Ένα καλά οργανωμένο γραφείο εξοικονομεί χρόνο και σας κάνει πιο ευτυχισμένους και πιο ευτυχισμένους συναδέλφους.
Έχοντας βαρεθεί μέσα από στοίβες χαρτιών, μπερδεμένα συρτάρια, μπερδεμένα καλώδια και κιβώτια από υλικά που κάθονται γύρω, μπορεί να μην φαίνονται σαν μια μεγάλη υπόθεση, αλλά είναι μια πραγματική σωματική επιβάρυνση όταν εξετάζετε το χρόνο που έχετε περάσει για το κυνήγι για πράγματα που πρέπει να είναι εύκολο να βρεθούν, αλλά δεν είναι. Τα αποδιοργανωμένα ηλεκτρονικά αρχεία και η σύγχυση είναι εξίσου μεγάλο πρόβλημα.
$config[code] not foundΤότε υπάρχει το ψυχικό βάρος. Είτε συνειδητά το συνειδητοποιείτε ή όχι, η ακαταστασία μπορεί να τονίζει όλους έξω.
Εδώ υπάρχουν 21 τρόποι οργάνωσης των φυσικών και ηλεκτρονικών χώρων εργασίας σας.
Αποκτήστε το από το πάτωμα
Πηγαίνετε κάθετα με βιβλιοθήκες και μονάδες ραφιών. Συχνά εξαντλούμε χώρο γραφείου ή χώρο δαπέδου. Η κατακόρυφη αποθήκευση κάνει πιο αποτελεσματική χρήση του χώρου και τοποθετεί περισσότερο στο επίπεδο των ματιών.
Δημιουργία "Κέντρων Δραστηριοτήτων"
Βάλτε όλα όσα χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε μια δραστηριότητα σε μια περιοχή, ειδικά εάν κάνετε μια δραστηριότητα τακτικά. Θα αποφύγετε να σπαταλάτε χρόνο αναζητώντας και συγκεντρώνοντας ό, τι χρειάζεστε. Για παράδειγμα, οι προμήθειες και τα εργαλεία συσκευασίας και αποστολής θα πρέπει να βρίσκονται σε μία περιοχή. Ή δημιουργήστε ένα ράφι για αντικείμενα που παίρνετε μαζί σας όταν ταξιδεύετε, όπως ο ταξιδιωτικός σας χαρτοφύλακας, μανίκια νεοπρενίου και φορητοί φορτιστές.
Αρχειοθετήστε, σάρωση, κατακερματισμός
Μην χρησιμοποιείτε την επιφάνεια εργασίας ως τα εισερχόμενά σας, καθώς το κρίσιμο χαρτί (όπως επιταγές!) Μπορεί να χαθεί. Οι υπογεγραμμένες συμβάσεις και άλλα στοιχεία που θέλετε να διατηρήσετε σε έντυπη μορφή πρέπει να κατατεθούν αμέσως. Σαρώστε οτιδήποτε άλλο σε ψηφιακή μορφή. Αποκόψτε και απορρίψτε ή ανακυκλώστε το χαρτί.
Ένας φάκελος για τα πάντα
Έχετε ένα φάκελο για όλα τα έγγραφα χαρτιού. Οι φακέλοι που κρεμούν το Pendaflex, μαζί με τους εσωτερικούς φακέλους της Μανίλα, είναι μια φθηνή λύση. Ετικέτα και τα δύο. Οι φάκελοι Pendaflex είναι το σύμβολο κράτησης θέσης στο ντουλάπι αρχειοθέτησης και θα πρέπει να παραμένουν εκεί ανά πάσα στιγμή. Ο εσωτερικός φάκελος manila είναι αυτός που τραβάτε όπως απαιτείται. Στη συνέχεια, είναι εύκολο να επαναφέρετε το φάκελο manila στο πένθινο άκρο του όταν τελειώσει.
Τυλίξτε καλώδια υπολογιστή
Έχετε καλώδια υπολογιστή και ηλεκτρικά καλώδια σε ένα μπερδεμένο χάος; Δεν είσαι ο μόνος. Ευτυχώς, οι ειδικοί δεσμοί συστροφής και καλύμματα καλωδίων μπορούν να κρατήσουν τα πράγματα τακτοποιημένα. Ετικέτα τα καλώδια σας, ώστε να μπορείτε να βρείτε το σωστό, όταν πρέπει να αποσυνδέσετε ή να μετακινήσετε κάτι.
