Αν υπήρχε μια λέξη για να περιγράψει κανείς πώς έχουν αλλάξει οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις την τελευταία δεκαετία, αυτή η λέξη θα ήταν πιθανώς «τεχνολογία».
Σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα, η τεχνολογία εξουσιοδότησε τις μικρότερες εταιρείες να:
- Πηγαίνετε από τις κυρίως τοπικές επιχειρήσεις, για να αξιοποιήσετε τις παγκόσμιες αγορές.
- Λειτουργήστε με απομακρυσμένους και διανεμημένους εργαζομένους, μειώνοντας τα έξοδα γραφείου.
- Επιτύχετε περισσότερη απόδοση με αυτοματοποίηση.
- Εξυπηρετήστε τους πελάτες καλύτερα μέσω της τεχνολογίας.
- Ευθυγραμμίστε το πεδίο παιχνιδιού όταν πρόκειται να ανταγωνιστείτε με μεγαλύτερες οντότητες.
- Οι ιδιοκτήτες και το προσωπικό από τα γραφεία μας, ενσωματώνοντας καλύτερα την εργασία και τη ζωή.
Πώς δραστηριοποιείται η επιχείρησή σας κατά της σημερινής μικρής επιχείρησης του 21ου αιώνα; Ρίξτε μια ματιά μέσα στις σημερινές μικρές επιχειρήσεις και τις βέλτιστες πρακτικές τους για να δείτε πώς συγκρίνετε. Οι σημερινές μικρές επιχειρήσεις ακολουθούν αυτές τις πέντε καλύτερες πρακτικές:
Βέλτιστη πρακτική 1: Μοιραστείτε αρχεία στο σύννεφο
Δεν χρειάζεται πλέον να αποθηκεύονται τα πιο σημαντικά αρχεία σας, είτε πρόκειται για φωτογραφίες είτε για βίντεο, στο σκληρό σας δίσκο ή σε ένα διακομιστή στο site. Ή (φρίκη) στα γραφεία αρχειοθέτησης χαρτιού.
Ας πάρουμε μόνο ένα σενάριο. Φανταστείτε να κάνετε μια παρουσίαση πελατών. Στο παρελθόν, θα έπρεπε να κατεβάσετε την παρουσίαση και να την πάρετε μαζί σας. Αν ξεχάσατε ή χρειάζεστε αλλαγές τελευταίας στιγμής, ένας βοηθός πιθανόν έπρεπε να σας στείλει το αρχείο στο δρόμο. Στο παρελθόν, έχω σπαταλήσει περισσότερο χρόνο απλώς προσπαθώντας να συντονίσω τις παρουσιάσεις ενώ ταξίδευα απ 'ό, τι θυμάμαι.
Σήμερα είναι πολύ πιο εύκολο. Είναι απλώς θέμα τραβήγματος αρχείων από το σύννεφο, είτε βρίσκεστε σε συνέδριο είτε στο κεντρικό γραφείο του πελάτη σας σε μια μακρινή πόλη.
Η κοινή χρήση αρχείων στο σύννεφο είναι κάτι περισσότερο από ευκολία ενώ ταξιδεύετε. Οι σημερινές μικρές επιχειρήσεις λειτουργούν με εικονικά γραφεία που χρησιμοποιούν εργαλεία σύννεφο για να επιτρέψουν τη συνεργασία με εταίρους και υπαλλήλους σε όλη τη χώρα και σε όλο τον κόσμο.
Και δεν πρέπει ποτέ να ανησυχείτε για μια αποτυχία υλικού που προκαλεί καταστροφή εάν έχετε αποθηκεύσει όλα τα αρχεία και τα δεδομένα στο σύννεφο. Ήταν εκεί, έκανα αυτό - και ξοδεύοντας ώρες προσπαθώντας να ανακτήσει τα χαμένα αρχεία δεν είναι ποτέ όμορφο.
Υπάρχουν διάφορα εργαλεία για να βοηθήσετε σήμερα. Για παράδειγμα, το Microsoft OneDrive σάς επιτρέπει να συγχρονίζετε και να αποθηκεύετε αρχεία, έτσι ώστε να είναι προσβάσιμα από οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης ή κινητή συσκευή. Ακόμα καλύτερα, μπορείτε να ρυθμίσετε υπολογιστές για να αποθηκεύσετε τα πάντα στο OneDrive από προεπιλογή έτσι ώστε εσείς και το προσωπικό σας να μην χρειαστεί ποτέ να μεταφέρετε μη αυτόματα τίποτα στο νέφος.
Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να μοιραστείτε και να συνεργαστείτε από οπουδήποτε. Το Office 365 σας επιτρέπει να δημιουργείτε εικονικά δίκτυα μέχρι 300 χρηστών που μπορούν να μοιράζονται αρχεία μέσω των εκδόσεων του Outlook, του Word, του Excel και του PowerPoint.
