Η επιλογή ενός τηλεφωνικού κέντρου για την αντιμετώπιση των αλληλεπιδράσεων των πελατών είναι μια απόφαση που πρέπει να λάβετε πολύ σοβαρά. Δεν θα προσλάβετε μόνο κάποιον που να απαντά σε κλήσεις από πελάτες στο γραφείο σας. Επομένως, πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια παρόμοια διαδικασία ελέγχου κατά την εξωτερική ανάθεση των λειτουργιών του τηλεφωνικού κέντρου.
Ο Erik O'Borsky, ιδιοκτήτης της Customer Contact Services, προσέφερε κάποιες συμβουλές και βέλτιστες πρακτικές για την εξωτερική ανάθεση δραστηριοτήτων τηλεφωνικού κέντρου. Διαβάστε παρακάτω για μερικές χρήσιμες γνώσεις.
$config[code] not foundΕξετάστε το πεδίο των αναγκών σας
Οι εξωτερικές λειτουργίες του τηλεφωνικού κέντρου σημαίνουν διαφορετικά πράγματα σε διαφορετικές επιχειρήσεις. O'Borsky εξηγεί:
"Μπορείτε βασικά να ανοίξετε έναν τηλεφωνικό κατάλογο και να ρίξετε ένα βέλος σε οποιαδήποτε επιχείρηση και πιθανότατα να έχουν μια χρήση για ένα τηλεφωνικό κέντρο ή υπηρεσία απάντησης. Θα μπορούσε να είναι ένας μικρός υδραυλικός που χρειάζεται μόνο κάποιον να απαντά σε κλήσεις ενώ είναι σε δουλειά, έτσι ώστε οι πελάτες να μην κλείνουν απλά και να καλέσουν κάποιον άλλο. Ή θα μπορούσε να είναι μια μεγαλύτερη εταιρεία που θέλει να αναθέσει σε τρίτους την πλήρη παραγγελία τους για τη λήψη υπηρεσιών. "
Έτσι πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία αναζήτησης ενός τηλεφωνικού κέντρου, θα πρέπει να υπολογίσετε ακριβώς τι χρειάζεστε από αυτούς.
Χρησιμοποιήστε μόνο τις υπηρεσίες που χρειάζεστε πραγματικά
Δεδομένου ότι υπάρχει μια τεράστια ποικιλία διαφορετικών υπηρεσιών τηλεφωνικών κέντρων, δεν υπάρχει καμία χρησιμότητα για την πληρωμή για αυτό που δεν χρειάζεστε πραγματικά. Έτσι, αν χρειάζεστε μόνο κάποιον που να απαντά σε κλήσεις ενώ είστε σε δουλειά ή τα σαββατοκύριακα, μην ψάχνετε για τηλεφωνικά κέντρα που προσφέρουν απλώς λύσεις πλήρους εξυπηρέτησης.
Αναζητήστε μια τοπική εταιρεία
Σύμφωνα με τον O'Borsky, ένα πράγμα που αναζητούν πολλοί πελάτες σε ένα τηλεφωνικό κέντρο είναι η εγγύτητα. Η ύπαρξη πρακτόρων που βρίσκονται στις Η.Π.Α. είναι συχνά η πρώτη προτεραιότητα. Αλλά ειδικά για τις τοπικές κεντρικές επιχειρήσεις, οι παράγοντες που έχουν ορισμένες περιφερειακές διαλέκτους μπορεί επίσης να είναι ένα όφελος. Έτσι, αν θέλετε οι καλούντες να αισθάνονται ότι μιλάνε με κάποιον στη γειτονιά τους, αναζητήστε εταιρείες που βρίσκονται κοντά.
Ρωτήστε συγκεκριμένα για την τοποθεσία των πρακτόρων
Ωστόσο, ακόμη και εταιρείες που εδρεύουν στις Η.Π.Α. μπορούν να έχουν κάποιους πράκτορες σε άλλα μέρη του κόσμου. Έτσι, όταν κάνετε την έρευνά σας, βεβαιωθείτε ότι ρωτάτε για την τοποθεσία όλων των πρακτόρων της εταιρείας, αν η εγγύτητα είναι κάτι που είναι σημαντικό για εσάς.
