εργασίες τους.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΟι μισθοί υποστήριξης υπαλλήλων
Επειδή η υποστήριξη γραφείου θεωρείται αρχική θέση, οι μισθοί είναι συγκριτικά χαμηλοί. Σύμφωνα με το PayScale.com, η μέση ωριαία τιμή για θέσεις υπαλλήλων είναι 12,87 δολάρια, με ετήσιο μισθό περίπου 30,000 δολαρίων. Η πληρωμή είναι γενικά ανάλογη με την εμπειρία, αλλά ακόμη και οι πιο έμπειροι επαγγελματίες υποστήριξης σπάνια κερδίζουν περισσότερα από 40.000 δολάρια ετησίως. Υπάρχει όμως περιθώριο για ανάπτυξη σε αυτόν τον τομέα, όμως, καθώς πολλοί άνθρωποι πηγαίνουν σε υψηλότερους διοικητικούς ή εκτελεστικούς ρόλους βοηθού ή μετακινούνται σε διαφορετικές θέσεις εργασίας εντός του οργανισμού. Σύμφωνα με το PayScale.com, είναι επίσης πολύ συνηθισμένο για έναν υπάλληλο υποστήριξης κληρικών στον ιατρικό τομέα να προχωρήσει για να γίνει ιατρός βοηθός, εγγεγραμμένος νοσηλευτής ή επαγγελματίας νοσοκόμου.
Οι βιομηχανίες με τις υψηλότερες πληρωμές για την υποστήριξη γραφείου είναι οι κυβερνητικές και επαγγελματικές, επιστημονικές και τεχνικές υπηρεσίες. Ωστόσο, η υγειονομική περίθαλψη είναι επίσης ένας τομέας υψηλής πληρωμής και ο τομέας στον οποίο αναμένεται τουλάχιστον κάποια αύξηση τα επόμενα χρόνια.
Τάσεις της βιομηχανικής υποστήριξης των υπαλλήλων
Όπως συμβαίνει με πολλές βιομηχανίες, η τεχνολογία αλλάζει τη γραφική υποστήριξη και τον τρόπο χειρισμού της εργασίας. Πολλές εργασίες που έγιναν στο παρελθόν με το χέρι μπορούν τώρα να γίνουν μέσω υπολογιστή, εξοικονομώντας χρόνο και αυξάνοντας την ανάγκη για πρόσθετη εκπαίδευση. Μέσα σε αυτό το βασίλειο υπάρχουν δύο σημαντικές τάσεις που αλλάζουν το πρόσωπο της υποστήριξης των κληρικών.
Πρώτον, η κίνηση προς τα γραφεία χωρίς χαρτί αλλάζει το πρόσωπο - και σε ορισμένες περιπτώσεις, εξαλείφοντας την ανάγκη - γραμματειακή υποστήριξη. Οι εταιρείες εκδίδονται χωρίς χαρτί ή τουλάχιστον χρησιμοποιούν λιγότερο χαρτί για διάφορους λόγους, όπως η βελτίωση της βιωσιμότητας, η καλύτερη οργάνωση και το μειωμένο κόστος. Στην πραγματικότητα, μια μελέτη του 2014 από την Gartner διαπίστωσε ότι το κόστος για τις επιχειρήσεις των ΗΠΑ που σχετίζονται με την αποθήκευση και την ανάκτηση εγγράφων σε χαρτί είναι περίπου στα 25 δισεκατομμύρια έως 35 δισεκατομμύρια δολάρια ετησίως. Χρησιμοποιώντας ψηφιακές υπηρεσίες για τη δημιουργία, την αποθήκευση και την οργάνωση εγγράφων, οι επιχειρήσεις μπορούν να εξοικονομήσουν χρήματα και να καταστούν πιο αποτελεσματικές.
Όσον αφορά την υποστήριξη των υπαλλήλων, αυτό σημαίνει επίσης ότι μειώνεται η ανάγκη για κάποιον να καταθέσει φυσικά έγγραφα - ή να πληκτρολογήσει και να τυπώσει γράμματα, να παρακολουθήσει έγγραφα κ.λπ. Ενώ ορισμένες εταιρείες απομακρύνονται από γραφειοκρατικές θέσεις (το Γραφείο Στατιστικών Εργασίας παρουσιάζει μικρή έως καμία αύξηση στον τομέα μέχρι το 2026, λόγω κυρίως της τεχνολογίας) άλλοι αλλάζουν τα προσόντα για τέτοιες θέσεις και απαιτούν προηγμένες δεξιότητες πληροφορικής και εμπειρία στη διαχείριση ηλεκτρονικών έγγραφα.
