Εάν είστε ένα από τα εκατομμύρια των εργαζομένων που ξοδεύουν κατά μέσο όρο το 21% του χρόνου τους στις συναντήσεις, γνωρίζετε ότι χρονοβόρες και συχνά εκτροχιάζουν τον καθημερινό κατάλογό σας.Μπορεί να μην μπορείτε να ακυρώσετε όλα αυτά (αν και ορισμένες εταιρείες στοχεύουν σε ημέρες χωρίς συνάντηση), αλλά μπορείτε να τα κάνετε πιο παραγωγικά. Εδώ είναι πώς να οδηγήσετε μια συνάντηση που δεν θα θέσει τους συναδέλφους σας να κοιμούνται ή να χάνουν χρόνο για κανέναν.
$config[code] not foundΟρίστε μια Ατζέντα
Ακούγεται εύκολο, έτσι; Αν όμως δεν έχετε μια ατζέντα με συγκεκριμένα στοιχεία, υπάρχει μια καλή πιθανότητα η σύσκεψη να παραμείνει εκτός θέματος και οι συνομιλίες θα επικεντρωθούν σε οτιδήποτε, από τα αποτελέσματα των παιχνιδιών μέχρι τα μικρά παράπονα. Πάρτε τον έλεγχο στέλνοντας την ατζέντα στους συμμετέχοντες μπροστά από το χρόνο. Ζητήστε από όλους να έρθουν έτοιμοι να αντιμετωπίσουν τα αντικείμενα που περιλαμβάνονται και επίσης να προσφέρουν στους συμμετέχοντες την ευκαιρία να προσθέσουν ένα στοιχείο της ημερήσιας διάταξης της τελευταίας στιγμής εάν θεωρούν ότι είναι απολύτως ζωτικής σημασίας για τη συζήτηση.
Ζητήστε από όλους να συνεισφέρουν
Εκτός από τον καθορισμό μιας ημερήσιας διάταξης και την αίτηση για την προετοιμασία του καθενός, κάντε ένα επιπλέον βήμα και αναθέστε πραγματικά όλα τα καθήκοντα που σχετίζονται με τη συνάντηση. Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο ο καθένας ξοδεύει ένα λεπτό στην αρχή παρουσιάζοντας τα βασικά σημεία της δουλειάς / ομάδας του για την τελευταία εβδομάδα ή μήνα. Για συναντήσεις που αφορούν σε συνεχιζόμενα έργα, όλοι μπορεί να χρειαστεί να έρθουν έτοιμοι για να συζητήσουν τα ευρήματα ή να προσφέρουν διορθώσεις. Για παράδειγμα, κάποτε δούλεψα για μια εταιρεία όπου οι υπάλληλοι έκαναν ένα χάος της κουζίνας και κανένα ποσό υπενθυμίσεων από το HR δεν λυθεί το πρόβλημα. Η ομάδα διαχείρισης κάλεσε μια συνάντηση για να συζητήσει λύσεις. Μας είπαν όλοι να έρθουμε με τουλάχιστον δύο ιδέες. Έτσι μπόρεσα να μιλήσω μέσα από συγκεκριμένες ιδέες και επέλεξα να ακολουθήσω τα δύο πρώτα. Ως πρόσθετο επίδομα καταφέραμε να πετύχουμε το έργο σε 45 λεπτά αντί για το πλήρες ωράριο που απονεμήθηκε.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΑφήστε τους φορητούς υπολογιστές στο γραφείο σας
Εκτός αν εκτελείτε τη συνάντηση και δίνετε απίστευτη παρουσίαση (όχι άλλο PowerPoint, παρακαλώ), ρίξτε το laptop. Οι ειδικοί περιγράφουν λεπτομερώς τον τρόπο με τον οποίο κοιτάζουμε τις οθόνες μας να παρεμποδίζουν την αλληλεπίδραση και την ενσυναίσθηση, καθιστώντας πιο δύσκολη την επίτευξη συναίνεσης. Επιπλέον, οι περισπασμοί χάνουν χρόνο και κάνουν αυτές τις συναντήσεις να σκοντάψουν περισσότερο από όσο χρειάζεται. Αν θέλετε να σημειώσετε σημειώσεις, χρησιμοποιήστε το στυλό και το χαρτί, μελέτες έχουν βρει ανθρώπους που γράφουν τα πράγματα κάτω από τον παλιό τρόπο πραγματικά διατηρούν περισσότερες πληροφορίες, ούτως ή άλλως.
Κρατήστε τη λίστα συμμετεχόντων σύντομη
Δεν χρειάζεστε την είσοδο ολόκληρης της ομάδας στα αρχικά στάδια του σχεδιασμού. Παρόλο που δεν θέλετε να αποκλείσετε ανθρώπους που είναι κρίσιμοι στη διαδικασία, δεν χρειάζεστε ούτε 50 άτομα. Αποφασίστε για τους κρίσιμους ενδιαφερόμενους για κάθε συνεδρίαση. Εάν πρόκειται για ένα μακροπρόθεσμο σχέδιο, οι ενδιαφερόμενοι θα μετατοπιστούν με το σχέδιο, αλλά θα αναρωτηθούν οι ακόλουθες ερωτήσεις πριν από την αποστολή μιας πρόσκλησης: Είναι το πρόσωπο εμπειρογνώμονας στο θέμα, κάνει δημοσιονομικές ή οικονομικές αποφάσεις και χρειάζεται σε αυτή τη φάση της διαδικασίας; Θυμηθείτε, μόνο και μόνο επειδή κάποιος δεν είναι μέρος της συνάντησης δεν σημαίνει ότι δεν πρέπει να ενημερώνονται συνεχώς. Εκχωρήστε συγκεκριμένα άτομα για να μοιραστείτε πληροφορίες έξω από την κεντρική ομάδα για να διασφαλίσετε ότι οι ομάδες δεν αισθάνονται ότι μένουν στο σκοτάδι.