Μάθετε πόσο χρονικό διάστημα η επιχείρηση ήταν στην επιχείρηση
Η φήμη είναι επίσης κάτι που είναι σημαντικό όταν επιλέγετε ένα τηλεφωνικό κέντρο. Οι εταιρείες που δεν παρέχουν φιλική, έγκαιρη εξυπηρέτηση δεν τείνουν να παραμένουν πολύ μακριά. Έτσι, εάν βρείτε μια εταιρεία που ικανοποιεί τις υπόλοιπες απαιτήσεις σας και εργάζεται για μεγάλο χρονικό διάστημα, πιθανότατα έχετε βρει μια αξιοπρεπή λύση.
Αναζητήστε κριτικές και αναφορές
Όπως και με κάθε άλλο είδος υπηρεσίας, οι κριτικές και οι αναφορές μπορούν να σας βοηθήσουν να εξαφανίσετε μερικές από τις καλύτερες επιλογές από τις κακές. Μπορείτε να κάνετε μερικές από τις δικές σας έρευνες στο διαδίκτυο ή ζητώντας γύρω σας. Αλλά μην φοβάστε να ρωτήσετε επίσης τις εταιρείες που σκέφτεστε για αναφορές.
Εξετάστε την δική σας εμπειρία κλήσης
Κατά τη διάρκεια της ερευνητικής διαδικασίας, να είστε επιφυλακτικοί με τις κόκκινες σημαίες που θα μπορούσαν να σημαίνουν ότι μια εταιρεία δεν είναι τόσο αξιόπιστη όσο ισχυρίζονται ότι είναι. Για παράδειγμα, εάν διαρκεί πολύς χρόνος για να περάσετε σε ένα πραγματικό άτομο, εάν οι εκπρόσωποι δεν είναι πολύ φιλικοί ή αν παραμείνετε σε αναμονή συνεχώς, μπορείτε πιθανότατα να περιμένετε τα ίδια πράγματα για τους πελάτες σας που θα καλέσουν σε.
Ρωτήστε σχετικά με τον μέσο χρόνο αναμονής και κράτησης
Αλλά πρέπει επίσης να προχωρήσετε λίγο περισσότερο και να ζητήσετε απόλυτα τις εταιρείες για τη μέση αναμονή τους και να κρατήσουν τους χρόνους. Καλό θα πρέπει να έχει όλες αυτές τις πληροφορίες ήδη. Και τότε μπορείτε να συγκρίνετε τις καλύτερες επιλογές σας.
Να είστε δύσπιστοι των τιμών πολύ καλό να είστε αληθινός
Ενώ η τιμή είναι πάντα μια τιμή κατά την πρόσληψη ενός παρόχου υπηρεσιών για την επιχείρησή σας, δεν θα πρέπει να είναι η μόνη. Αν βρείτε μια εταιρεία που προσφέρει τις ίδιες υπηρεσίες για πολύ λιγότερα χρήματα από ό, τι τα υπόλοιπα, θεωρήστε ότι μια κόκκινη σημαία.
Δείτε την Παρουσία στο Web της Εταιρείας
Ένα άλλο προειδοποιητικό σημάδι θα μπορούσε να βρίσκεται στην ιστοσελίδα της εταιρείας. O'Borsky λέει:
"Αν μοιάζει να επενδύουν πραγματικά χρόνο και χρήματα στην ιστοσελίδα τους, πιθανότατα κάνουν το ίδιο και για το υπόλοιπο της επιχείρησής τους. Αλλά αν φαίνεται ότι η ιστοσελίδα δημιουργήθηκε γρήγορα πριν από δέκα χρόνια, πιθανότατα δεν επενδύουν σε νέες τεχνολογίες ή λειτουργούν κερδοφόρες επιχειρήσεις ".
Ρωτήστε για την τεχνολογία τους
Μπορείτε επίσης να σκάβετε λίγο βαθύτερα στην τεχνολογία που χρησιμοποιεί κάθε κορυφαία επιλογή σας. Ρωτήστε τους για τα συστήματα επικοινωνίας τους και για το πώς μεταδίδουν μηνύματα. Στη συνέχεια συγκρίνετε τις απαντήσεις.
