Όχι μόνο η δημιουργία ενός χώρου εργασίας χωρίς χαρτί βοηθά τις επιχειρήσεις να εξοικονομήσουν χρήματα και να ξοδεύουν λιγότερα, αλλά επίσης τους θέτει στο δρόμο για να είναι πιο φιλικές προς το περιβάλλον. Εάν σκέφτεστε να αλλάξετε τα ντουλάπια αρχείων που εκρήγνυνται με βουνά εγγράφων για ένα σύστημα χωρίς χαρτί, αλλά δεν είστε σίγουροι από πού να ξεκινήσετε, ρίξτε μια ματιά στα ακόλουθα 10 βήματα για να πάτε χωρίς χαρτί.
Πηγαίνοντας χωρίς χαρτί στην εργασία
Μοιραστείτε αρχεία ψηφιακά
Αντί να βασίζεστε στον εκτυπωτή για να εκτυπώσετε ορδές εγγράφων, μοιραστείτε αρχεία με συναδέλφους μέσω ψηφιακών μεθόδων, όπως τα Έγγραφα Google. Επιπλέον, καθώς αυτή η δωρεάν υπηρεσία μέσω του Gmail αποθηκεύει συνεχώς, τα αρχεία εργασίας δεν θα χάνονται ποτέ, σε αντίθεση με τα φωτοτυπικά μηχανήματα!
$config[code] not foundΟ Nick Candito, συνιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της Progressly, δήλωσε στις Μικρές Επιχειρηματικές Τάσεις μερικούς βασικούς τρόπους που πηγαίνουν χωρίς χαρτιά βοηθά τις επιχειρήσεις. Μιλώντας για την «τήρηση» και τον τρόπο με τον οποίο η ψηφιοποίηση βελτιώνει τις πρακτικές εργασίας, ο Candito δήλωσε:
"Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η ψηφιοποίηση βελτιώνει τη συνεργασία. Όταν ο καθένας μπορεί να έχει πρόσβαση στα βασικά έγγραφα και να συλλέγει με συνέπεια τις σωστές πληροφορίες για το σωστό άτομο όταν χρειάζεται, λιπαίνετε τους τροχούς της ενδοεπιχειρησιακής μηχανής επικοινωνίας σας. "
Αποθηκεύστε αρχεία στο σύννεφο
Επιχειρήσεις όλων των μεγεθών στηρίζονται σε χαρτιά, τα οποία σύντομα ανεβαίνουν για να γίνουν δύσκολες απαιτήσεις αποθήκευσης. Αντί να γεμίζετε σημαντικά γραφικά σε ντουλάπια αρχειοθέτησης, αποθηκεύστε τα εύκολα σε συστήματα που βασίζονται σε σύννεφο, όπως το Dropbox. Αυτά τα ψηφιακά συστήματα χωρίς χαρτί θα σας εξοικονομήσουν απίστευτο χώρο στο γραφείο, για να μην αναφέρουμε ότι θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε ασφαλή τα ζωτικά έγγραφα.
Σάρωση και φαξ δεν είναι πλέον
Η σάρωση και η αποστολή φαξ απαιτεί τη χρήση χαρτιού. Βοηθήστε την επιχείρησή σας να είναι χωρίς χαρτί χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή σαρωτή στο τηλέφωνό σας για να σαρώσετε έγγραφα. Τα αποθηκευμένα έγγραφα μπορούν στη συνέχεια να μετατραπούν σε αρχεία PDF και να μοιραστούν στους συναδέλφους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ενθαρρύνετε τις ψηφιακές επικοινωνίες
Ενθαρρύνετε το εργατικό δυναμικό σας να υιοθετήσει μια κουλτούρα ψηφιακής επικοινωνίας, όπου οι προηγούμενες μέθοδοι επικοινωνίας με βάση το χαρτί, όπως η αποστολή τιμολογίων και οι καταβολές μισθοδοσίας, αντικαθίστανται με ψηφιακές μεθόδους όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άμεσα μηνύματα.
Στηριζόμενη στην ψηφιακή επικοινωνία αντί στα μηνύματα που βασίζονται στο χαρτί, θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο. Οι σημειώσεις της Candito, χρησιμοποιώντας ψηφιακές ροές εργασίας αντί χαρτιού, επιτρέπουν στη διεύθυνση να "παρακολουθεί την επιχείρησή σας και τις βασικές συνεργασίες σε πραγματικό χρόνο και με σκοπό να αναλύσει τα σημεία συμφόρησης για να τα βελτιώσει και να βελτιώσει τα αποτελέσματα".
