Η μέτρηση του χρόνου των εργαζομένων έχει προχωρήσει πολύ από τις ημέρες που το προσωπικό θα σφραγίσει χειροκίνητα τις κάρτες χρόνου και θα τις παραδώσει.
Μέσα από τα θαύματα της τεχνολογίας σύννεφων, είναι τώρα δυνατό να παρακολουθείτε τη δραστηριότητα των εργαζομένων σας, να καταγράφετε πληροφορίες σχετικά με το χρόνο που έχετε επενδύσει σε συγκεκριμένα έργα και να παράγετε σημαντικές αναφορές για να δώσετε μια σαφή εικόνα για το τι συμβαίνει στη μικρή επιχείρησή σας.
Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου είναι χρήσιμο για όλους τους τύπους επιχειρήσεων, από μικρές επιχειρήσεις έως μεγάλες επιχειρήσεις. Αυτές οι εφαρμογές είναι μια μεγάλη επένδυση για πολλούς τύπους επιχειρήσεων, είτε είστε στη λογιστική και τη λογιστική, την κατασκευή, τα ξενοδοχεία, τις υπηρεσίες καθαρισμού, τις εγκαταστάσεις υγιεινής και θέρμανσης, το λιανικό εμπόριο ή οποιαδήποτε άλλη βιομηχανία όπου η παρακολούθηση της δραστηριότητας της ομάδας και των εξόδων χειρισμού είναι υψίστης σημασίας για την επιχείρησή σας.
$config[code] not foundΟι εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου είναι χρήσιμες για όλη την ομάδα για τον εντοπισμό του χρόνου, την επεξεργασία μισθοδοσίας και την αντιμετώπιση σημαντικών διοικητικών διαδικασιών. Μια καλή εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου είναι κλιμακωτή και μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε διαφορετικά επίπεδα (π.χ. τομέα ή εσωτερικό προσωπικό, διευθυντές ομάδων, HR, Μισθοδοσία) για να εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα και να δώσει σαφέστερες πληροφορίες για τα έργα. Οι εργοδότες επωφελούνται γνωρίζοντας πώς χρησιμοποιείται ο χρόνος, ενώ οι εργαζόμενοι μπορούν να χαλαρώσουν γνωρίζοντας ότι θα πληρώνονται για κάθε λεπτό που εργάζονται.
Τύποι λογισμικού παρακολούθησης χρόνου
Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου διατίθεται σε διάφορα σχήματα και μεγέθη. Ορισμένες προσφέρονται ως ενότητες για εφαρμογές λογιστικής και τιμολόγησης, όπως τα FreshBooks, όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να καταγράφουν ώρες από όπου κι αν βρίσκονται και στη συνέχεια να δημιουργούν αυτόματα τιμολόγια μέσω του λογισμικού.
Ομοίως, το ολοκληρωμένο λογισμικό διαχείρισης έργων στο διαδίκτυο θα περιλαμβάνει συχνά χαρακτηριστικά παρακολούθησης χρόνου. Το Mavenlink, για παράδειγμα, προσφέρει υποστήριξη παρακολούθησης χρόνου και έγκρισης, επιτρέποντας την εύκολη χρέωση και την καταγραφή δραστηριότητας σε ένα περιβάλλον εστιασμένο στο έργο.
Εάν δεν διαθέτετε μια ενότητα παρακολούθησης χρόνου στο υπάρχον επιχειρησιακό λογισμικό σας, υπάρχουν πολλές αυτόνομες εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου. Πολλά από αυτά έχουν δωρεάν δοκιμές, γι 'αυτό είναι ιδανικά αν θέλετε να ψωνίσετε για κάτι που ταιριάζει στον προϋπολογισμό σας.