Κάντε περισσότερη έρευνα όταν ασχολείστε με μικρές επιχειρήσεις
Ενώ πολλά τηλεφωνικά κέντρα είναι μεγαλύτερες επιχειρήσεις, ο O'Borsky λέει ότι εξακολουθούν να υπάρχουν κάποιες μαμά και ποπ επιχειρήσεις ή ακόμα και άνθρωποι που εκτελούν υπηρεσίες απάντησης από τα σπίτια τους. Ενώ αυτές οι επιλογές μπορεί να είναι ελκυστικές για τις μικρές επιχειρήσεις, πρέπει να είστε βέβαιοι ότι θα σας προσφέρουν την ίδια ποιοτική υπηρεσία. Μπορεί να είναι δύσκολο για τα μικρότερα τηλεφωνικά κέντρα να συμβαδίζουν με την τεχνολογία.
Σκεφτείτε πώς θέλετε να μεταφερθούν τα μηνύματα
Ένας άλλος παράγοντας που πρέπει να ληφθεί υπόψη είναι ο τρόπος με τον οποίο κάθε πάροχος μεταδίδει μηνύματα Τα τελευταία χρόνια, ο O'Borsky λέει ότι τα περισσότερα τηλεφωνικά κέντρα έλαβαν μηνύματα και έπειτα τα έστειλαν σε εταιρείες μέσω κειμένου. Αλλά η διαδικασία είναι πιο προσαρμόσιμη τώρα. Αυτος λεει:
"Εάν μπορείτε να σκεφτείτε έναν τρόπο που θέλετε τα μηνύματα να παραδίδονται, υπάρχει ήδη κάποιος εκεί έξω να το κάνει".
Έτσι, εάν θέλετε τα μηνύματα που σας παραδίδονται με ένα συγκεκριμένο τρόπο, αναζητήστε μια εταιρεία που ειδικεύεται σε αυτή τη μέθοδο ή τουλάχιστον την προσφέρει ως επιλογή.
Να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με τις πληροφορίες που θέλετε να συλλέξετε
Πρέπει επίσης να γνωρίζετε σαφώς τις ανάγκες σας όσον αφορά τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Ίσως θέλετε μόνο τα βασικά στοιχεία όπως το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας. Αλλά εάν έχετε επιπλέον αιτήματα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι πράκτορες είναι έτοιμοι να αναμεταδώσουν με ακρίβεια τις πληροφορίες αυτές.
Δώστε έμφαση στην ονομασία Προφορά
Ένα πράγμα που οι εταιρείες δεν θα εξετάσουν κατά τον προσδιορισμό των πληροφοριών που θέλετε να συλλέγονται είναι η προφορά ονόματος. Αλλά δεν πρέπει να παραβλέπεται, επειδή η εσφαλμένη αναφορά των ονομάτων των πελατών όταν επιστρέφετε στις κλήσεις τους μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια πωλήσεων.
Σκεφτείτε το ως σημαντική επένδυση
Ανάλογα με τις ανάγκες σας και την ένταση των κλήσεων, οι εξωτερικές λειτουργίες του τηλεφωνικού κέντρου μπορεί να είναι σημαντική δαπάνη. Αλλά πρέπει πραγματικά να θεωρήσετε ότι το κόστος για το πόσο χαμένες κλήσεις θα μπορούσε να επηρεάσει την επιχείρησή σας. Ο O'Borsky λέει: "Πολλές εταιρείες πιστεύουν ότι κανείς δεν μπορεί να αντιμετωπίσει τους καλούντες τους καλύτερα από όσο μπορούν. Και αυτό μπορεί να ισχύει. Αλλά όταν δεν μπορείτε να απαντήσετε στις κλήσεις σας επειδή είστε εκτός εργασίας ή κάποιος σας καλεί άρρωστος, πόσο κοστίζει αυτό σε πιθανές πωλήσεις ή σε θέσεις εργασίας; Πρέπει να κοιτάξετε τα ζεύγη εκατοντάδων δολαρίων το μήνα που μπορεί να ξοδέψετε και να τα συγκρίνετε με το ποσό που θα χάνατε αν λείπουν κλήσεις αριστερά και δεξιά. " Φωτογραφικό Κέντρο Κλήσεων μέσω Shutterstock
5 Σχόλια ▼