Μια άλλη τάση που επηρεάζει το πεδίο υποστήριξης κληρικών είναι η άνοδος του εικονικού βοηθού. Οι εικονικοί βοηθοί, επίσης γνωστοί ως VAs, είναι βοηθοί ή υποστηρικτικοί υπάλληλοι που εργάζονται εξ αποστάσεως και παρέχουν πολλές από τις ίδιες υπηρεσίες ως βοηθός στο γραφείο. Πολλοί VAs εργάζονται για επιχειρηματίες ή ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων που χρειάζονται υποστήριξη, αλλά δεν μπορούν να αντέξουν οικονομικά ή δεν έχουν το χώρο ή τον εξοπλισμό για να προσλάβουν κάποιον που να εργάζεται με πλήρη απασχόληση στο γραφείο. Και πάλι, η τεχνολογία είναι το κλειδί σε αυτόν τον κλάδο, καθώς οι εικονικοί βοηθοί εργάζονται μέσω του διαδικτύου, χρησιμοποιώντας το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, την ανταλλαγή εγγράφων και άλλη τεχνολογία για να χειριστούν τα καθήκοντα των εργοδοτών τους. Ενώ μερικοί VA είναι ειδικοί και χειρίζονται καθήκοντα όπως τα κοινωνικά μέσα και η διαχείριση ιστοτόπων, ορισμένοι επιχειρηματίες απλά χρειάζονται κάποιον για να διαχειριστεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους και να απαντήσει σε ερωτήσεις πελατών.
Επειδή οι εικονικοί βοηθοί είναι συνήθως αυτοαπασχολούμενοι ή εργάζονται σε ελεύθερη βάση, μπορούν συχνά να διοικούν υψηλότερο ποσοστό μισθών από εκείνους που εργάζονται στα γραφεία. Ορισμένες VA λειτουργούν επίσης για πολλαπλούς πελάτες ταυτόχρονα, αυξάνοντας τις δυνατότητες κερδών τους. Κατά μέσο όρο, ένα VA κερδίζει μεταξύ $ 10 και $ 25 ανά ώρα.
Προσγείωση εργασίας γραφείου υποστήριξης
Ενώ οι εργασίες γραφείου υποστήριξης μπορεί να μην είναι τόσο άφθονες όσο ήταν κάποτε, είναι ακόμα διαθέσιμες. Τα περισσότερα ανοίγματα δημιουργούνται από τον κύκλο εργασιών και τους βοηθούς που φεύγουν για άλλες ευκαιρίες.
Ένα καλό βιογραφικό για την υποστήριξη των υπαλλήλων θα αναδείξει τις διοικητικές και τεχνικές δεξιότητές σας. Επιδείξτε στους εργοδότες ότι είστε οργανωμένοι, προσανατολισμένοι σε λεπτομέρειες, καλός επίλυση προβλημάτων και έχετε άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες. Να είστε βέβαιος να επισημάνετε τις τεχνικές δεξιότητές σας με ποσοτικοποιήσιμο τρόπο. υποδείξτε πόσο γρήγορα μπορείτε να πληκτρολογήσετε λέξεις ανά λεπτό και να καθορίσετε το λογισμικό που γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιήσετε. Καθώς περιγράφετε λεπτομερώς την εμπειρία σας, επισημάνετε τις εργασίες και τα επιτεύγματα που αποκαλύπτουν τις δεξιότητές σας, ειδικά εκείνες που μπορούν να σας ξεχωρίσουν από άλλους υποψηφίους. Πάνω απ 'όλα, να είστε σχολαστικοί με τη γραμματική και την ορθογραφία σας. Όπως και με οποιοδήποτε βιογραφικό σημείωμα, τα τυπογραφικά λάθη και η κακή γραμματική αντικατοπτρίζουν ελάχιστα τις ικανότητές σας, αλλά σε ένα πεδίο ως λεπτομέρεια προσανατολισμένο ως γραφική υποστήριξη, πρέπει να είστε τέλειοι. Κανείς δεν πρόκειται να προσλάβει δακτυλογράφος που δεν μπορεί να πάρει το δικό του βιογραφικό του σωστό.
Οι θέσεις εργασίας μπορούν συνήθως να βρεθούν αναρτημένες σε πίνακες εργασίας ή στις ιστοσελίδες της εταιρείας. Οι προσωρινές υπηρεσίες είναι επίσης ένα καλό μέρος για να βρείτε αυτό το είδος εργασίας. Η δουλειά ως temp σας δίνει την ευκαιρία να οικοδομήσουμε τις ικανότητές σας σε μια ποικιλία εταιρειών. Ορισμένες εταιρείες θα κάνουν μακροπρόθεσμες τοποθετήσεις ή θα μπορούσαν να προσληφθούν με πλήρη απασχόληση μετά την εργασία τους ως temp. Οι πρακτικές εξάσκησης είναι ένας άλλος τρόπος για να δημιουργήσετε τις ικανότητες υποστήριξης γραφείου σας. Παρόλο που πολλές εταιρείες με επίσημα προγράμματα πρακτικής άσκησης επιτρέπουν στα ασκούμενα να εργάζονται σε συγκεκριμένα προγράμματα, οι ασκούμενοι αναμένεται επίσης συχνά να «καταβάλλουν τα τέλη τους», αναλαμβάνοντας καθήκοντα γραφείου. Αναμείνετε να περάσετε κάποιο χρονικό διάστημα σε οποιαδήποτε πρακτική κάνοντας κάποια αρχειοθέτηση, εισαγωγή δεδομένων, διαχείριση αλληλογραφίας ή απάντηση σε τηλέφωνα - αλλά κοιτάξτε είναι μια ευκαιρία να αναπτύξετε δεξιότητες που θα μπορούσαν να αποδειχθούν χρήσιμες αργότερα.