Ανταλλάξτε λογαριασμούς χαρτιού και δηλώσεις ψηφιακών
Είτε πρόκειται για λογαριασμούς ενέργειας, τραπεζικές δηλώσεις ή τιμολόγια αναδόχου, όλες οι επιχειρήσεις δημιουργούν λογαριασμούς και δηλώσεις. Αν οι λογαριασμοί σας εξακολουθούν να δημιουργούνται σε έντυπη μορφή, απλώς ζητήστε να τους αποσταλεί ψηφιακά. Γενικά, οι τράπεζες και άλλοι οργανισμοί προτιμούν να στέλνουν ψηφιακές δηλώσεις και ταχυδρομείο, καθώς εξοικονομεί έξοδα εκτύπωσης και ταχυδρομείου.
Δημιουργήστε ψηφιακές επαγγελματικές κάρτες
Οι επαγγελματικές κάρτες, παρόλο που είναι απαραίτητες, απαιτούν σημαντικές ποσότητες χαρτιού δέντρων. Αντί να γεμίζετε το πορτοφόλι σας με ένα πακέτο επαγγελματικών καρτών, ψηφιοποιήστε την επαγγελματική σας κάρτα. Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες εφαρμογές λογισμικού και εφαρμογών, όπως η Pearl Scan και η CamCard, οι οποίες σαρώνουν τις επαγγελματικές κάρτες και τις μετατρέπουν σε ψηφιακό έγγραφο.
Χρησιμοποιήστε ηλεκτρονικές υπογραφές
Ακόμη και οι υπογραφές μας μπορούν να υπογραφούν ηλεκτρονικά. Αντί να χρειάζεται να εκτυπώσετε ένα έγγραφο, να το υπογράψετε φυσικά με ένα στυλό και να το στείλετε σε έναν αποδέκτη, οι υπογραφές μπορούν να υπογραφούν ηλεκτρονικά, πράγμα που σημαίνει ότι δεν υπάρχει ανάγκη για χρονοβόρα και δαπανηρή γραφική εργασία. Το Abode Reader μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την υπογραφή εγγράφων χωρίς να χρειάζεται να εκτυπώσετε τίποτα.
Τέτοιες ψηφιακές μέθοδοι μπορούν να συμβάλουν στη βελτίωση της ασφάλειας μιας επιχείρησης. Ο Candito λέει: "Με τις ψηφιοποιημένες διαδικασίες, ο προσδιορισμός της διακυβέρνησης και των ελέγχων πρόσβασης εξασφαλίζει ότι μόνο οι κατάλληλοι άνθρωποι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε ορισμένα έγγραφα και συστήματα."
Κοσκινίστε και ταξινομήστε τα υπάρχοντα χαρτιά
Για να δημιουργήσετε με επιτυχία ένα γραφείο χωρίς χαρτιά, θα χρειαστεί να «εξαντλήσετε» ορισμένα από τα υπάρχοντα έγγραφα που μπορεί να έχουν κάθεται στο γραφείο για τα τελευταία 20 ή ακόμα και 30 χρόνια. Αφιερώστε ένα πρωί, ή και περισσότερο, για να κοσκινίζετε τα παλιά χαρτιά και να καθορίζετε τι μπορεί να περάσει μέσα από την αποθήκη. Η εξάλειψη των περιττών γραφικών από το γραφείο θα δημιουργήσει περισσότερο χώρο, καθώς θα είναι απίστευτα ικανοποιητική!
Κάνετε συναντήσεις χωρίς χαρτί
Αντί να δίνετε χαρτιά σε συναντήσεις, χρησιμοποιήστε τους προβολείς και την τεχνολογία που μεταφέρει τις πληροφορίες που θέλετε να μοιράζονται από μια οπτική πηγή.
Εκπαιδεύστε το προσωπικό να είναι περισσότερο ψηφιακά καταλαβαίνω
Μια επιχείρηση χωρίς χαρτί απαιτεί κάποια ψηφιακή τεχνογνωσία. Από εργασίες όπως η αποστολή εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη χρήση συστημάτων που βασίζονται σε σύννεφο για την αποθήκευση αρχείων, εάν το εργατικό δυναμικό σας στερείται ψηφιακής αίσθησης, επενδύοντας το χρόνο και τα χρήματα για την εκπαίδευσή τους, είναι πιθανό να αποδειχθεί μια επιβράβευση και ανεκτίμητη μακροπρόθεσμη επένδυση.
Ο Candito λέει ότι η απουσία χαρτιού συμβάλλει στη βελτιστοποίηση της απόδοσης και στην κατώτατη γραμμή μιας επιχείρησης, δηλώνοντας:
"Τελικά, αυτό που γυρίζετε για να πάτε χωρίς χαρτί είναι μια βελτιωμένη εμπειρία του πελάτη και ως εκ τούτου μια βελτιωμένη κατώτατη γραμμή.
Ρίχνοντας φωτογραφία χαρτιού μέσω του Shutterstock
2 Σχόλια ▼
