Πώς να γράψετε ένα τυπικό επιχειρησιακό γράμμα

Οι περισσότεροι επαγγελματίες πρέπει να καταρτίζουν επίσημες επιχειρησιακές επιστολές σε κάποιο σημείο της σταδιοδρομίας τους. Είτε ψάχνετε για μια δουλειά, αφήνοντας μια εργασία ή επικοινωνώντας με έναν πελάτη, μορφοποιώντας σωστά και γράφοντας μια επαγγελματική επιστολή δείχνει το επίπεδο επαγγελματισμού σας. Για να γράψετε μια τέτοια επιστολή, ακολουθήστε τη σωστή μορφή και χρησιμοποιήστε την επαγγελματική γλώσσα ενώ αντιμετωπίζετε όλες τις απαραίτητες απαιτήσεις.

Μορφοποίηση μορφοποίησης

Η πιο συνηθισμένη μορφή για μια επίσημη επιχειρηματική επιστολή είναι η μορφή μπλοκ. Με τη μορφή αυτή, όλο το κείμενο είναι αριστερά, με περιθώρια 1 ίντσας σε ολόκληρη τη σελίδα. Για να γράψετε την επιστολή σας σε αυτή τη μορφή:

$config[code] not found

1. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνσή σας, εκτός και αν το επιστολόχαρτο είναι τυπωμένο με αυτό, οπότε αρχίζετε με την ημερομηνία.
2. Περάστε μια γραμμή και, στη συνέχεια, προσθέστε την ημερομηνία.
3. Περάστε μια άλλη γραμμή και προσθέστε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη της επιστολής.
4. Περάστε άλλη γραμμή και εισαγάγετε το χαιρετισμό, ακολουθούμενο από ένα τελεία.
5. Περάστε μια άλλη γραμμή και ξεκινήστε την επιστολή σας.
6. Μετά το σώμα του γράμματος, πληκτρολογήστε το κλείσιμο.
7. Περάστε τρεις γραμμές και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομά σας και τον τίτλο.

Εσφαλμένη μορφοποίηση

Η εσοχή στη μορφοποίηση ακολουθεί παρόμοιο μοτίβο για να αποκλείσει τη μορφοποίηση από την άποψη της απόστασης μεταξύ των τμημάτων. Ωστόσο, υπάρχουν κάποιες διαφορές με την ευθυγράμμιση των ενοτήτων:

1. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνσή σας και την ημερομηνία με το αριστερό άκρο των γραμμών ευθυγραμμισμένο με το κέντρο της σελίδας. Και πάλι, εάν χρησιμοποιείτε ένα τυπωμένο επιστολόχαρτο, μην επανατυπώσετε τη διεύθυνσή σας.
2. Περάστε μια γραμμή και πληκτρολογήστε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη. Θα πρέπει να είναι ανοιχτό προς τα αριστερά, όπως με το στυλ μπλοκ.
3. Εσοχή κάθε παράγραφο του σώματος της επιστολής μισή ίντσα, με ένα μόνο διάστημα μεταξύ των παραγράφων.
4. Πληκτρολογήστε τις γραμμές κλεισίματος και υπογραφής έτσι ώστε να είναι ακόμη και με τη διεύθυνση και την ημερομηνία στο επάνω μέρος της σελίδας, με το αριστερό άκρο ευθυγραμμισμένο στο κέντρο της σελίδας.

Βίντεο της Ημέρας

Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το Sapling

Περιεχόμενο γράμματος

Συνήθως, μια τυπική επιχειρησιακή επιστολή μπορεί να χωριστεί σε πέντε διαφορετικά μέρη:

• Μια εισαγωγή που λέει στον παραλήπτη τι είναι το γράμμα.
• Ένας λόγος για το γράψιμο.
• Πληροφορίες για τυχόν περιβλήματα.
• Πρόσθετες παρατηρήσεις ή δηλώσεις.
• Ένα κλείσιμο που αναφέρει μελλοντικές επαφές.

Για παράδειγμα, αν γράφετε για να παρακολουθήσετε μια ενημερωτική συνέντευξη, θα αρχίσετε με την αναφορά στη συνάντηση και λέτε ότι γράφετε για να συνεχίσετε. Εάν στέλνετε έγγραφα, όπως ένα αντίγραφο του βιογραφικού σας ή ένα δείγμα γραφής, σημειώστε ότι στην επιστολή. για παράδειγμα, "Όπως συζητήσαμε, έχω περικλείσει ένα αντίγραφο του άρθρου για το οποίο έγραψα Εφημερίδα XYZ στις τακτικές μάρκετινγκ. "Τελειώνοντας επαναλαμβάνοντας ότι εκτιμήσατε τη συνάντηση και ότι θα παραμείνετε σε επαφή σε όλη την αναζήτηση εργασίας σας. Αποφύγετε τη χρήση οποιωνδήποτε συντομογραφιών ή αργαλειών στην επιστολή σας, και προσεκτικά διόρθωση πριν από την αποστολή.

Ειδικές εκτιμήσεις

Εάν κάποιος άλλος πληκτρολογεί το γράμμα για εσάς, υποδείξτε ότι σε μια γραμμή κάτω από τη γραμμή υπογραφής. Περάστε μια γραμμή και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τα αρχικά με κεφαλαία γράμματα, ακολουθούμενα από μια προς τα εμπρός κάθετο και τα αρχικά του δακτυλογράφου με πεζά γράμματα.

Εάν συμπεριλαμβάνετε περιλήψεις στην επιστολή σας, ειδοποιήστε τον παραλήπτη προσθέτοντας μια σημείωση στο κάτω μέρος της επιστολής. Περάστε δύο γραμμές από τη γραμμή υπογραφής ή μία από τη γραμμή δακτυλογράφου. Πληκτρολογήστε "Περιβλήματα", ακολουθούμενα είτε από τον αριθμό των περιβλημάτων σε παρενθέσεις είτε από το παχύ έντερο και τα ειδικά περιβλήματα που παρατίθενται σε ξεχωριστές αριθμημένες γραμμές, για παράδειγμα, Περιφράξεις: 1. Συνέχιση 2. Δείγμα εγγραφής.

Εάν αποστέλλετε ένα αντίγραφο της επιστολής σε κάποιον άλλο, συμπεριλάβετε και μια γραμμή CC. Μετά τη γραμμή των περιβλημάτων, παραλείψτε μια γραμμή. Πληκτρολογήστε CC, ακολουθούμενο από ένα παχύ έντερο και το όνομα του πρόσθετου παραλήπτη. Εάν υπάρχουν περισσότερα από ένα άτομα, συμπεριλάβετε κάθε όνομα σε ξεχωριστή γραμμή.

Τέλος, επιλέξτε μια συντηρητική και εύκολη στην ανάγνωση γραμματοσειρά. Οι Times New Roman ή Arial σε 10 ή 12 σημεία είναι οι πιο συνηθισμένες επιλογές για επιχειρηματικές επιστολές.