Επιλέγοντας το καλύτερο λογισμικό παρακολούθησης χρόνου
Όταν εξετάζετε ποια εφαρμογή θέλετε να χρησιμοποιήσετε, υπάρχουν διάφορες λειτουργίες που πρέπει να προσέξετε. Φυσικά, θα πρέπει να σκεφτείτε ποια από αυτά τα χαρακτηριστικά είναι πλεόνασμα στις απαιτήσεις σας, αλλά το καλύτερο λογισμικό παρακολούθησης χρόνου θα εξυπηρετήσει τις περισσότερες ή και όλες τις ακόλουθες λειτουργίες:
Παρακολούθηση χρόνου
Η δυνατότητα παρακολούθησης του χρόνου τόσο των ωριαίων όσο και των μισθωτών εργαζομένων είναι ο κύριος σκοπός της εφαρμογής παρακολούθησης χρόνου. Εάν διαθέτετε προσωπικό στο πεδίο, αναζητήστε μια υπηρεσία που προσφέρει είσοδο / έξοδο πολλαπλών συσκευών. Ορισμένες λύσεις, όπως το Vericlock, προσφέρουν τη δυνατότητα να τρυπώνουν μέσω μηνύματος κειμένου ή SMS, ή μέσω μιας εφαρμογής smartphone, για παράδειγμα.
Η υποστήριξη εκτός σύνδεσης είναι απαραίτητη αν έχετε προσωπικό που εργάζεται σε τοποθεσίες όπου η πρόσβαση στο Διαδίκτυο είναι περιορισμένη ή μη διαθέσιμη. Ορισμένα εργαλεία παρακολούθησης χρόνου, συμπεριλαμβανομένων των συσκευών TSheets, προσφέρουν δυνατότητες GPS, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε φυσικά το τι σας απασχολεί το προσωπικό του τομέα.
Πολλά εργαλεία θα σας προσφέρουν τη δυνατότητα να ρυθμίσετε τις ειδοποιήσεις για να υπενθυμίζετε στους υπαλλήλους σας το ρολόι μέσα και έξω και μια λειτουργία διασφάλισης για τον αυτόματο έλεγχο του προσωπικού που δεν υποτίθεται ότι θα χρονομετρηθεί.
Χρονικά φύλλα
Ο χειρισμός του Timesheet είναι ένα σημαντικό μέρος μιας εφαρμογής παρακολούθησης χρόνου. Το λογισμικό που σας επιτρέπει να διαιρέσετε τα φύλλα εργασίας ανά έργο είναι ιδανικό, διότι κάνει τη διαδικασία χρέωσης ευκολότερη. Όταν επιλέγετε μια λύση, δώστε προσοχή στις διαδικασίες ροής έγκρισης.
Στην ιδανική περίπτωση, θέλετε μια λύση που επιτρέπει σε ένα διευθυντή έργου ή τμήματος να εγκρίνει ή να απορρίπτει γρήγορα και εύκολα ένα φύλλο κατανομής χρόνου. Το Timesheets.com είναι ένα παράδειγμα μιας λύσης που σας επιτρέπει να κάνετε ακριβώς αυτό. Πολλές εφαρμογές σάς στέλνουν ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν έχουν υποβληθεί ένα φύλλο κατανομής ή ένα έξοδο.
Ο έλεγχος υπερωριών είναι μια άλλη πτυχή του λογισμικού παρακολούθησης χρόνου που μπορεί να σας διευκολύνει και να σας εξοικονομήσει χρήματα. Πολλές από τις καλύτερες εφαρμογές προσφέρουν ειδοποιήσεις υπερωριών, οι οποίες μπορούν να ειδοποιήσουν έναν διευθυντή όταν ο υπάλληλος παρακολουθεί. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε την πληρωμή δαπανηρών υπερωριών σε περιπτώσεις όπου ενδέχεται να μην είναι απαραίτητο.
Διαχείριση έργου
Το καλύτερο λογισμικό παρακολούθησης χρόνου θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε τους πόρους του έργου και να παρακολουθείτε εργασίες, ενώ ορισμένοι σας επιτρέπουν να προσθέσετε σημειώσεις έργου στις εργασίες έτσι ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να βρίσκονται στην ίδια σελίδα.