Χρησιμοποιήστε Corkboards για να κρατήσετε τα "Top of Mind" αντικείμενα μπροστά σας
Εάν πρέπει να ανατρέξετε σε μια λίστα ελέγχου για μια εργασία ή κάποιο είδος υπενθύμισης, τοποθετήστε το σε ένα corkboard δίπλα στο γραφείο σας. Αυτό είναι καλό για κάθε νέα διαδικασία μέχρι να γίνει μια βαθιά συνήθεια. Απλά αποσυνδέστε το στοιχείο όταν δεν χρειάζεται πλέον να το αναφέρετε.
Αποθηκεύστε όλα τα εγχειρίδια σε μια θέση
Πάντα πρέπει να ανατρέξετε στο εγχειρίδιο λειτουργίας του εκτυπωτή σας; Ή βρείτε το φυλλάδιο μικρών οδηγιών που συνοδεύει τα ακουστικά Bluetooth σας; Εάν τοποθετήσετε όλα τα εγχειρίδια σε ένα ειδικό συρτάρι, ένα πλαστικό κιβώτιο ή ένα φάκελο - δεν θα χρειαστεί να τα κυνηγήσετε.
Δημιουργία διαχωρισμένων συρταριών
Εάν τα συρτάρια σας δεν έχουν ενσωματωμένα διαχωριστικά, αγοράστε φθηνά μεταλλικά ή ξύλινα διαχωριστικά - ή καλύτερα ακόμα, ανακυκλωμένο πλαστικό. Οργάνωση φορτιστών συσκευών. στυλό? συνδετήρες; σημειωματάρια και αυτοκόλλητα σημειώματα. ψαλίδι και άλλα αντικείμενα. Όχι μόνο ένα οργανωμένο συρτάρι εξοικονομεί χρόνο, θα αισθανθείτε λιγότερο άγχος αν δεν χρειάζεται να βουτήξετε σε ένα μπερδεμένο χάος αρκετές φορές την ημέρα.
Χρησιμοποιήστε ένα Labeler για να φυλάξετε ράφια οργανωμένα
Δεν πρόκειται μόνο για αρχεία που χρειάζονται ετικέτες. Τα ράφια και τα συρτάρια μπορούν να επωφεληθούν από την επισήμανση τους. Έτσι ο καθένας στο γραφείο γνωρίζει το σωστό μέρος για να επιστρέψει τα πράγματα.
Διατηρήστε τη λίστα "Να κάνουμε"
Η ψυχική ακαταστασία είναι εξίσου ζήτημα με τη σωματική ακαταστασία. Ένα από τα βασικά σημεία του συστήματος Getting Things Done είναι να βγάζετε αντικείμενα από το κεφάλι σας και σε χαρτί (ή σε ηλεκτρονική λίστα). Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εστιάσετε στο έργο που έχετε. Απλά κρατήστε τη λίστα των εργασιών σας σύντομη και ξεκάθαρη.
Να κάνετε εβδομαδιαία συντήρηση και καθαρισμό
Στο τέλος κάθε εργάσιμης εβδομάδας, τοποθετήστε τα πράγματα που χρησιμοποιούνται κατά τη διάρκεια της εβδομάδας πίσω στις θέσεις τους. Φιάλες χαρτιού ή τεμαχίων χαρτιού. Εάν δεν αφήσετε το σωρό να συσσωρευτεί πολύ, είναι πιο εύκολο να παραμείνετε οργανωμένοι.
Χρησιμοποιήστε μια κεντρική τοποθεσία Cloud για έγγραφα της εταιρείας
Ένας φανταστικός τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο και να αποφύγετε την ανάγκη ο καθένας να δημιουργήσει το δικό του σύστημα "εικονικής κατάθεσης" είναι να χρησιμοποιήσετε ένα κεντρικό σημείο σύννεφων για τα έγγραφα της εταιρείας. Επιλογές όπως το Google Drive ή το OneDrive σας επιτρέπουν να ορίσετε κεντρικούς φακέλους ανά θέμα ή πελάτη, για να μοιράζεστε έγγραφα.
Χρησιμοποιήστε το λογισμικό διαχείρισης έργου ή το πρόγραμμα διαχείρισης εργασιών
Ένα σύστημα διαχείρισης έργων διατηρεί τους υπαλλήλους σε καλό δρόμο με έργα. Το πιο σημαντικό, εξαλείφει τις λίστες χαρτιού και τις οδηγίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη σύγχυση που προκύπτει από αυτές.
Έγγραφα σάρωσης και αποθήκευση στο Cloud
Στη συνέχεια, μπορείτε να απορρίψετε τις αποδείξεις χαρτιού. Με νεότερες εφαρμογές για κινητά δεν χρειάζεστε καν σαρωτή - απλά τραβήξετε μια φωτογραφία. Με τις προηγμένες εφαρμογές μπορείτε να συγχρονίζετε τις αποδείξεις με τα λογιστικά σας αρχεία ή τα αρχεία πιστωτικών καρτών σας αυτόματα (αποφεύγοντας το χειροκίνητο κλείδωμα).
