Ένας ρεσεψιονίστ αντιπροσωπεύει μια επιχείρηση με το πρόσωπο και τη φωνή που χαιρετίζει τους πελάτες κατά την πρώτη επίσκεψή τους ή τηλεφωνική κλήση. Η ικανότητα του ρεσεψιονίστ να δημιουργήσει μια καλή πρώτη εντύπωση αποτελεί σημαντικό στοιχείο της συνολικής επιτυχίας της επιχείρησης. Παρόλο που τα καθήκοντα ρεσεψιονίστ μπορεί να ποικίλουν κάπως από τον εργοδότη και τον κλάδο, υπάρχουν κοινές δεξιότητες και ιδιότητες ενός ρεσεψιονίστ που είναι απαραίτητες για οποιαδήποτε εργασία.
$config[code] not foundΔεξιότητες επικοινωνίας
Η επικοινωνία βρίσκεται στο επίκεντρο των καθηκόντων του ρεσεψιονίστ. Πρέπει να είναι σε θέση να μιλήσει ξεκάθαρα στους ανθρώπους στο τηλέφωνο και αυτοπροσώπως. Παίρνει μηνύματα και τους μεταδίδει στο κατάλληλο άτομο. Μπορεί να δώσει οδηγίες, να απαντήσει σε ερωτήσεις και να κατευθύνει επισκέπτες ή καλούντες σε άλλο υπάλληλο ή τμήμα. Ένας καλός ρεσεψιονίστ έχει ευανάγνωστο χειρόγραφο έτσι οι σημειώσεις και τα μηνύματα μπορούν να διαβαστούν εύκολα.
Είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζετε την ορολογία του πεδίου. Οι ιατρικές δεξιότητες ρεσεψιονίστ, για παράδειγμα, περιλαμβάνουν συχνά βασικές γνώσεις των ιατρικών διαδικασιών και των όρων που χρησιμοποιούνται από τις ασφαλιστικές εταιρείες και τους φαρμακευτικούς αναμεταδότες. Ένας καλός ρεσεψιονίστ ξέρει αρκετά για την επιχείρηση και το εξειδικευμένο λεξιλόγιο του για να μπορεί να απαντά σε βασικές ερωτήσεις και να κατευθύνει τους καλούντες και τους επισκέπτες στις κατάλληλες υπηρεσίες.
Ικανότητα να είσαι παίκτης ομάδας
Ο ρεσεψιονίστ λειτουργεί ως σύνδεσμος μεταξύ των πελατών και των εργαζομένων που παρέχουν τις επιθυμητές υπηρεσίες. Οι υπάλληλοι υποδοχής βοηθούν τους πελάτες και τους πελάτες να πάρουν αυτό που θέλουν. Βοηθά τους συναδέλφους με διάφορους τρόπους, από την πραγματοποίηση και τη λήψη τηλεφωνικών κλήσεων μέχρι τη διατήρηση βιβλίων ραντεβού και την εκτέλεση άλλων καθημερινών καθηκόντων γραφείου. Οι υπάλληλοι υποδοχής συχνά διευκολύνουν επίσης την επικοινωνία μεταξύ των συναδέλφων τους, συμβάλλοντας έτσι στη διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας των επιχειρήσεων.
Computer literacy
Ανάλογα με τη δουλειά, ένας ρεσεψιονίστ μπορεί να κάνει πολύ περισσότερα από το να απαντάει στα τηλέφωνα και να καλωσορίζει τους πελάτες. Τα καθήκοντα επισήμανσης μπορεί να περιλαμβάνουν τη δημιουργία επιστολών, σημείων, τιμολογίων, χρονοδιαγραμμάτων και άλλων ειδών εγγράφων και αρχείων. Οι περισσότερες επιχειρήσεις σήμερα βασίζονται σε ηλεκτρονικά μέσα δημιουργίας και διατήρησης εγγράφων. Οι υπάλληλοι υποδοχής θα πρέπει να είναι καταρτισμένοι με το πρότυπο επεξεργασίας κειμένου και λογισμικό υπολογιστικών φύλλων, όπως το Microsoft Word και το Excel. Θα πρέπει να είναι σε θέση να μάθουν κάθε εξειδικευμένο λογισμικό που μια εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει για τις διοικητικές εργασίες της.
