Το γραφείο διαδραματίζει ζωτικό ρόλο σε κάθε εταιρεία. Τα μέλη του προσωπικού είναι εκείνα που εκτελούν τα καθημερινά καθήκοντα ενός τυπικού γραφείου και συχνά καλούνται να εκτελούν πλήθος άλλων λειτουργιών για την εταιρεία. Ωστόσο, τα καθήκοντα και οι προσδοκίες των υπαλλήλων δεν είναι πάντοτε σαφή στους αιτούντες και θα πρέπει να καθοριστούν καλά από την εταιρεία πριν από την πρόσληψη.
Τηλεφωνικές κλήσεις
Τα μέλη του γραφείου είναι υπεύθυνα για την απάντηση, την κατεύθυνση και την πραγματοποίηση τηλεφωνικών κλήσεων. Πρέπει να πραγματοποιούν αυτές τις κλήσεις με επαγγελματικό τρόπο και να είναι σε θέση να μεταφέρουν κλήσεις και να δρομολογήσουν καλούντες στο κατάλληλο κουτί τηλεφωνητή, αν το άτομο δεν είναι εκεί ή είναι σε άλλη κλήση. Πρέπει επίσης να είναι εξοικειωμένοι με τους ρόλους κάθε υπαλλήλου, ώστε οι κλήσεις να μπορούν να μεταφερθούν σωστά. Πρέπει επίσης να είναι εξοικειωμένοι με το τι είναι απαραίτητες για τη μεταφορά κλήσεων και τι κλήσεις, όπως οι τηλεμακερατέρ, έχουν χαμηλότερη προτεραιότητα.
$config[code] not foundΤαχυδρομείο
Οι υπάλληλοι των γραφείων είναι υπεύθυνοι τόσο για το εισερχόμενο όσο και για το εξερχόμενο ταχυδρομείο. Η εισερχόμενη αλληλογραφία πρέπει να ταξινομηθεί και να παραδοθεί στους αποδέκτες που προορίζονται ή να ανοίξει από το υπάλληλο για να προσδιορίσει τη φύση της αλληλογραφίας, όπως μια καταγγελία πελάτη, και να την στείλει στον κατάλληλο τόπο. Το εξερχόμενο ταχυδρομείο πρέπει να οργανώνεται, να απευθύνεται και να σφραγίζεται. Επιπλέον, το γραφείο θα συντονιστεί με τις ναυτιλιακές υπηρεσίες όπως η Federal Express για την παράδοση και την παραλαβή των συσκευασιών.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΕλεγχος εγγράφων
Η ευθύνη της διαχείρισης εσωτερικών εγγράφων εμπίπτει σε μεγάλο βαθμό στο γραφείο. Τα μέλη του γραφείου είναι υπεύθυνα για την πληκτρολόγηση, τη φωτοτυπία, τη διανομή και την κατάθεση ή την καταστροφή όλων των εσωτερικών εγγράφων. Διατηρούν ένα σύστημα αρχειοθέτησης με την κατάλληλη αλφαβητική σειρά και εντοπίζουν ευαίσθητα έγγραφα που πρέπει να καταστραφούν μετά από ορισμένο χρόνο. Επιπλέον, οποιαδήποτε μεγάλη ποσότητα φωτοαντιγράφων θα μεταβιβαστεί σε μέλος του προσωπικού.
Συντονισμός συμβάντων
Τα μέλη του γραφείου αναμένεται συχνά να συντονίζουν τις εκδηλώσεις της εταιρείας. Τακτοποιούν τα τρόφιμα που πρέπει να παραδοθούν στη σωστή ώρα και ότι τα φυλλάδια θα αντιγραφούν και θα είναι διαθέσιμα. Θα βοηθήσουν επίσης να σχεδιάσουν τις παρουσιάσεις του PowerPoint ή άλλα στοιχεία πολυμέσων που μπορεί να παρουσιαστούν και να εξασφαλίσουν ότι η ίδια η αίθουσα συνεδριάσεων είναι σε σωστή σειρά πριν ξεκινήσει η εκδήλωση.
Παραγγελία και Petty Cash
Τα μέλη των υπαλλήλων συχνά είναι υπεύθυνα για την παραγγελία αναλώσιμων γραφείου ανάλογα με τις ανάγκες και τη διανομή μικρών μετρητών σε άλλα μέλη του γραφείου για αναγκαιότητες όπως βόλτες με καμπίνες ή επείγουσες προμήθειες. Οι υπάλληλοι του γραφείου εκτελούν γενικά μια παραγγελία για παραγγελία μία φορά την εβδομάδα και άλλες παραγγελίες ανάλογα με τις ανάγκες.