Κάνοντας τον εαυτό σας απαραίτητο
Ακριβώς επειδή η εργασία γραφείου είναι συνήθως επίπεδο εισόδου, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείς να είσαι σημαντικό μέρος της ομάδας. Στην πραγματικότητα, καθιστώντας τον εαυτό σας απαραίτητο για το αφεντικό και τους συναδέλφους σας, μπορεί να αυξήσει τις πιθανότητές σας να προωθηθείτε και τελικά να έχετε τη δική σας ομάδα υποστήριξης κληρικών. Για αρχάριους, παίρνετε τη δουλειά σας σοβαρά και κάνετε το καλύτερό σας με κάθε εργασία - ανεξάρτητα από το πόσο βαρετή ή κουραστική μπορεί να είναι. Όπως με κάθε δουλειά, θα υπάρχουν τμήματα της δουλειάς που αγαπάς και μέρη που μισείς, αλλά πρέπει να τα αντιμετωπίζεις τόσο σημαντικά και να τα κάνεις καλά.
Δεύτερον, μάθετε να δώσετε προτεραιότητα. Οι πιθανότητες είναι ότι θα έχετε πολλαπλά έργα και καθήκοντα στο πιάτο σας οποιαδήποτε στιγμή, ειδικά όταν παρέχετε υποστήριξη σε ολόκληρη ομάδα ή γραφείο. Μάθετε να καθορίζετε ποια είναι η κορυφαία προτεραιότητα και τι μπορεί να περιμένει και να αναπτύξετε συστήματα για να εξασφαλίσετε ότι όλοι θα παίρνουν ό, τι χρειάζονται όταν το χρειάζονται. Η πολυεπεξεργασία και η διαχείριση του χρόνου είναι ζωτικής σημασίας για έναν υπάλληλο υποστήριξης υπαλλήλων και γνωρίζοντας τους στόχους και τις προτεραιότητες της εταιρείας και των μελών της ομάδας, μπορείτε να παρέχετε το υψηλότερο επίπεδο υποστήριξης.
Τρίτον, να είστε διατεθειμένοι να πάτε το επιπλέον μίλι. Η δουλειά σας είναι να παράσχετε υποστήριξη, και αυτό μπορεί να σημαίνει να αναλάβετε μερικές πρόσθετες εργασίες εδώ και εκεί. Οι απαραίτητοι βοηθοί είναι πάντα πρόθυμοι να μάθουν και θα κάνουν ό, τι χρειάζεται για να μην πάρουν μόνο τη δουλειά, αλλά και να λύσουν προβλήματα και να αποτρέψουν την εμφάνιση κρίσεων. Για παράδειγμα, εάν δείτε ότι ένας συνεργάτης έστειλε ένα σημείωμα που περιέχει ένα σημαντικό σφάλμα, μην εκτυπώνετε και διανέμετε μόνο το έγγραφο. Επιβεβαιώστε με τον συνεργάτη ότι οι πληροφορίες είναι σωστές - και κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Τέλος, να είστε επαγγελματίας και ευγενικός ανά πάσα στιγμή. Μπορεί να υπάρχουν στιγμές που οι άλλοι στην οργάνωση σας αντιμετωπίζουν ακατάπαυστα ή δεν σας δίνουν τον σεβασμό που σας αξίζει, αλλά διατηρείτε τον επαγγελματισμό σας παρ 'όλα αυτά. Η αντιμετώπιση όλων με καλοσύνη και σεβασμό θα αυξήσει το απόθεμά σας στην εταιρεία, ειδικά εάν αναπτύξετε μια φήμη διακριτικής ευχέρειας και μιας προθυμίας να βοηθήσετε. Στη θέση υποστήριξης υπαλλήλων σας, είναι πιθανό να έχετε πρόσβαση σε πολλές πληροφορίες, αλλά να αντισταθείτε στον πειρασμό να κουτσομπορείτε ή να μοιράζεστε αυτό που γνωρίζετε. Η απόκτηση της εμπιστοσύνης του αφεντικού σας και των συναδέλφων σας μπορεί να σας βοηθήσει να προχωρήσετε στην καριέρα σας, ενώ η εξυπηρέτηση ως κουτσομπολιού γραφείου θα αμαυρώσει τη φήμη σας και ενδεχομένως θα σας εμποδίσει να προχωρήσετε.
