Η απάτη αποζημίωσης εξόδων μπορεί να είναι πολύ δαπανηρή για τις μικρές επιχειρήσεις. Μια πρόσφατη μελέτη από τις εταιρείες Chrome River Technologies αναφέρει ότι υπάρχει η δυνατότητα να κοστίζουν συνολικά οι αμερικανικές εταιρείες μέχρι 1,9 δισ. Δολ. Ετησίως.
Αυτό είναι περίπου 35.000 δολάρια ανά επιχείρηση. Οι Μικρές Επιχειρηματικές Τάσεις μίλησαν με την Anne Becknell, ανώτερο αντιπρόεδρο της επιτυχίας του πελάτη στο Chrome River Technologies για το τι χρειάζεται να γνωρίζει η μικρή επιχείρηση.
$config[code] not foundΌπως υποδηλώνει το όνομα, η απάτη αποζημίωσης εξόδων είναι ένα έγκλημα που συμβαίνει όταν ένας εργαζόμενος υποβάλλει αξίωση για πληρωμή για ψευδή επαγγελματικά έξοδα.
Πώς να αποφύγετε την απάτη επιστροφής εξόδων
Χρησιμοποιήστε την ενημερωμένη τεχνολογία
Η διαχείριση και ο έλεγχος των δαπανών πρέπει να χρησιμοποιούν τη σύγχρονη τεχνολογία για να είναι αποτελεσματικές. Η χρήση των εκθέσεων χειρωνακτικής δαπάνης ήταν το ζήτημα αριθ. 1 από την έρευνα.
"Είναι εκπληκτικό το πόσες επιχειρήσεις μικρού και μεσαίου μεγέθους εξακολουθούν να χρησιμοποιούν τη μέθοδο των κεριών και του κραγιόν", λέει ο Becknell. "Το κάνουν ακόμα με χαρτί ή με excel υπολογιστικά φύλλα και στέλνουν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γύρω από την επιχείρηση".
Το ζήτημα με αυτά τα απαρχαιωμένα συστήματα είναι η αδυναμία παρακολούθησης και εμφάνισης τάσεων που θα έπρεπε να προκαλέσουν συναγερμούς. Η τεχνολογία που περιλαμβάνει εργαλεία όπως η αυτοματοποιημένη ανάλυση βοηθάει να εντοπίζετε τα hotspots όπως την ίδια απόδειξη που έχει υποβληθεί αρκετές φορές.
Ο Becknell λέει ότι η αυτοματοποίηση μειώνει την απάτη αποζημίωσης εξόδων στο μισό.
Καταλάβετε τους άνδρες εξαπατήστε περισσότερο
Η απάτη αποζημίωσης δαπανών δεν είναι ένας τομέας όπου υπάρχει ισότητα μεταξύ των φύλων. Στην πραγματικότητα, η έκθεση αναφέρει ότι οι άνδρες ήταν περισσότερο από δύο φορές πιο πιθανό να διαπράξουν το έγκλημα από ό, τι οι γυναίκες τους ομολόγους τους. Όχι μόνο αυτό, είχαν πάνω από τέσσερις φορές περισσότερες πιθανότητες να προσθέσουν τουλάχιστον $ 1000 στις δαπάνες τους.
Γνωρίζετε ότι οι νεότεροι υπάλληλοι δεσμεύουν περισσότερα από αυτά τα εγκλήματα
Στην πραγματικότητα, περίπου 83% της απάτης αποζημίωσης δαπανών διαπράχθηκαν από υπαλλήλους μεταξύ 25 και 44 ετών.
Εφαρμόστε μια τυπική γραπτή πολιτική
Δεν είναι μόνο μια γραπτή πολιτική σημαντική, η μικρή επιχείρηση θα πρέπει να έχει μια διαδικασία για να περάσει από το ότι λέει στους υπαλλήλους της διοίκησης έχουν επεξεργαστεί αυτό που πρέπει να γνωρίζουν. Ο Becknell προτείνει να πάρουν οι υπάλληλοι για να υπογράψουν το έγγραφο που τους βοηθά να αναλάβουν την κυριότητα της πολιτικής.
"Όταν υπογράφετε κάτι υπάρχει μια συναισθηματική προσκόλληση", λέει.
Ενσωμάτωση κανόνων υψηλού επιπέδου
Η πολιτική δεν χρειάζεται να είναι υπερβολικά λεπτομερής, αλλά χρειάζεται να καθορίσει τα όρια για δαπάνες. Για παράδειγμα, αν και δεν χρειάζεται να καθορίσετε το ακριβές ποσό που μπορείτε να περάσετε σε μια καμπίνα, θα πρέπει να ενημερώσετε τους υπαλλήλους σας εάν η τάξη των επιχειρήσεων ή των πούλμαν είναι αποδεκτή.
Η απλότητα πρέπει να είναι ένα από τα σημεία αναφοράς που χρησιμοποιείτε εδώ.
Μην περιπλέξετε τη διαδικασία
Οι λογιστές συχνά βλέπουν την ευκαιρία να προχωρήσουν βαθιά στα έξοδα μιας επιχείρησης όταν αυτοματοποιούν τη διαδικασία. Το αποτέλεσμα είναι μια έκθεση δαπανών που είναι περίπλοκη και τείνει να πάρει ελαστική επίστρωση χωρίς να εξεταστεί σωστά.
Επομένως, είναι σημαντικό να ρίξετε μια ματιά στο πόσες φορές και γιατί οι αναφορές δαπανών περνούν από άτομο σε άτομο. Οι μικρές επιχειρήσεις θα πρέπει να προσπαθήσουν να εξορθολογίσουν αυτό το τμήμα της διαδικασίας.
Προσοχή στις Προσωπικές Δαπάνες
Μια από τις μεγαλύτερες αξιώσεις απάτης δαπανών αντικαθιστά τα προσωπικά έξοδα για επιχειρήσεις. Ένα από τα δώρα εδώ είναι απαιτήσεις για γεύματα Σαββατοκύριακου, όταν ο υπάλληλος δεν έχει προγραμματιστεί να ταξιδεύουν.
Προσέξτε για Εξαιρετικά Έξοδα
Πάνω από το ένα τρίτο όσων αναγνώρισαν την εξαπάτηση στην τεχνολογία Chrome River Technology ανέφεραν ότι προστέθηκαν ποσά που κυμαίνονταν από $ 100 έως $ 499. Ποσά που φαίνονται αλλοιωμένα είναι κόκκινες σημαίες που πρέπει να ψάχνετε. Για παράδειγμα, μια απόδειξη που μοιάζει με τη χρήση δύο διαφορετικών τύπων μελανιού είναι συνήθως ένα νεκρό giveaway.
Εγκρίνετε τους εγκεκριμένους
"Θα θελήσετε να εγκρίνετε αυτές τις αποδείξεις και να εκπαιδεύσετε τους εγκληματίες", λέει ο Becknell. Προσθέτει ότι είναι σημαντικό ότι καταλαβαίνουν τι πρέπει να αναζητήσουν και ότι είναι υπόλογοι για την απόκτηση τυχόν δόλιων αξιώσεων.
Χρησιμοποιήστε τις πιστωτικές κάρτες της εταιρείας ως ενεργό βήμα
Όπου είναι δυνατόν, η χρήση πιστωτικών καρτών της εταιρείας αποθαρρύνει τις δόλιες αξιώσεις. Αυτοί είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να κλειδώσετε σημαντικές πληροφορίες όπως η ημερομηνία και το ποσό οποιασδήποτε συναλλαγής.
Φωτογραφία μέσω Shutterstock
