Ο τρόπος ένα γράμμα αρχίζει υπαγορεύει τον τόνο του. Τα επίσημα γράμματα διαφέρουν από τα προσωπικά, διότι χρησιμοποιούνται κυρίως σε επαγγελματικό πλαίσιο. Η πρόθεση μιας επίσημης επιστολής μπορεί να ποικίλει, αλλά αυτό που είναι πάντα επιθυμητό είναι ότι εσείς ως συγγραφέας φαίνεται να παίρνετε σοβαρά τόσο τον εαυτό σας όσο και τον παραλήπτη της επιστολής. Υπάρχει ένα σύνολο συμβάσεων που αφορούν τόσο τη γλώσσα όσο και τη μορφή που θέτουν αυτές τις πληροφορίες.
$config[code] not foundΣκεφτείτε τι θέλετε να πείτε. Εκφράζοντας τον εαυτό σας με σαφήνεια και με συνοπτικό τρόπο δείχνει στο πρόσωπο που λαμβάνει την επιστολή ότι είστε βέβαιοι για το τι λέτε. Δείχνει επίσης ότι είστε προσεκτικοί των χρονικών περιορισμών που πιθανότατα θα υποστούν. Γράψτε ένα σχέδιο της επιστολής, υπογραμμίστε αυτό που πιστεύετε ότι είναι η πιο κρίσιμη και αναζητήστε να την εκφράσετε με τον απλούστερο και πιο άμεσο τρόπο.
Ενεργοποιήστε τον υπολογιστή σας και ανοίξτε το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Γράψτε στη γραμματοσειρά Times New Roman size 12 και χρησιμοποιήστε μια απόσταση μεταξύ των γραμμών. Διευκρινίστε το κείμενο προς τα δεξιά, ώστε στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας να πληκτρολογήσετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας: όνομα σε μία γραμμή και διεύθυνση σε τρεις γραμμές. Στη συνέχεια, προσθέστε οποιαδήποτε πρόσθετα στοιχεία επικοινωνίας, όπως έναν αριθμό τηλεφώνου ή μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φροντίζοντας να δώσετε σε κάθε ξεχωριστή επαφή τη δική της γραμμή στο κείμενο. Αφήστε ένα κενό μιας γραμμής και στη συνέχεια γράψτε την ημερομηνία.
Αφήστε ένα διάστημα από δύο έως τρεις γραμμές και αιτιολογήστε το κείμενο προς τα αριστερά. Ξεκινήστε την επιστολή με το "Αγαπητέ" και στη συνέχεια τον τίτλο του ατόμου: κα, κ., Κ. Ή Δρ και στη συνέχεια το όνομά τους, ακολουθούμενο από κόμμα. Εάν δεν γνωρίζετε ποιος θα λάβει την επιστολή "Αγαπητέ κύριε ή κυρία", μπορεί να χρησιμοποιηθεί ή "Σε ποιον μπορεί να αφορά,". Πατήστε δύο φορές το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιό σας, αφήνοντας μια γραμμή χώρου πριν από το σώμα του γράμματος, αυτό κάνει το γράμμα να φαίνεται πιο ευανάγνωστο.
Φτάνετε κατευθείαν στο σημείο. Εάν συναντήσατε το άτομο στο οποίο απευθύνεστε στην επιστολή, είναι συνήθης πρακτική να την ενημερώνετε για το πού ήταν. "Αγαπητέ κα. Χ, συναντήσαμε τη σύμβαση βαμβακιού στο Tuscaloosa." Διαφορετικά, είναι καλύτερο να βρεθείτε κατευθείαν στις πληροφορίες που θέλετε να αναμεταδώσετε ή να απαντήσετε. Εδώ μπορείτε να ανατρέξετε στο αρχικό σας σχέδιο: να διατάξετε το περιεχόμενο της επιστολής σας σχετικά με τη σημασία των πληροφοριών που έχετε, δηλαδή να θέσετε πρώτα την πιο επείγουσα ανησυχία και να θέσετε τις υπόλοιπες ανησυχίες κατά σειρά προτεραιότητας. Οι συμβατικές διατυπώσεις που περιγράφηκαν παραπάνω επιτρέπουν στον αναγνώστη να γνωρίζει τον τύπο της επιστολής που λαμβάνει, οπότε δεν υπάρχει ανάγκη για ένα μακρύ προοίμιο.
Υπόδειξη
Φανταστείτε τον εαυτό σας να λαμβάνετε την επιστολή που γράφετε. Ποια πράγματα θα σας έκαναν γνωστό ότι η επιστολή είναι επίσημη;
Χρησιμοποιώντας ένα επιστολόχαρτο δίνει ένα γράμμα περισσότερο gravitas και μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο σε fiddly μοντάζ.
Προειδοποίηση
Αφού ακολουθήσατε τις συμβάσεις για την έναρξη μιας επίσημης επιστολής, μην αφήστε τη γλώσσα σας να γίνει άτυπη, καθώς αυτό θα προκαλεί σύγχυση στον αναγνώστη.