Η υποστήριξη για την καταγραφή χρεώσιμων και μη τιμολογητέων δαπανών και για τη δημιουργία τιμολογίων είναι άλλα πρακτικά χαρακτηριστικά που περιλαμβάνουν ορισμένα εργαλεία παρακολούθησης χρόνου - όπως το Replicon, για παράδειγμα - και βοηθούν στο να γεφυρωθεί το χάσμα μεταξύ διαχείρισης έργου και μισθοδοσίας.
Αναφορές
Η αναφορά είναι ένα σημαντικό πλεονέκτημα μιας αυτοματοποιημένης εφαρμογής παρακολούθησης χρόνου. Ένα καλό λογισμικό, όπως το Toggl, σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια μεγάλη ποικιλία διαφορετικών αναφορών για να βοηθήσετε έναν διευθυντή να αποκτήσει γνώσεις σε πράγματα όπως το χρόνο εργασίας, τα έξοδα και τα τιμολόγια. Οι αναφορές μπορούν γενικά να προσαρμοστούν, επιτρέποντας στον χρήστη να καθορίσει ακριβώς ποιες πληροφορίες θέλουν να συμπεριληφθούν στις αναφορές. Παρόλο που το λογισμικό μπορεί να συγκεντρώσει όλα αυτά τα δεδομένα, είναι πολύ σημαντικό τα διευθυντικά στελέχη να έχουν τη σωστή εκπαίδευση για να μπορούν να αναλύουν και να ερμηνεύουν τα δεδομένα με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο.
Βεβαιωθείτε ότι η εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου που έχετε επιλέξει περιλαμβάνει τη δυνατότητα εξαγωγής ή εκτύπωσης αναφορών ώστε να μπορούν να μοιράζονται εύκολα με τα αφεντικά ή τους υπαλλήλους.
Βοήθεια και υποστήριξη
Ενώ είναι επιτακτική η επιλογή μιας λύσης παρακολούθησης χρόνου που είναι αξιόπιστη και εύκολη στη χρήση από όλους στην εταιρεία, είναι επίσης σημαντικό να διερευνήσετε την υπηρεσία υποστήριξης πελατών μιας εφαρμογής πριν επιλέξετε κάποιον.
Οι καλύτεροι θα πρέπει να προσφέρουν υποστήριξη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφώνου και ζωντανής συνομιλίας, ώστε να μπορείτε να λύσετε γρήγορα τα ζητήματα με το λογισμικό κατά τη διάρκεια της φάσης ενσωμάτωσης και να συντομεύσετε γρήγορα τυχόν προβλήματα που προκύπτουν.
Ενσωμάτωση
Ένας σημαντικός παράγοντας που πρέπει να ληφθεί υπόψη κατά την επιλογή μιας εφαρμογής παρακολούθησης χρόνου είναι να δοθεί προσοχή στις ενσωματώσεις της. Οι ενοποιήσεις είναι το κλειδί επειδή σας επιτρέπουν να συγχρονίσετε την εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου με δεδομένα από άλλο επιχειρησιακό λογισμικό που χρησιμοποιείτε ήδη.
Αναζητήστε ένα λογισμικό παρακολούθησης χρόνου που προσφέρει ενοποίηση με τα πακέτα που χρησιμοποιείτε για μισθοδοσία, CRM, λογιστική, διαχείριση περιεχομένου, διαχείριση έργου και ERP και θα μπορείτε να τοποθετήσετε τη λειτουργία παρακολούθησης χρόνου σε αυτά.
Πάρτε το χρόνο να ερευνηθούν όλοι αυτοί οι παράγοντες κατά την επιλογή του καλύτερου λογισμικού παρακολούθησης χρόνου και η πληρωμή θα είναι η αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων, ο καλύτερος έλεγχος μισθοδοσίας και η βελτιωμένη ακρίβεια χρέωσης. Τι σημαίνει αυτό σε πραγματικούς όρους, απλά θέστε, είναι η εξοικονόμηση κόστους για τη μικρή επιχείρησή σας.
Χρόνος ρολογιού εργοστασίου Φωτογραφία μέσω Shutterstock
15 Σχόλια ▼