Εάν η επιχείρησή σας χρειάζεται να αναπτυχθεί γρήγορα, μπορείτε να κάνετε κλίμακα χωρίς κόστος μέσω του SharePoint στο Microsoft Azure.
Βέλτιστη πρακτική 2: Ενίσχυση της δύναμης της ομαδικής εργασίας μέσω της συνεργασίας
Η τεχνολογία επέτρεψε στους εργαζομένους να συνεργαστούν από οπουδήποτε. Δημιουργήθηκε ένα πραγματικά εικονικό γραφείο, το οποίο οι υπάλληλοί του δεν χρειάζεται πλέον να βρίσκονται στην ίδια πόλη ή ακόμα και στην ίδια ήπειρο.
Υπάρχουν πολλά τεχνικά εργαλεία που μπορούν να σας επιτρέψουν, τους συνεργάτες σας και τους υπαλλήλους σας να συν-συγγραφείς σε Word, PowerPoint και OneNote, για παράδειγμα.
Το Skype for Business σάς επιτρέπει να λαμβάνετε συναντήσεις και να κρατάτε συναντήσεις μέσω μηνυμάτων ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων, μεριδίου οθόνης, ομιλίας ή συνομιλίας μέσω βίντεο. Εδώ στις τάσεις μικρών επιχειρήσεων ολόκληρη η ομάδα μας βασίζεται στο Skype για να συνεργαστεί. Παραδείγματος χάριν, πραγματοποιούμε συνεδριάσεις της Εκτελεστικής μας ομάδας μέσω του Skype, ενώ βλέπουμε τις εκθέσεις των συνεδριάσεων για τα κοινά έγγραφα cloud. Επιπλέον, χρησιμοποιούμε το Skype για να παραμείνουμε σε επαφή με τους ελεύθερους επαγγελματίες και τους συνεργάτες μας, επειδή είναι τόσο πανταχού παρόν, όλοι όσοι συναντάμε έχουν αναγνωριστικό Skype.
Έχετε έγγραφα με ορισμένες πληροφορίες που πρέπει να μοιραστείτε και μερικές πληροφορίες που δεν θέλετε να μοιραστείτε; Το Microsoft GigJam παρέχει έναν τρόπο επανάστασης για να μοιραστεί τις σωστές πληροφορίες με τους σωστούς ανθρώπους σε πραγματικό χρόνο.
Βέλτιστη πρακτική 3: Ο πυρήνας ασφάλειας στις λειτουργίες
Στην εποχή του Διαδικτύου, η ασφάλεια των δεδομένων είναι εξίσου σημαντική με τη φυσική ασφάλεια των γραφείων σας.
Υπάρχουν διάφορα εργαλεία για να διατηρείτε τα δεδομένα της επιχείρησής σας ασφαλή σε έναν κόσμο κακόβουλου λογισμικού, phishing, προγράμματα ανακατεύθυνσης αρχείων κεντρικού υπολογιστή και πολλά άλλα. Το πιο σημαντικό πράγμα που κάνει η σύγχρονη μικρή επιχείρηση είναι να ενσωματώσει τόσο βαθιά την ασφάλεια στις καθημερινές επιχειρήσεις, ώστε εσείς και οι εργαζόμενοί σας να μην την αντιμετωπίζετε ως ένα ξεχωριστό γεγονός. Η ασφάλεια υπολογιστών απλά υπάρχει σε όλα τα επίπεδα, όλη την ώρα.
Η προστασία δεδομένων είναι ενσωματωμένη με Enterprise Data Protection και Office 365 Mobile Device Management για όλες τις συσκευές - ακόμα και για καταστάσεις "φέρνετε τη δική σας συσκευή".
Μπορείτε να αποκτήσετε ασφαλή πρόσβαση σε περιεχόμενο οπουδήποτε με έλεγχο ταυτότητας πολλαπλών παραμέτρων για όταν βρίσκεστε μακριά από το εταιρικό δίκτυο. Οι ενημερωμένες εκδόσεις ασφαλείας για το Office 365 παρέχονται μηνιαία για να διασφαλιστεί ότι μπορείτε να διατηρήσετε τα δεδομένα σας ασφαλή.
Ας μην ξεχνάμε την ελεύθερη προστασία προστασίας από ιούς του Windows Defender που είναι ενσωματωμένη στα Windows 10 και την Windows Hello, για κάθε εργαζόμενο, σάρωση προσώπου.
Βέλτιστη πρακτική 4: Μείωση της δύναμης του AI
Η τεχνολογία έχει ενταχθεί στον επιχειρηματικό κόσμο ως κάτι περισσότερο από ένα εργαλείο. Σήμερα η τεχνολογία με τη μορφή τεχνητής νοημοσύνης λειτουργεί σχεδόν σαν ανθρώπινος εργάτης.