Χρησιμοποιήστε σελιδοδείκτες του προγράμματος περιήγησης για γρήγορη αναφορά
Ξοδέψατε πάντα το κυνήγι για συνδέσμους σε επαναλαμβανόμενες τοποθεσίες αναφοράς ή οθόνες σύνδεσης; Ή μήπως θυμάστε πού να τα βρείτε; Προσθέστε σελιδοδείκτη και οργανώστε τους σελιδοδείκτες σε φακέλους, ώστε να μπορείτε να τους φτάσετε σε μερικά κλικ.
Αποθήκευση αγαπημένων λιστών για επαναλαμβανόμενες παραγγελίες
Ένας άλλος χρόνος είναι να αποθηκεύσετε λίστες αγαπημένων σε ηλεκτρονικούς εμπόρους λιανικής πώλησης που χρησιμοποιείτε τακτικά. Με αυτό τον τρόπο δεν χρειάζεται να ψάχνετε τα ίδια αναλώσιμα κάθε φορά που αγοράζετε. Τοποθεσίες όπως το Staples.com σάς επιτρέπουν να αποθηκεύετε λίστες αγαπημένων και είναι εξαιρετικά βολικό.
Αρχειοθέτηση παλαιών αρχείων
Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει αρχεία υπολογιστή (ειδικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου!) Κατά το παρελθόν έτος ή έτσι, αρχειοθετήστε τα. Θα τα έχετε ακόμα, αλλά δεν θα χρειαστεί να τα βρούμε για να βρείτε τα τρέχοντα αντικείμενα. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ορίσετε μια πολιτική για τη διαγραφή αρχείων αρχείου μετά από ορισμένο χρόνο.
Έχετε επαρκή λογισμικό προστασίας από ιούς και λογισμικό προστασίας από κακόβουλο λογισμικό
Λίγα πράγματα μπορεί να προκαλέσουν περισσότερες διαταραχές και σύγχυση από τα χαμένα αρχεία ή τον χαμένο χρόνο, εξαιτίας των ιών υπολογιστών και των κακόβουλων προγραμμάτων. 'Nuff είπε!
Χρησιμοποιήστε μια σημείωση για την οργάνωση της εφαρμογής
Σημειώστε ότι οι εφαρμογές όπως το Evernote, το OneNote και το SimpleNote της Microsoft μπορούν να σας βοηθήσουν να οργανώσετε και να αποθηκεύσετε έρευνα στο Web και ηλεκτρονικές σημειώσεις.
Πραγματικά "έξυπνα" τηλέφωνα είναι εξοικονομητές χρόνου
Τα έξυπνα τηλέφωνα που χρησιμοποιούνται σοφά εξοικονομούν χρόνο και μπορούν να μας κάνουν πιο ευτυχισμένους. Μπορεί να είμαστε σε θέση να ξεφύγουμε από το γραφείο για μια οικογενειακή εκδήλωση χωρίς ενοχή, επειδή είμαστε ακόμα σε επαφή σε περίπτωση που προκύψει κάτι κρίσιμο. Έχετε ισχυρά smartphones με αρκετή εσωτερική μνήμη για να τρέχετε τις απαραίτητες εφαρμογές.
Αυτόματος συγχρονισμός για όλες τις συσκευές
Μιλώντας για smartphones, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν πολλαπλές συσκευές - ίσως έναν επιτραπέζιο υπολογιστή, tablet και smartphone ανά άτομο, όλα την ίδια ημέρα. Η αποθήκευση αρχείων Cloud ή τουλάχιστον η δυνατότητα αυτόματου συγχρονισμού αρχείων είναι απαραίτητη για να εξοικονομήσετε χρόνο και να αποφύγετε τη σύγχυση από το να μην έχετε το πιο πρόσφατο αρχείο.
Αναβάθμιση υπολογιστών για μνήμη και ταχύτητα
Ίσως δεν συνειδητοποιείτε πόσο χρόνο χάνεται ο χρόνος όταν τα πάντα που παίρνετε παίρνουν περισσότερο ή χειρότερα, παγώνουν ή συντρίβονται τακτικά. Επαρκής ταχύτητα μνήμης και επεξεργαστή πέρυσι, μπορεί να μην είναι μέχρι το καθήκον φέτος. Έτσι αναβαθμίστε!
Αυτές είναι οι 21 μου αποθηκευτικές και οργανωτικές ιδέες. Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για την οργάνωση του γραφείου σας και την εξημέρωση της αποδιοργάνωσης και του θηρίου;
Φωτογραφία γραφείου μέσω Shutterstock
10 Σχόλια ▼
