Οι συντονιστές συνεδρίων ή οι υπεύθυνοι σχεδιασμού συναντήσεων συμμετέχουν συνήθως σε κάθε πτυχή της διάσκεψης, από την υπογραφή των αρχικών συμβάσεων έως την τελευταία ημέρα της εκδήλωσης. Στο μεταξύ υπάρχει ένα ευρύ φάσμα καθηκόντων που μπορείτε να περιμένετε να συναντήσετε. Από το 2014, υπάρχουν σημαντικές ευκαιρίες στον τομέα που αναμένεται να διαρκέσουν τουλάχιστον μέχρι το 2024, καθώς το Γραφείο Στατιστικών Εργασίας προβλέπει την αύξηση της απασχόλησης για τους συντονιστές των διασκέψεων σε περίπου 10%.
$config[code] not foundΠρογραμματισμός
Ως συντονιστής, είναι δική σας ευθύνη να βεβαιωθείτε ότι όλες οι λεπτομέρειες που χρειάζονται οι πελάτες σας είναι γραπτές σε μια σύμβαση πριν ξεκινήσετε την προετοιμασία για τη διάσκεψη. Θα συναντήσετε το προβάδισμα του οργανισμού για το συνέδριο για να μάθετε λεπτομέρειες όπως πόσα άτομα αναμένεται να παρακολουθήσουν, ποια γεύματα και σνακ χρειάζονται, ποιος είναι το κοινό-στόχος, ποιος είναι ο σκοπός της διάσκεψης και ποιο είδος προϋπολογισμού τους περιορισμούς που έχει ο πελάτης. Επιπλέον, θα χρειαστεί να διαπραγματευτείτε με πωλητές, εγκαταστάσεις και άλλους φορείς παροχής υπηρεσιών και να καταγράψετε το συνολικό κόστος της εκδήλωσης. Συνήθως θα έχετε έναν προϋπολογισμό που θα πρέπει να εργαστείτε μέσα.
Οργανώστε το συμβάν
Αφού ολοκληρώσετε όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με το πού θα λάβει χώρα η εκδήλωση και ποιος θα προσφέρει τις υπηρεσίες, τότε θα είστε υπεύθυνοι για την οργάνωση αυτών των στοιχείων σε μια ομαλή λειτουργία. Θα πρέπει να υπολογίσετε ποια δωμάτια θα χρησιμοποιήσουν διάφορα ηχεία ανάλογα με το πόσο δημοφιλές είναι το εργαστήριο που προβλέπεται να είναι και πόσοι επισκέπτες σχεδιάζονται να αγοράσουν εισιτήρια για δεξιώσεις. Με τον πελάτη σας, θα είστε υπεύθυνοι για την επιλογή του μενού, τις ρυθμίσεις του τραπέζι και την ψυχαγωγία και τη διευθέτηση των μικροφώνων και των οπτικοακουστικών αναγκών των ομιλητών. Εάν οι παρευρισκόμενοι μένουν σε ξενοδοχεία διαφορετικά από εκεί που κρατάτε τη διάσκεψη, μπορεί να χρειαστεί να κανονίσετε τη μεταφορά τους. Μέχρι τη στιγμή της εκδήλωσης, θα πρέπει να έχετε δημιουργήσει ένα λεπτομερές πρόγραμμα και λίστα επαφών για κάθε υπηρεσία.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΠαρακολούθηση συμβάντος
Κατά τη διάρκεια της διάσκεψης, θα πρέπει να είστε έτοιμοι να φροντίσετε τα αιτήματα της τελευταίας στιγμής και να βεβαιωθείτε ότι οι πωλητές είναι εκεί που θα έπρεπε να είναι. Νωρίς την πρώτη ημέρα, θα κάνετε μια περιήγηση στην εγκατάσταση για να βεβαιωθείτε ότι οι εκθεσιακοί χώροι είναι κατάλληλα διαμορφωμένοι, ότι το ξενοδοχείο είναι έτοιμο για τους φιλοξενούμενους να φτάσουν και ότι η σήμανση είναι επαρκής. Μπορείτε να έχετε φορητό ραδιοτηλέφωνο ή να είστε έτοιμοι στο κινητό σας για να αντιδράσετε άμεσα στις αιτήσεις πελατών. Εκτός από την παρακολούθηση της προόδου της διάσκεψης ενώ συνεχίζεται, η ευθύνη σας θα είναι κατά κύριο λόγο η αντιμετώπιση προβλημάτων και η επίλυση προβλημάτων που προκύπτουν.
Ακολουθω
Ένας αποτελεσματικός συντονιστής συνεδρίων παρέχει συνέχεια στους πελάτες για να διαπιστώσει εάν το γεγονός θεωρήθηκε επιτυχές. Θα χρειαστεί επίσης να εισπράξετε την πληρωμή αμέσως μετά το συμβάν και να πληρώσετε τους προμηθευτές σας. Δημιουργήστε μια έρευνα για να συμπληρώσετε τους συμμετέχοντες πριν φύγετε από την εκδήλωση και μοιραστείτε τα αποτελέσματα με τον πελάτη σας. Γνωρίστε τους κορυφαίους διοργανωτές από την εταιρεία που πραγματοποίησε τη διάσκεψη για ανατροφοδότηση. Δεδομένου ότι πολλοί συντονιστές συνεδρίων συμμετέχουν επίσης στην πώληση των υπηρεσιών τους, μπορεί να σας ζητήσουν να εργαστείτε για το συντονισμό της επόμενης συνάντησης ή διάσκεψης όταν κάνετε αυτή τη συνέχεια.
