Ένας γραμματέας ασκεί βασικά διοικητικά καθήκοντα. Συνήθως για θέση γραμματείας στο επίπεδο εισόδου χρειάζεστε απλώς ένα δίπλωμα γυμνασίου. Ως γραμματέας ένα άτομο θα πρέπει να γνωρίζει πώς να διατηρεί ένα γραφείο. Ένα άτομο πρέπει να είναι σε θέση να κάνει πολλά καθήκοντα αποτελεσματικά. Πρέπει να έχουν μεγάλες γραπτές και λεκτικές ικανότητες. Ένας γραμματέας πρέπει να έχει μεγάλες οργανωτικές ικανότητες και πρέπει σίγουρα να γνωρίζει πώς να πληκτρολογεί και να χρησιμοποιεί έναν υπολογιστή. Υπάρχουν πολλά πράγματα που κάνει γραμματέας στο γραφείο.
$config[code] not foundΧαιρετώντας κόσμο
Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που χρειάζεται ένας γραμματέας είναι να είναι σε θέση να χαιρετήσει τους ανθρώπους με ευχάριστο τρόπο. Ένας γραμματέας είναι συνήθως υπεύθυνος για το χαιρετισμό των ανθρώπων στο γραφείο. Επίσης χαιρετούν τους ανθρώπους στο τηλέφωνο. Ο γραμματέας πρέπει να είναι σε θέση να παρέχει σωστές πληροφορίες, να λαμβάνει μηνύματα όταν χρειάζεται και να μεταφέρει κλήσεις στους κατάλληλους ανθρώπους στο γραφείο.
Αλληλογραφία
Ένας γραμματέας πρέπει να ασχοληθεί με κάθε είδους αλληλογραφία. Οι γραμματείς συνθέτουν και πληρούν πολλά είδη αλληλογραφίας γραφείου. Ανοίγει ένας γραμματέας και ταξινομεί τα μηνύματα. Επίσης στέλνουν αλληλογραφία.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΠροετοιμασία αναφορών
Ένας γραμματέας συγκεντρώνει και αναλύει δεδομένα. Συγκεντρώνουν πληροφορίες από πηγές που δίνονται σε μια καλά καθορισμένη αναφορά. Αυτό σημαίνει ότι ένας γραμματέας εργάζεται σε έναν υπολογιστή πολλές φορές. Ένας γραμματέας πρέπει συνήθως να γνωρίζει τις πιο ενημερωμένες πληροφορίες υπολογιστή για να κάνει τη δουλειά καλά.
Υποβολή
Ένας γραμματέας ετοιμάζει γραφειοκρατία για την κατάθεση. Μερικές φορές ένας γραμματέας είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία ενός νέου συστήματος αρχειοθέτησης. Οι γραμματείς είναι πάντα υπεύθυνοι για την προσθήκη νέου υλικού. Είναι υπεύθυνοι για την οργάνωση του συστήματος αρχειοθέτησης.
Αγοραστικός
Ο γραμματέας στο γραφείο είναι συνήθως ο υπεύθυνος για την αγορά όλων των υλικών γραφείου που χρησιμοποιούνται στο γραφείο. Θα πρέπει να παρακολουθούν τα είδη γραφείου που χρησιμοποιούνται. Στη συνέχεια, πρέπει να παραγγείλουν νέα αναλώσιμα γραφείου όταν τελειώνουν. Ένας γραμματέας πρέπει επίσης να παραγγείλει νέα πράγματα όταν χρειάζεται στο γραφείο.
Αντιγραφή και φαξ
Ένας γραμματέας είναι συνήθως ο κύριος άνθρωπος που χρησιμοποιεί το φωτοαντιγραφικό μηχάνημα. Είναι υπεύθυνοι για την πραγματοποίηση των αντιγράφων γραφικών στο γραφείο. Οι γραμματείς είναι επίσης συνήθως υπεύθυνοι για τη συσκευή φαξ. Στέλνουν φαξ και παρακολουθούν φαξ που αποστέλλονται στο γραφείο. Στη συνέχεια διανέμουν τα φαξ σε όποιον σταλεί τα φαξ. Ένας καλός γραμματέας πρέπει να ξέρει πώς να δουλεύει τόσο ένα αντίγραφο όσο και μια συσκευή φαξ.