Οι υπάλληλοι υποδοχής θα πρέπει επίσης να γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν τυπικό εξοπλισμό γραφείου. Αυτό περιλαμβάνει τηλέφωνα πολλαπλών γραμμών, φωτοαντιγραφικά μηχανήματα, τηλεομοιοτυπικά μηχανήματα και ταχυδρομικούς μετρητές.
Η σωστή προσωπικότητα
Ορισμένες ιδιότητες ενός ρεσεψιονίστ δεν μπορούν να μάθουν στο σχολείο. Η ύπαρξη ρεσεψιονίστ μπορεί να είναι αγχωτική. ένας καλός ρεσεψιονίστ χειρίζεται ταυτόχρονα πολλαπλά καθήκοντα με ηρεμία και αποτελεσματικότητα. Μπορεί να υπάρχουν αρκετοί πελάτες που περιμένουν στη σειρά για προσοχή. Ένα πρόγραμμα οδήγησης προβολής μπορεί να χρειαστεί υπογραφή ενώ κάνετε τηλεφωνικές κλήσεις σε πολλές γραμμές. Ένας συνάδελφος μπορεί να ζητά μηνύματα ταυτόχρονα, ενώ ένας άλλος σας ζητά να ελέγξετε ένα χρονοδιάγραμμα ραντεβού. Ένας καλός ρεσεψιονίστ είναι σε θέση να οργανώσει και να ιεραρχήσει τα καθήκοντα έτσι ώστε να επιτευχθεί σωστά και έγκαιρα.
Ως ρεσεψιονίστ, πιθανότατα θα έχετε πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες σχετικά με συναδέλφους και πελάτες. Και οι δύο έχουν την εξαίρεση της εμπιστοσύνης και της διακριτικής ευχέρειας του ρεσεψιονίστ στην προστασία των προσωπικών πληροφοριών.
Μια εξερχόμενη προσωπικότητα είναι ένα καθορισμένο πλεονέκτημα για έναν καλό ρεσεψιονίστ. Ανάλογα με το πού εργάζεστε, η μέρα σας μπορεί να είναι αρκετά απασχολημένη, με πολλή αλληλεπίδραση με τους πελάτες και τους συναδέλφους. Είναι σημαντικό να είστε ευχάριστοι και business-like ανά πάσα στιγμή, δεν έχει σημασία τι αισθάνεστε μέσα ή τι μέρα που είχατε.
Εργασιακό περιβάλλον
Οι συνάδελφοι κάθονται συνήθως σε ένα γραφείο σε χώρο υποδοχής, αίθουσα αναμονής ή γραφείο. Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα του Η σφαίρα της Βοστώνης, περισσότερο από το 90% των ρεσεψιονίστ που εργάζονται σήμερα είναι γυναίκες. Λόγω της μεγάλης ποικιλίας των βιομηχανιών και των χώρων όπου χρειάζονται ρεσεψιονίστ, υπάρχουν ευκαιρίες για πλήρη και μερική απασχόληση, κατά τις κανονικές εργάσιμες ώρες και τις βραδινές, νυχτερινές, αργίες και τα σαββατοκύριακα.
Μισθός και εργασία Outlook
Ο μέσος μισθός για έναν ρεσεψιονίστ είναι $34,800 ανά έτος, με εύρος που συνήθως κυμαίνεται μεταξύ $31,247 και $39,012. Ορισμένοι παράγοντες μπορούν να επηρεάσουν τον μισθό, συμπεριλαμβανομένου του εργοδότη, της γεωγραφικής θέσης, της εκπαίδευσης, των καθηκόντων ρεσεψιονίστ και των ετών εμπειρίας.
Σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικών Εργασίας των ΗΠΑ, το οποίο παρακολουθεί τα δεδομένα για τα περισσότερα πολιτικά επαγγέλματα, ο προβλεπόμενος ρυθμός αύξησης των θέσεων υποδοχής είναι περίπου 9% μέχρι το 2026. Αυτό είναι τόσο γρήγορο όσο ο μέσος όρος σε σύγκριση με όλα τα άλλα επαγγέλματα.