Η εικονική βοήθεια μπορεί να ενεργοποιηθεί από επιτραπέζια ή κινητή συσκευή και να παράσχει ζωτικές πληροφορίες στο κλάσμα του χρόνου που μπορεί να χρειαστεί για να γίνει η έρευνα μόνος σας ή να την αναθέσετε σε ένα μέλος του προσωπικού.
Η Cortana, για παράδειγμα, μπορεί να διαχειριστεί το ημερολόγιό σας και να σας δώσει υπενθυμίσεις ραντεβού, πακέτα κομματιών, ομάδες, ενδιαφέροντα και πτήσεις. Η Cortana μπορεί να στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κείμενα, να δημιουργήσει και να διαχειριστεί λίστες και να ανοίξει οποιαδήποτε εφαρμογή στο σύστημά σας.
Μια άλλη επανάληψη αυτής της έξυπνης τεχνολογίας - bots - μπορεί να απαντήσει στις απλές ερωτήσεις των πελατών και να παράσχει πληροφορίες απαραίτητες για την παροχή καλύτερης εξυπηρέτησης πελατών.
Μέσω του Microsoft Bot Framework, μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας bots για να αλληλεπιδράσετε με τους χρήστες του συστήματος και τους πελάτες μέσω της αποστολής μηνυμάτων, του Skype, του δικτυακού σας τόπου ή του ταχυδρομείου του Office 365.
Βέλτιστη πρακτική 5: Εργασία σε λειτουργία ή απομακρυσμένη
Η εργασία από μακριά αποφέρει πολλά οφέλη.
Υπάρχει λιγότερος χρόνος σπατάλη εργασίας και λιγότερο άγχος. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι που εργάζονται από το σπίτι είναι συχνά πιο ευτυχισμένοι, καλύτερα συνδεδεμένοι με τη δουλειά τους και πιο παραγωγικοί όταν τους δίνεται η επιλογή.
Η τεχνολογία διευκολύνει τη σύνδεση.
Για παράδειγμα, ολόκληρη η εταιρεία μου λειτουργεί σχεδόν. Ο καθένας στις τάσεις μικρών επιχειρήσεων εργάζεται από το γραφείο του στο σπίτι του. Χωρίς κοινόχρηστα αρχεία, εργαλεία συνεργασίας και μια ποικιλία κινητών συσκευών - δεν θα μπορούσαμε να λειτουργήσουμε.
Υπάρχουν και σκληρά επιχειρησιακά οφέλη. Με την αξιοποίηση της τεχνολογίας για να λειτουργήσω ουσιαστικά η εταιρεία μου κατάφερε να μεγιστοποιήσει την κερδοφορία και να αυτοχρηματοδοτήσει την ανάπτυξή της, επειδή τα γενικά έξοδα είναι χαμηλά.
Επιπλέον, οι εργαζόμενοι μας κάνουν τις θέσεις εργασίας να ταιριάζουν γύρω από τη ζωή μας - όχι το αντίστροφο. Δεν είμαστε δεμένοι με τα γραφεία μας. Εάν χρειαζόμαστε πρόσβαση σε ένα αρχείο, μπορούμε να το καλέσουμε στις κινητές συσκευές μας, οπουδήποτε και αν συμβαίνει. Είμαστε ελεύθεροι να ταξιδέψουμε ή απλά να κάνουμε πράγματα για να κρατήσουμε μαζί το σώμα και την ψυχή.
Ας ελπίσουμε ότι σας έδωσα μια γεύση για το σύγχρονο SMB, συμπεριλαμβανομένων πέντε καλών πρακτικών. Αυτό που είναι σημαντικό να συνειδητοποιήσουμε είναι ότι η Microsoft μπορεί να είναι ο συνεργάτης σας για τη μετατροπή της επιχείρησής σας στη σύγχρονη SMB και την πλήρη υιοθέτηση αυτών των βέλτιστων πρακτικών. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο χαίρομαι που είμαι ένας πρεσβευτής της Microsoft για μικρές επιχειρήσεις, επειδή έχω χρησιμοποιήσει τη δύναμη της τεχνολογίας για να διευθύνω την επιχείρησή μου στον σημερινό κόσμο με οικονομικά αποδοτικό και αποδοτικό τρόπο. Και η Microsoft υπήρξε το βασικό στοιχείο που το επέτρεψε.
Τη στιγμή της γραφής της, η Anita Campbell συμμετέχει στο πρόγραμμα Microsoft Small Business Ambassador.
Σύγχρονη φωτογραφία επιχειρησιακού προσώπου μέσω Shutterstock
Περισσότερα για: Sponsored 1
